Українська мова за професійним спрямуванням

УКРАЇНСЬКА МОВА ЗА ПРОФЕСІЙНИМ СПРЯМУВАННЯМ

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ

 

Для студентів денної та заочної форми навчання

 

Спеціальність 5.091711 «Технологія харчування» напрям підготовки 0917 «Харчова технологія та інженерія»

Спеціальність 5. 090240 «Обслуговування та ремонт автомобілів і двигунів» напрям підготовки 0902 «Інженерна механіка»

Спеціальність 5.091812 «Швейне виробництво» напрям підготовки 0918 «Легка промисловість»

 

Укладач: Одінцова Анастасія Миколаївна

 

 

Кривий Ріг

ВСТУП

Конспект лекцій містить загальні поняття засад і положень теоретичного курсу ділової української мови Посібник має на меті закріплення та засвоєння студентами особливостей писемного й усного ділового та професійного мовлення, вироблення навичок складання ділових паперів паралельно з повторенням найскладніших правописних і граматичних моментів, синтаксису і пунктуації. При цьому передбачено вивчення культури ділового і професійного спілкування як важливого чинника інтелектуального і професійного рівня майбутнього спеціаліста.

Завдання посібника: дати студентам систематичні знання з усіх розділів курсу ділова українська мова; сформувати уміння і навички складання, написання та оформлення організаційної, розпорядчої, довідково - інформаційної, документації щодо особового складу; забезпечити оволодіння нормами української літературної мови та дотримання вимог усного і писемного мовлення, а також оволодіння навичками комунікативно виправданого використання засобів мови під час створення документів з дотриманням етикету ділового спілкування.

Предмет курсу “ Ділова українська мова ” — система норм і стилів державної мови, зокрема норми офіційно-ділового стилю; жанрові різновиди ділових паперів, їх основні ознаки, функції, реквізити; складні питання правопису офіційно-ділової та професійно-виробничої лексики, граматики, синтаксису.

 

ТЕМА 2. КУЛЬТУРА ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ.

ТЕМА 5. НОРМИ ДІЛОВОГО ЕТИКЕТУ

· Візитні картки, види їх.

· Орфоепічна правильність мовлення.

· Стійкі мовні звороти.

 

Важливим елементом ділового етикету є візитна картка. Існує певна культура обміну візитними картками і вимоги до їхнього оформлення.

Візитна картка — це прямокутник з цупкого паперу білого кольору (як правило).

Зміст тексту візитної картки:

— назва підприємства чи установи;

— відомості про власника, посада, контактна інформація;

— логотип фірми або фото власника (не обов’язково)

Розмір картки 5х9 см.

Кількість вказаної на картці інформації залежить від призначення картки. Відомості можуть подаватися двома мовами, у такому випадку візитка заповнюється з обох боків.

Ділове спілкування насичене етикетними формулами — це фразеологізовані речення, готові до вжитку стандартизовані мовні конструкції. За допомогою словесних формул висловлюється взаємовідношення при зустрічі і розставанні, дякуванні або вибаченні, у ситуації знайомства й у багатьох інших випадках. Їх арсенал в українській мові надзвичайно багатий.

Принцип використання стійких мовних зворотів — це принцип відповідності мовної ситуації. Обстановка спілкування, соціальний статус адресата, вік, стать є визначальними при виборі етикетних формул.

Вербальні норми ділового етикету ідентичні вимогам до усного мовлення, вимогам до мови ділових паперів.

У невербальному спілкуванні існують 3 універсальні величини ділового спілкування: погляд, усмішка, відстань, на якій ведеться бесіда.

Етикет становить собою велику і важливу частину загальнолюдської культури, яка увібрала в себе уявлення народів про красу, порядок, побутові звички.

Успіх ділового спілкування залежить від низки правил:

· правил знайомства;

· правил проведення ділових контактів;

· правил поведінки на переговорах;

· вимог до зовнішнього вигляду, манер, ділового одягу;

· вимог до мовлення;

· вимог до культури складання службових документів.

Елементи ділового етикету: етикет національних символів; візитна картка.

ТЕМА 6. ДОКУМЕНТАЦІЯ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Документи мають правове і господарче значення. Слід зауважити, що документація щодо особового складу посідає неабияке місце в управлінській діяльності та діловодстві на сучасному етапі державних процесів та ринкових відносин в економіці.

Документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи, організації, фірми й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Ці документи регламентуються законодавством України. Це заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особовому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки тощо.

Документація з кадрових питань: заява, автобіографія, резюме, наказ щодо особового складу, — пишеться від першої особи.

ТЕМА 7. ЗАЯВА

Заява — це документ, адресований установі чи вповноваженій особі, у якому викладається певне прохання з його коротким обґрунтуванням.

Класифікаційні ознаки заяви як документа:

ü за походженням — особистий (містить прохання окремої особи) чи службовий (містить прохання установи, організації);

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — щодо особового складу;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном зберігання — безстроковий.

 

Особисті заяви обов’язково оформлюються від руки в одному примірнику.

У складних заявах зазначається перелік документів, які додаються до заяви з метою підтвердження правомірності висловлюваного у ній.

Усталена послідовність реквізитів заяви та їх розміщення

		1. Адресат 2. Адресант
	3. Назва виду документа
4. Текст
5. Вказівка на додатки
6. Дата		7. Власноручний підпис

 

Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності.

Заява слугує підставою для видання наказу або розпорядження.

ТЕМА 8. ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика — це документ, у якому в офіційній формі викладено громадську думку про працівника як члена колективу, про його ділові та моральні якості і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи. Підписується представниками адміністрації.

Характерними класифікаційними ознаками характеристики як документа щодо особового складу є такі:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — щодо особового складу;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал (видається працівникові), копія (підшивається до особової справи);

ü за терміном зберігання — безстроковий.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Відомості про особу, якій видається характеристика, викладаються у послідовності, що зумовлюється ступенем важливості тієї чи іншої інформації. Характеристика пред’являється при вступі на виборні посади, переобрані, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до НДІ, ін.

 

Традиційна послідовність реквізитів характеристики:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок: прізвище, ім’я, по батькові, освіта, рік народження, громадянство.

3. Текст:

· трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі працює, на якій посаді);

· ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання, рівень професійної майстерності);

· моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

· висновки;

· призначення характеристики (при її потребі).

4. Дата укладання документа.

5. Підпис посадової особи.

6. Гербова печатка організації чи установи.

 

Особливість мовного оформлення характеристики в тому, що:

— дієслівні форми теперішнього часу використовуються у тексті характеристики, якщо у цьому документі йдеться про працівника (учня, студента), який на момент складання характеристики працює (навчається) і продовжуватиме працювати (навчатися);

— дієслівні форми минулого часу використовуються у тексті характеристики, якщо характеристика видається випускникові або працівнику, який звільняється.

ТЕМА 9. АВТОБІОГРАФІЯ

Автобіографія — це обов’язковий документ особової справи, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Текст документа пишеться від першої особи. Інформація про факти, події викладається у хронологічній послідовності. Кожне нове повідомлення у тексті автобіографії виокремлюється у абзац.

Обов’язковою вимогою є установлене написання дат: 18 червня 1981 року, у березні 1980 року.

Якщо довелось змінювати прізвище, ім’я, слід назвати причину, час, колишнє ім’я.

Класифікаційні ознаки автобіографії як документа:

ü за походженням — особистий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — щодо особового складу;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном зберігання — безстроковий.

 

Як і усі ділові папери автобіографія має свій набір реквізитів, що розміщуються обов’язково у такій послідовності:

1. Назва виду документа.

2. Текст:

· прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, місце народження;

· відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелось навчатись);

· відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічному порядку назвати місця роботи й посаду);

· відомості про громадську роботу;

· короткі відомості про стан сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти, брати, сестри): прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце роботи, посада.

3. Дата.

4. Власноручний підпис.

ТЕМА 10. РЕЗЮМЕ

Резюме як документ ділового спілкування порівняно недавно почав входити у сферу ділових стосунків і використовується в офіційному листуванні, під час влаштування на роботу тощо.

Резюме в перекладі з французької означає короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо.

Як документ резюме — це коротке узагальнення найважливіших відомостей про особу. Зокрема в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні біографічні дані.

На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризується граничним лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме — запорука успіху.

Резюме має такі класифікаційні ознаки як документа:

ü за походженням — особистий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — щодо особового складу;

ü за напрямом — вхідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном зберігання — безстроковий.

 

Є три форми резюме: звичайне, або стандартне (довільне), хронологічне, що висвітлює досвід за роками, і функціональне, яке демонструє освіту та потенціал автора, висвітлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.

Відбір елементів тексту та послідовність розміщення реквізитів залежить від обраної форми документа.

Так, хронологічне резюме містить таку інформацію:

1. Прізвище, ім’я, по батькові, адреса та номер телефону;

2. Мета пошуку роботи;

3. Освіта та наукові ступені (зазначаються, починаючи з найвищого), назви закінчених навчальних закладів, кваліфікація;

4. Нагороди та премії;

5. Список публікацій;

6. Плани на майбутнє щодо освіти, кар’єри;

7. Досвід роботи;

8. Сімейний статус, стан здоров’я, хобі тощо;

9. Наявність рекомендаційних листів.

 

У функціональному резюме початкові пункти збігаються з пунктами хронологічного, а подальші — замість переліку попередніх посад — висвітлюють уміння та навички, професіоналізм.

 

Вимоги до складання резюме:

1) вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;

2) грамотність, бездоганний друк;

3) чітке оформлення;

4) персоніфікація резюме (при бажанні можна перелічити назви фірм, де людина працювала раніше, та зазначити імена їхніх керівників).

Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки (формат А4). Інформація повинна акцентувати особистісні позитиви. На сторінці зліва — графа питань у вигляді коротких називних речень, справа — лаконічні відповіді.

Враховуючи комп’ютерне вивчення резюме у фірмах, агенціях, слід дотримуватись таких правил: не вживати особові займенники, надавати перевагу іменникам, що є назвами посад, професійним термінам. Для кожного конкурсу слід складати окреме резюме.

ТЕМА 11. НАКАЗ

У діловому спілкуванні виокремлюють накази щодо особового складу та накази з питань основної діяльності.

Наказ щодо особового складу — це розпорядчий документ, який регламентує призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди, стягнення.

Накази з питань основної діяльності — видаються при створенні, реорганізації, або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумуванні діяльності установ, при затвердженні перспективних, річних, інших планів, зміни планових завдань.

Класифікаційні ознаки наказу як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній/зовнішній;

ü за призначенням — щодо особового складу/розпорядчий;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — терміновий.

 

Типова послідовність розташування реквізитів наказу щодо особового складу:

1. Назва організації, підприємства, установи.

2. Назва виду документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Місце видання документа.

6. Заголовок.

7. Розпорядча частина тексту.

8. Констатуюча частина тексту.

9. Посада, статус, ранг керівника установи.

10. Підпис керівника установи.

 

Логічні елементи тексту наказу щодо особового складу розташовуються у зворотному порядку (1. Розпорядча. 2. Констатуюча частина).

У розпорядчій частині наказу зазначається: прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку поширюється наказ, назва відповідальної посади, дата зарахування, звільнення, переведення, термін, на який зараховується особа на певну посаду, умови зарахування, переведення, звільнення.

У констатуючій частині зазначається підстава.

Виконавцями наказів є організації чи структурні підрозділи. Службова особа може бути виконавцем тоді, коли здійснення дій наказується конкретній особі або групі осіб. При цьому подається повне найменування посади цієї службової особи, прізвище, ініціали (у давальному відмінку).

Підготування проектів наказів покладається на керівників структурних підрозділів, діяльності яких стосується цей наказ.

У документах цього виду використовується наказова форма викладу розпорядчої частини. Пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі, наприклад, зарахувати, здійснити, покласти на… Активна форма дієслів вживається тоді, коли треба вказати на ініціатора дій. Наприклад: Начальник планового відділу зобов’язаний…

Пункти розпорядчої частини нумеруються арабськими цифрами, розпочинаються назвою виконавця, далі — назва дії (інфінітивна форма) та термін виконання (застосовується десяткова система: 00.00.00.)

ТЕМА 13. ДОРУЧЕННЯ

Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні дії або отримувати матеріальні цінності.

Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на особисті й офіційні. Особисті доручення складаються окремими особами, які передають свої права іншим фізичним особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та інше). Техніка відтворення особистих доручень — рукописна, на стандартного формату папері.

Класифікаційні ознаки доручення як документа:

ü за походженням — особистий/службовий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — звичайний/терміновий.

 

Реквізити особистого доручення розміщуються у такій послідовності:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка склала доручення.

5. Завірення підпису (посада, організація завірителя, підпис, прізвище, ініціали завірителя).

6. Дата завірення.

 

Службові доручення бувають:

— спеціальні — офіційне доручення, що надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних дій, вчинків (представництво в органах суду, здійснення транспортних, господарських і банківських операцій у межах певного періоду часу);

— разові — офіційне доручення, що надає право здійснення операцій, пов’язаних з управлінням, майном.

Службові доручення оформлюються переважно на бланках.

Порядок розташування реквізитів службового доручення:

1. Назва організації, яка видає документ.

2. Номер і дата видання доручення.

3. Посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видають це доручення (паспортні дані).

4. Назва установи, організації, від якої повинні бути отримані матеріальні цінності. Перелік цінностей із вказівкою на кількість і суму. Або: точна вказівка повноважень службової особи із зазначенням усіх структурних підрозділів чи службових інстанцій, в яких надається право на здійснення дій.

5. Термін дії доручення.

6. Зразок підпису особи, якій видано документ.

7. Підписи службових осіб, які видали документ.

8. Печатка організації, що видала доручення.

 

ТЕМА 14. РОЗПИСКА

Розписка як обліково-фінансовий документ є письмовим підтвердженням певної дії, яка мала місце, - передавання і отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.

Це документ, що поширений серед документацій усіх підприємств, установ, навчальних закладів, також чинний у стосунках між приватними особами.

Розписка може бути приватного і службового походження. Оформлюється від руки в одному примірнику.

Класифікаційні ознаки розписки як документа:

ü за походженням — особистий/службовий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — терміновий.

 

Традиційним є таке розташування реквізитів розписки:

1. Назва виду документа.

2. Текст: Зміст дій. Прізвище, ім’я, по батькові того, хто пише цей документ, відомості про паспорт, посвідчення.

3. Підстава передачі й отримання цінностей(для службової розписки).

4. Дата написання.

5. Підпис того, хто отримує цінності чи передає.

6. Завірення підпису(у приватній розписці).

7. Дата завірення.

ТЕМА 15. АКТ

Акт — це офіційний документ правової чинності, який підтверджує факти, події, закони, постанови, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб.

Акт складається експертними комісіями, представниками сторонніх організацій, або спеціально уповноваженою особою (інспектором, ревізором) на підставі обстеження в присутності свідків.

Документ підписують всі особи, які брали участь у його складанні. Осіб, про яких йдеться в акті, ознайомлюють із його змістом під розписку.

Акти складаються з різних причин. Це можуть бути підсумки обстеження чи ревізій, прийом та передача головних засобів виробництва під час прийняття, звільнення чи переведення працівника, зміна керівництва, інвентаризація, нещасні випадки, аварія тощо.

Акти прийому-передання, обстеження чи ревізій набувають юридичної сили лише після того, як документ затвердила вища інстанція або відповідальний керівник установи чи організації.

Класифікаційні ознаки актів як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній/зовнішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — типовий;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий.

Розрізняють акти:

— законодавчі — містять рішення щодо законів, указів, постанов;

— адміністративні — складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств.

Виклад і форма тексту актів мають визначений принцип, він має містити вступну і констатуючу частини. У вступній частині вказуються підстави для складання цього документа, перелічуються особи, що брали участь у його складанні, а також особи, що були присутні. У констатуючій частині викладається мета й завдання, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки.

Послідовність розташування реквізитів акта:

1. Назва підприємства, установи, де працює комісія.

2. Гриф затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Номер.

5. Дата складання.

6. Місто.

7. Заголовок.

8. Підстава.

9. Склад комісії: голова комісії, члени комісії, присутні (свідки).

10. Текст.

11. Інформація про кількість примірників та їх призначення.

12. Візування документа із розшифруванням підписів.

ТЕМА 16. НАКЛАДНА

Накладна — обліковий документ, який використовується працівниками підприємств при оформленні прийому і відправлення вантажів чи видачі матеріальних цінностей.

За походженням — службовий; за формою — індивідуальний; за ступенем гласності — несекретний.

Класифікаційні ознаки накладної як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — типовий;

ü за ступенем гласності — для службового користування;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий.

 

Реквізити накладної розміщуються у такій послідовності:

1. Назва документа.

2. Номер документа.

3. Підстава, на основі якої видано накладну.

4. Кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи).

5. Від кого (назва установи або штамп установи, адреса, телефон, поточний рахунок).

6. Позначення кожної графи:

· назва предметів;

· сорт;

· розмір;

· одиниця виміру;

· номенклатурний номер;

· кількість (за вимогою);

· вартість;

· сума вартості.

7. Підпис керівника установи й бухгалтера.

8. Дата.

9. Хто видав.

10. Хто одержав.

11. Печатка або штамп установи.

ТЕМА 17. ВІДОМІСТЬ

Відомість — це різновид обліково-фінансового документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, в системі банку та ін.

Розрізняють такі види відомостей:

— платіжні;

— накопичувальні;

— на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Класифікаційні ознаки відомостей як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за формою — типовий;

ü за ступенем гласності — для службового користування;

ü за стадіями створення — оригінал, копія;

ü за терміном зберігання — терміновий.

 

Реквізити відомостей:

1. Назва виду документа.

2. Номер документа.

3. Заголовок.

4. Період, який охоплює подана інформація (наприклад: за січень-лютий 2003р.)

5. Текст: таблиця відповідної форми та змісту.

6. Візування.

7. Хто склав або перевірив.

Особливості розміщення реквізитів, їх послідовність на трафаретних бланках залежить від виду відомості.

ТЕМА 18. СПИСОК. ТАБЛИЦЯ

Список — обліково—фінансовий документ, який складається з метою реєстрації осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку.

Найпоширеніший алфавітний список. Якщо це список осіб, то ім’я та по батькові пишеться після прізвища.

Класифікаційні ознаки списків/таблиць:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній/зовнішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий / довідково-інформаційний;

ü за напрямом — вхідний/вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний, таємний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном зберігання — звичайний.

 

Реквізити списків:

1. Номер.

2. Тематичний заголовок.

3. Основна частина: графи і порядки.

4. Візування документа укладачем чи керівником.

Таблиця — це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Таблиця має бути компактною і наочною, що полегшує сприймання інформації.

Реквізити таблиці, їх послідовність:

1. Номер таблиці.

2. Тематичний заголовок.

3. Заголовна частина.

4. Основна частина, що містить графи.

5. Примітки, які виносяться в окрему колонку або за межі документа.

 

Слово “Таблиця” і номер її вказуються 1 раз праворуч. При перенесенні на іншу сторінку пишеться: “Продовження”. Якщо в тексті лише одна таблиця, то “Таблиця № n” не пишеться.

Класи чисел у всій графі розташовуються один над одним, містять однакову кількість десяткових значень.

Заголовки пишуться з великої букви без крапки.

ТЕМА 20. СЛУЖБОВИЙ ЛИСТ

У діловому спілкуванні чільне місце посідають службові листи.

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією, основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями тощо.

За кількістю адресатів розрізняють такі службові листи:

— звичайні;

— циркулярні (надсилаються на адресу цілій низці установ);

— колективні (автором такого листа є колектив працівників).

За функціональними ознаками листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують відповіді.

Групи однотипних службових листів:

1 група: лист-прохання, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога;

2 група: лист-попередження, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідний, гарантійний лист, лист-розпорядження.

Класифікаційні ознаки листа як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний/таємний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий/терміновий.

 

Послідовність реквізитів службового листа така:

1. Штамп установи /назва міністерства.

2. Код організації.

3. Назва установи структурного підрозділу.

4. Індекс підприємства зв’язку.

5. Дата.

6. Номер.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатка.

10. Підпис. Статус адресата.

11. Віза виконавця, підпис на копію.

 

Ділові листи не повинні бути надто довгими і трафаретизованими.

Вимоги до оформлення реквізитів службового листа:

Адресат

Назву установи і структурного підрозділу адресата оформляють у називному відмінку, найменування посади, прізвище, ім’я, по батькові — у давальному відмінку.

Якщо лист адресований установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.

Адреса адресата у листі вказується у такій послідовності: «Куди», «Кому», «Адреса»; на конверті — «Кому», «Куди», «Адреса».

Дата

На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів необхідно розмістити номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Текст

Починати листа необхідно з ввічливої форми звертання. Текст листа повинен складатися з двох частин: опису фактів або подій; висновків та пропозицій.

Абзац складається 5 інтервалами від поля і містить:

1) зачин — тему абзацу, тобто повідомлення, про що йтиметься далі;

2) фразу — викладається головна інформація абзацу;

3) коментарі — підсумовується те, про що йшлося в абзаці.

Віза

Підписує службовий лист переважно керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу, зазначаючи посаду, звання, ранг, статус. Остання інформація службового листа — віза виконання, підпис на копію.

Постскриптум

Постскриптум (P.S.) можливий лише за умови, якщо після написання листа сталася подія, про яку адресант неодмінно має повідомити адресата. Після цього реквізиту необхідно поставити підпис.

Особливості оформлення сторінки:

Ø на аркуші паперу А5;

Ø поля: ліве — 30 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє — 20 мм, нижнє — 16-20 мм.

Правила ввічливості традиційно вимагають відповіді на лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід протягом трьох днів повідомити про його одержання й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Лист-вітання можна надсилати впродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про врочистість.

 

ТЕМА 21. СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ (ДОПОВІДНА, ПОЯСНЮВАЛЬНА)

Доповідна — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити доповідної записки:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

 

Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

ТЕМА 22. ДОВІДКА

Кожен громадянин України повинен знати, які документи слід оформити, щоб отримати субсидію, візу чи інший діловий папір.

Високою частотністю використання у сфері ділового спілкування відзначається довідка — документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Класифікаційні ознаки довідки як документа:

ü за походженням — особистий/службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний/для службового користування;

ü за стадіями створення — оригінал/копія;

ü за терміном виконання — безстроковий/терміновий.

 

Реквізити довідки розміщуються у такій послідовності:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації що видає довідку.

3. Дата видачі, номер довідки.

4. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

5. Текст довідки.

6. Призначення довідки(куди подається).

7. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

 

Довідки особистого характеру підтверджують певний факт і мають цільове призначення, яке вказують у кінці тексту (місце подання).

Для оформлення довідок використовуються трафаретні бланки. Іноді має рукописну техніку відтворення.

ТЕМА 24. ОГОЛОШЕННЯ

В умовах ринку поширеними стають різного змісту оголошення як окремих підприємств, організацій, державних установ, так і приватних осіб.

Оголошення — це інформаційний документ, адресований певному колу зацікавлених і призначений для публічного ознайомлення.

За змістом оголошення поділяються на:

— повідомлення про майбутню подію;

— повідомлення про потребу в послугах;

— можливість надання послуг.

Класифікаційні ознаки оголошення як документа:

ü за походженням — приватний/службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — інформаційний;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий.

 

Оголошення про майбутню подію має таку послідовність реквізитів:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

· дату події, проведення заходу;

· місце проведення;

· організатора;

· зміст події (порядок денний);

· коло осіб, які запрошуються на подію;

· умови входу.

3. Підпис (якщо треба, назва установи чи посада, прізвище автора)

 

В оголошеннях про потребу в послугах або про можливість надання послуг, крім основної інформації слід вказати адресу, телефон автора документа.

Формулювання будь-яких оголошень