Стереотипні вислови як важливий складник ділового та наукового

Стилів.

Мовне кліше — це мовний стереотип, готовий зворот, що вживається в текстах офіційно-ділового стилю. Наприклад: з метою підвищення якості продукції. Кліше — готовий мовний стандарт, який є необхідним елементом ділових паперів беручи до уваги, подаю до вашого відома, прошу дозволити та ін... Ці мовні стандарти мають певне функціональне навантаження: економлять розумову енергію, сприяють швидкому і точному відтворенню інформації, однозначної вираженої думки, полегшують ділове спілкування. Характерною рисою офіційно-ділового стилю є наявність у ньому численних мовних стандартів - кліше. Якщо в інших стилях шаблонизировать обороти нерідко виступають як стилістичний недолік, то в офіційно-діловому стилі в більшості випадків вони сприймаються як цілком природна його приналежність. В діловому мовленні поширені кліше з головними словами: 1. іменники виконати доручення

2. дієслово порушити питання 3. інші частини мови згідно з розпорядженням.

2.Документ. Докуме́нт — засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини, матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів … Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. 1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.2.За змістом і спеціалізацією: загальні; з адміністративних питань з питань планування оперативної діяльності; з питань підготовки та розподілу кадрів;спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.3.За призначенням: щодо особового складу; організаційно-розпорядчі; кадрово-контрактові; довідково-інформаційні; господарсько-договірні; обліково-фінансові.4.За походженням: службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань; особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.5. За місцем укладення: внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено; зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.6. За напрямком (спрямуванням): вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми); вихідні (адресовані за межі установи).7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо); нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).8. За ступенем складності:прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;складні — відображають два й більше питань, фактів.9. За стадіями відтворення: оригінали; копії, витяги, дублікати.Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

 

3. Формуляр-зразок. Реквізити, їхня характеристика, норми дотримання Реквізит - це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм)1. Державний ге.2. Емблема організації,3. Зображення державних нагород.4. Код підприємства, установи або організації.5. Код форми документа.6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).7 Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.8. Назва структурного підрозділу.9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.10. Назва виду документа.11. Дата.12. Індекс (номер) документа.13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.14. Місце складання або видання.15. Гриф обмеження доступу до документа.16. Адресат.17. Гриф затвердження.18. Резолюція.19. Заголовок до тексту.20. Відмітка про контроль.21. Текст.22. Відмітка про наявність додатків.23. Підпис.24. Гриф погодження.25. Візи.26. Печатка.27. Відмітка про за свідчення копій.28. Прізвище виконавця та його номер телефону.29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.31. Відмітка про надходження. У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання. Реквізити документів та їх оформленняДержавний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому куткуНазва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці.Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля)

4. Норми дотримання і порядок розміщення основних реквізитів (реквізити „дата”, „адресат”, „адресант”, „назва документа”, „підпис”).

Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів (реквізитів) документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Приклад: 15.01.2001

Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.

Приклад: 2001.01.15

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник".

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

У листі назву виду документа не зазначають.