Методика реинжиниринга бизнес-процессов

 

Наличие формального описания бизнес-процессов позволяет решать задачи их анализа и оптимизации. В настоящее время для задач оптимизации (или улучшения) бизнес-процессов широкое распространение получил термин "реинжиниринг бизнес-процессов".

В процессе оптимизации можно выделить два этапа:

первый - на основе логического анализа модели, путем структурной оптимизации бизнес-процессов, введения обратных связей, устранения дублирования и т.д.; второй - на основе количественного анализа. Для этого необходимо ввести ряд характеристик, аналогичных применяемым для анализа эффективности технологических процессов.

В соответствии с методом АВС (ФСА - функционально-стоимостной анализ) каждый процесс имеет определенную стоимость. Каждый вид ресурса, потребляемый (обрабатываемый) процессом, а также механизмы, участвующие в реализации процесса, увеличивают стоимость процесса. При этом учитываются элементы затрат, игнорируемые при обычном представлении предприятия как совокупности организационных структур. Следовательно, каждому процессу h модели IDEF0 можно поставить в соответствие значение затрат на выполнение этого процесса Ex(h).

Выполняемые процессы делятся на два вида:

- процессы, для которых вычисляется обрабатываемый ими поток информационно-материальных ресурсов и время выполнения;

- процессы, для которых вычисляется только время выполнения.

Для процессов первого вида вводится понятие величин "входного потока" и "выходного потока". Входной поток i-го процесса A^F_i – количество единиц информационно-материального обмена, поступившего на вход i-го процесса для обработки за период времени T. Выходной поток i-го процесса U^F_i – количество единиц информационно-материального обмена, полученных на выходе i-го процесса за период времени T.

Для одного и того же процесса за анализируемый промежуток времени T входной поток может быть не равен выходному потоку, так как, возможно, не все поступившие за заданный период времени единицы информационно-материального обмена обработаны процессом (некоторые находятся в обработке). В этом случае говорят о возникшем «узком» месте.

Дополнительно для процессов первого вида можно ввести следующие характеристики:

- производительность j-го механизма M^F_j – суммарное количество однородных единиц информационно-материального обмена, получающееся за период времени T на выходе всех процессов, использующих j-ый механизм;

M^F _j = å U^F _i × d _{i j} (1.)

ⁱ

где

 

i = 1…I (I – количество анализируемых процессов),

j = 1…J (J – количество механизмов)

- мощность j-го механизма M^P_j – максимально возможное количество однородных единиц информационно-материального обмена, обрабатываемое данным j-ым механизмом за период времени Т;

мощность i-ого процесса U^P_i – количество единиц информационно-материального обмена, которое может быть получено на выходе i-го процесса за период времени Т при условии использования всей мощности всех механизмов, используемых в этом процессе.

Если для выполнения i - ого процесса используется один j - ый механизм, то мощность

i – ого процесса равняется

 

При использовании в процессе нескольких механизмов, мощность процесса будет определяться наименее мощным из них:

где j = 1...Ij (Ij - количество процессов, использующих механизм j)

Для возможности сравнительной оценки, введем коэффициент использования механизма в процессе g и обобщенный коэффициент использования механизма Г.

Коэффициент использования j-го механизма i-м процессом равен отношению производи- тельности i-го процесса и мощности j-го механизма процесса. Коэффициент g_ij показывает, какая часть мощности j-го механизма приходится на выполнение i-го процесса.

 

 

j = 1….J (J – количество механизмов),

i = 1....I (I - количество процессов).

 

Обобщенный коэффициент использования j-го механизма G_j естьсумма коэффициентов использования j-го механизма всеми процессами.

 

Г_j = ∑ (g _ij ∙δ _ij) (5.)

ⁱ

 

i = 1…I (I – количество процессов)

 

Чем меньше коэффициент G, тем меньше загружен соответствующий механизм. Обычно принимают:

- неполная загрузка механизма (G < 0.4),

- удовлетворительная загрузка механизма (0.4 £ G £ 0.8),

- полная загрузка механизма (0.8 < G £ 1),

- перегрузка механизма (G > 1).

Для процессов второго вида также можно ввести коэффициент использования механизма в процессе β и обобщенный коэффициент использования механизма В.

Коэффициент использования j-го механизма в i-м процессе равен отношению затраченного на выполнение i-го процесса количества времени к величине нормативного времени работы j-го механизма за период T.

Обобщенный коэффициент загрузки j-го механизма В определяется как сумма всех коэффициентов использования j-го механизма всеми анализируемыми процессами.

 

В = ∑ (β _ij ∙ δ _ij) (6.)

i = 1…I (I – количество процессов)

 

 

Рис.П2.1.Применение количественных характеристик бизнес-процессов

для анализа их эффективности

 

По аналогии с коэффициентом Г классифицируется неполная, удовлетворительная, полная загрузка механизма и перегрузка механизма.

Введенный набор характеристик { Ex, M^F, U^F, M^P, U^P, γ, Г, β, B } позволяет анализировать модель бизнес-процессов предприятия, искать «узкие» места, выявлять источники необоснованных затрат, вносить изменения в модель в соответствии с выбранной целью реинжиниринга (сокращение затрат, уменьшение длительности производственного цикла, сокращение объемов незавершенного производства и т. п.) (см. рис.П2.1).

Один из возможных алгоритмов оптимизации на основе рассчитываемых характеристик, включает в себя следующую последовательность шагов:

1) определяем отчетный период времени Т отч., за который будут оцениваться характеристики (затраты, производительность, мощность, коэффициенты загрузки);

2) определяем затраты на выполнение каждой функции за Т отч.;

3) функции классифицируем по типам;

4) для функций первого типа определяем все введенные характеристики;

5) если обнаружены функции, для которых входной и выходной потоки не равны, то это означает возможное «узкое» место.

Ликвидировать его можно тремя способами:

а) увеличением мощности механизма выполнения функции M^P; ;

б) уменьшением производительности механизма выполнения функции M^F для данной функции за счет уменьшения его использования другими функциями;

в) вводом нового механизма выполнения функции взамен или в дополнение к старому;

Если обнаружены функции, использующие слабо загруженные механизмы (G < 0.4), то в этом случае оптимизация достигается:

а) путем высвобождения не полностью загруженных механизмов и перераспределения их нагрузки между другими механизмами (при условии не возрастания затрат на выполнение функций);

б) путем повышения обобщенного коэффициента использования механизма выполнения функции G и, по возможности, стремление его к единице.

Для всех функций определяют коэффициенты β и В.

Если обнаружены функции, использующие мало загруженные механизмы (В < 0.4), то в этом случае оптимизация достигается:

а) путем высвобождения не полностью загруженных механизмов выполнения функций и перераспределения их нагрузки между другими механизмами (при условии не возрастания затрат на выполнение функций);

б) путем повышения обобщенного коэффициента использования механизма выполнения функции В и, по возможности, стремление его к единице;

Проверка полученных результатов.

Для проведения однозначной проверки и выбора оптимального решения предложен коэффициентэффективности использования j - го механизма в i - м процессе K _{i j}, равный отношению коэффициента использования j-го механизма в i-м процессе к величине затрат на выполнение i-го процесса Ex (i). При этом в качестве коэффициента использования механизма может применяться как коэффициент γ, так и коэффициент β.

 

Путем сравнения коэффициентов эффективности использования всех механизмов до изменения производительности процессов и после, можно установить, настолько ли эффективны вносимые изменения. Если сумма коэффициентов эффективности на i-й процесс, рассчитанная по всем механизмам, не изменилась или увеличилась, то внесенные изменения оправданы. Иначе, следует изменить другие механизмы.

Процесс реинжиниринга бизнес-процессов предприятия заключается не только в формализованном перераспределении нагрузки механизмов функциональной модели, но и в творческом подходе к перепроектированию связей между ними. Вычисляемые характеристики служат в качестве указателей на «болевые точки» предприятия. Выбор же оптимального решения осуществляется исходя из опыта специалистов по реинжинирингу, заданных критериев оптимизации и особенностей конкретной ситуации.

Анализ и реинжиниринг бизнес-процессов является серьезным инструментом повышения эффективности работы предприятия, т.к.:

- представление о работе предприятия как о выполнении совокупности бизнес-процессов позволяет руководителю предприятия по-новому взглянуть на процесс функционирования подчиненной ему структуры, а рядовым сотрудникам – осознать свое место и обязанности в системе;

- введенная система определений (процесс функционирования предприятия, бизнес-процесс, операцию и переход) позволяет осуществлять конечную декомпозицию при создании функциональной модели, наглядно иллюстрирующей структуру и взаимосвязи бизнес-процессов и их составляющих;

- модель бизнес-процессов предприятия служит источником информации о функциях и связях между ними (т.е. о бизнес-процессах и их взаимосвязях), причем эта информация может быть извлечена из модели и представлена в виде отдельной базы данных, которая может в дальнейшем использоваться для решения разнообразных задач.

Использование количественных характеристик (затрат на выполнение функции, производительности функции и механизма выполнения функций, мощности функции и механизма выполнения функции, коэффициентов загрузки) позволяет:

- оценить оптимальность организации бизнес-процессов и их составляющих,

- определить источники потерь,

- проконтролировать целенаправленно вносимые в систему изменения, которые ведут к организации оптимальной работы предприятия и взаимодействия работников предприятия при решении различных задач в рамках процесса функционирования предприятия,

- сократить объем и предотвратить образование незавершенного производства.

Построенная по результатам внесенных изменений обновленная модель бизнес-процессов может становиться предметом анализа и оптимизации любое количество раз до достижения наилучших результатов.

Методика анализа и реинжиниринга бизнес-процессов может быть использована не только на отдельном предприятии, но и в более сложных организационных структурах, деятельность которых связана с поддержкой жизненного цикла сложного изделия (изделий).

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3