Тема 23. Протокол. Витяг з протоколу

Проведенню зборів, нарад, конференцій та інших засідань передує велика підготовча робота, у процесі якої складаються такі документи: порядок денний, списки учасників, засідання, списки запрошених, тези або тексти доповідей, проекти рішень з кожного питання порядку денного.

Отже, протокол — це один з найпоширеніших документів інформаційної групи, це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результат проведених зборів, конференцій, засідань, нарад, усі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

На підставі протоколу як первинного офіційного документа керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Класифікаційні ознаки протоколу (витягу з протоколу) як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — чернетка/оригінал;

ü за терміном зберігання — тимчасовий.

 

За обсягом фіксованих даних розрізняють протоколи:

ü стислі — фіксують тільки прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто взяв участь у обговоренні, та рішення. До такого протоколу додається стенограма, магнітний запис або тексти доповідей. Стисло протоколюються оперативні наради.

ü повні — містять записи всіх виступів, відображаючи процес прийняття рішення у процесі обговорення поряд з усіма іншими реквізитами протоколу.

ü стенографічні — фіксують зміст наради способом прискореного запису спеціальними знаками, що дає можливість швидко і точно записувати усне мовлення.

 

Впродовж наради протокол веде технічний секретар або обрана особа. Оформляють протоколи на чистих аркушах або на спеціальних бланках підприємства чи організації.

Під час засідання складається чорновий варіант протоколу. Використовуються усі матеріали попередньої підготовки. Уточнюють, редагують і оформляють протокол у п’ятиденний термін.

Протокол загальних зборів, засідань, нарад підписують голова й секретар.

Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

 

Реквізити протоколу розташовуються у такій послідовності:

1. Назва виду документа.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання.

4. Назва установи, де відбулися збори.

5. Дата проведення.

6. Кількість присутніх

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів.

8. Порядок денний.

9. Текст позицій протоколу: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

10. Перелік додатків до протоколу.

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції.

 

Основна частина протоколу складається відповідно до пунктів порядку денного. Позиції тексту формулюються так:

СЛУХАЛИ — зазначають прізвище, ініціали, посаду того, хто виголошує доповідь, зміст доповіді. Якщо наявний повний текст доповіді, зазначають: «Текст доповіді додається»;

ВИСТУПИЛИ — зазначають прізвище, ініціали кожного, хто брав участь в обговоренні, зміст його виступу;

УХВАЛИЛИ — чітко формулюють суть прийнятої зібранням ухвали. Якщо ухвала стосується різних за характером питань, їх виділяють арабськими цифрами.

Слова слухали, виступили, ухвалили записують з нового рядка великими буквами. Після них ставлять двокрапку. З кожного питання порядку денного записуються всі три позиції.

Між реквізитами тексту протоколу — інтервал.

 

Витяг з протоколу — відтворення частини протоколу, потрібне для вирішення окремого питання з порядку денного. Він надсилається або передається окремим особам чи підприємствам і містить такі реквізити:

1. Назва виду документа, з якого зроблено витяг.

2. Номер протоколу.

3. Дата засідання, наради тощо.

4. Заголовок.

5. Позиції СЛУХАЛИ та УХВАЛИЛИ відповідно до певного питання порядку денного.

6. Зазначення посади та прізвищ, ініціалів осіб, які підписали оригінал.

7. Візування документа секретарем-референтом

8. Дата складання витягу з протоколу.

ТЕМА 24. ОГОЛОШЕННЯ

В умовах ринку поширеними стають різного змісту оголошення як окремих підприємств, організацій, державних установ, так і приватних осіб.

Оголошення — це інформаційний документ, адресований певному колу зацікавлених і призначений для публічного ознайомлення.

За змістом оголошення поділяються на:

— повідомлення про майбутню подію;

— повідомлення про потребу в послугах;

— можливість надання послуг.

Класифікаційні ознаки оголошення як документа:

ü за походженням — приватний/службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий.

 

Оголошення про майбутню подію має таку послідовність реквізитів:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

· дату події, проведення заходу;

· місце проведення;

· організатора;

· зміст події (порядок денний);

· коло осіб, які запрошуються на подію;

· умови входу.

3. Підпис (якщо треба, назва установи чи посада, прізвище автора)

 

В оголошеннях про потребу в послугах або про можливість надання послуг, крім основної інформації слід вказати адресу, телефон автора документа.

Формулювання будь-яких оголошень мають бути короткими і стислими.

ТЕМА 25. ЗАПРОШЕННЯ

Одним з поширених документів, що не втратив свого призначення і сьогодні, є запрошення — коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти у ній участь.

Класифікаційні ознаки запрошення як документа:

ü за походженням — приватний/службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — терміновий.

 

Запрошення повинно містити такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Дата і час події (виділяють іншим шрифтом).

4. Порядок денний.

5. Тематика події (виділяють іншим шрифтом).

6. Прізвища і телефон відповідальної особи.

7. Маршрут проїзду.

 

Варіювання у виборі реквізитів залежить від змісту запрошення та його походження (приватне чи службове/офіційне).

Оформляється на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. До вищих за службовим становищем осіб вживаються формули ввічливості й подяка за увагу.

 

РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ

ТЕМА 26. РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження — правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції посадової особи і стосується оперативних питань, виконання яких не потребує обговорювання.

Документ має обмежений термін дії, стосується вузького кола організацій, посадових осіб чи громадян. Деякі розпорядження загального характеру мають тривалий термін дії. Є обов’язковим для всіх кому він адресований.

Розпорядження висвітлюють часткові, конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

Слова пропоную, вимагаю, доручаю, дозволяю, забезпечити, зобов’язати у тексті пишуть (набирають) великими літерами.

Класифікаційні ознаки розпорядження як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній/зовнішній;

ü за призначенням — розпорядчий;

ü за напрямом — вхідний/вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний/для службового користування/таємний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — терміновий.

 

Реквізити розпорядження та їх послідовність.

1. Герб України (для державних організацій).

2. Назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних організацій).

3. Повна назва органу управління, що видає розпорядження.

4. Назва документа та його номер.

5. Дата видання.

6. Місце видання (назва міста, села, селища тощо).

7. Заголовок (про…).

8. Текст:

· констатуюча частина — де сформульовано мету чи причину видання;

· розпорядча частина — де сформульовано порядок дій, які потрібно виконати, та зазначено осіб, відповідальних за виконання.

9. Додатки (якщо потрібно).

10. Посада відповідальної особи, її підпис та розшифрування підпису.

Розташування реквізитів розпорядження аналогічне до розміщення їх при оформленні наказу.