Довідково-інформаційні документи. Звіт

Довідково-інформаційні документи — це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Звіт

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:1. Штамп установи.2. Назва виду документа.3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).4. Текст, який має такі частини:— вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.6. Дата складання.7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

 

Довідково-інформаційні документи. Довідка

Довідково-інформаційні документи — це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Довідка — це документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми – укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).2. Назва документа.3. Дата.4. Місце укладання документа.5. Заголовок до тексту.6. Текст.7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.8. Печатка.

 

Довідково-інформаційні документи. Оголошення

Оголошення – це документ, у якому повідомляється про час і зміст зборів (засідань, нарад), про потребу в робочій силі чи замі-щенні вакантних посад, про потребу в послугах чи можливість їх надання.

В оголошенні потрібно вказувати:

– хто і про що повідомляє,

– дату,

– місце події.

Оголошення за формою поділяються на писані, друковані (у га-зетах, часописах, на окремих аркушах), мальовані. До оголошень можна віднести афіші, що рекламують вистави, кінофільми тощо.

Для того, щоб оголошення краще сприймалося, потрібно подба-ти про його оформлення: подумати, які слова написати більшими, а які – меншими літерами, вдало дібрати кольори.

Якщо оголошення має звучати по радіо чи телебаченню, – обу-мовити час його озвучення, подбати про оригінальність тексту.

Розрізняють оголошення:

1) від приватних осіб;

2) від окремих організацій, підприємств, державних установ, на-вчальних закладів.

 

Довідково інформаційні документи акт.Види та основні вимоги до офлрмлення склад реквізитів

Акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою.

Акти складаються за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків та ін. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Текст акта містить висновки з фіксованих фактів та пропозиції.

В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.

Кількість примірників акта встановлюється нормативними документами або визначається практичними потребами.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

В актах проставляють дату заактування факту чи події.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатувальної.

Вступна частина будується за такою схемою:

Складено комісією...;

Присутні...

Якщо акт складено комісією, то замість слова "Присутні" друкують: "Голова комісії", потім - "Члени комісії", зазначають їхні посади, прізвища та ініціали.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання, суть та характер проведеної комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. Акт складають у трьох примірниках: перший направляють до вищої організації, другий - керівникові організації, третій - підшивають у справу

Реквізити акта: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, гриф затвердження (у разі потреби), заголовок до тексту, підстава (оформляють за зразком реквізиту 22), текст, позначка про наявність додатка, підпис.

Акт оформляють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

 

Довідково інформаційні документи Пояснювальна записка.Види та основні вимоги до офлрмлення склад реквізитів

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

У залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

o Записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом.

o Записки із приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися із провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли він містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого..

 

Довідково-інформаційні документи. План роботи

План роботи - це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого виконання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, таблиці, схеми тощо.

Розрізняють такі групи планів: річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні (четвертні); місячні; декадні; тижневі; добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:

1. Ґриф затвердження.2. Назва документа.3. Назва установи чи структурного підрозділу.4. Термін, на який укладено план.5. Порядковий номер.6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).7.Зміст роботи.8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні - ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.