Тема 12. Обліково-фінансова документація

Усі документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінансових документів.

Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

— повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

— точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

— своєчасне відображення виробничих операцій;

— запобігання фінансових порушень і зловживань;

— можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

— складання бухгалтерської та іншої звітності;

— право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Обліково-фінансова документація має високий рівень стандартизації.

До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунка в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення; доручення на представництво інтересів та на здійснення угод, на отримання власних грошей, список, розписка.

ТЕМА 13. ДОРУЧЕННЯ

Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні дії або отримувати матеріальні цінності.

Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на особисті й офіційні. Особисті доручення складаються окремими особами, які передають свої права іншим фізичним особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та інше). Техніка відтворення особистих доручень — рукописна, на стандартного формату папері.

Класифікаційні ознаки доручення як документа:

ü за походженням — особистий/службовий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — звичайний/терміновий.

 

Реквізити особистого доручення розміщуються у такій послідовності:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка склала доручення.

5. Завірення підпису (посада, організація завірителя, підпис, прізвище, ініціали завірителя).

6. Дата завірення.

 

Службові доручення бувають:

— спеціальні — офіційне доручення, що надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних дій, вчинків (представництво в органах суду, здійснення транспортних, господарських і банківських операцій у межах певного періоду часу);

— разові — офіційне доручення, що надає право здійснення операцій, пов’язаних з управлінням, майном.

Службові доручення оформлюються переважно на бланках.

Порядок розташування реквізитів службового доручення:

1. Назва організації, яка видає документ.

2. Номер і дата видання доручення.

3. Посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видають це доручення (паспортні дані).

4. Назва установи, організації, від якої повинні бути отримані матеріальні цінності. Перелік цінностей із вказівкою на кількість і суму. Або: точна вказівка повноважень службової особи із зазначенням усіх структурних підрозділів чи службових інстанцій, в яких надається право на здійснення дій.

5. Термін дії доручення.

6. Зразок підпису особи, якій видано документ.

7. Підписи службових осіб, які видали документ.

8. Печатка організації, що видала доручення.

 

ТЕМА 14. РОЗПИСКА

Розписка як обліково-фінансовий документ є письмовим підтвердженням певної дії, яка мала місце, - передавання і отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.

Це документ, що поширений серед документацій усіх підприємств, установ, навчальних закладів, також чинний у стосунках між приватними особами.

Розписка може бути приватного і службового походження. Оформлюється від руки в одному примірнику.

Класифікаційні ознаки розписки як документа:

ü за походженням — особистий/службовий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — терміновий.

 

Традиційним є таке розташування реквізитів розписки:

1. Назва виду документа.

2. Текст: Зміст дій. Прізвище, ім’я, по батькові того, хто пише цей документ, відомості про паспорт, посвідчення.

3. Підстава передачі й отримання цінностей(для службової розписки).

4. Дата написання.

5. Підпис того, хто отримує цінності чи передає.

6. Завірення підпису(у приватній розписці).

7. Дата завірення.

ТЕМА 15. АКТ

Акт — це офіційний документ правової чинності, який підтверджує факти, події, закони, постанови, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб.

Акт складається експертними комісіями, представниками сторонніх організацій, або спеціально уповноваженою особою (інспектором, ревізором) на підставі обстеження в присутності свідків.

Документ підписують всі особи, які брали участь у його складанні. Осіб, про яких йдеться в акті, ознайомлюють із його змістом під розписку.

Акти складаються з різних причин. Це можуть бути підсумки обстеження чи ревізій, прийом та передача головних засобів виробництва під час прийняття, звільнення чи переведення працівника, зміна керівництва, інвентаризація, нещасні випадки, аварія тощо.

Акти прийому-передання, обстеження чи ревізій набувають юридичної сили лише після того, як документ затвердила вища інстанція або відповідальний керівник установи чи організації.

Класифікаційні ознаки актів як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній/зовнішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — типовий;

ü за ступенем гласності — звичайний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий.

Розрізняють акти:

— законодавчі — містять рішення щодо законів, указів, постанов;

— адміністративні — складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств.

Виклад і форма тексту актів мають визначений принцип, він має містити вступну і констатуючу частини. У вступній частині вказуються підстави для складання цього документа, перелічуються особи, що брали участь у його складанні, а також особи, що були присутні. У констатуючій частині викладається мета й завдання, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки.

Послідовність розташування реквізитів акта:

1. Назва підприємства, установи, де працює комісія.

2. Гриф затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Номер.

5. Дата складання.

6. Місто.

7. Заголовок.

8. Підстава.

9. Склад комісії: голова комісії, члени комісії, присутні (свідки).

10. Текст.

11. Інформація про кількість примірників та їх призначення.

12. Візування документа із розшифруванням підписів.

ТЕМА 16. НАКЛАДНА

Накладна — обліковий документ, який використовується працівниками підприємств при оформленні прийому і відправлення вантажів чи видачі матеріальних цінностей.

За походженням — службовий; за формою — індивідуальний; за ступенем гласності — несекретний.

Класифікаційні ознаки накладної як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — зовнішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за напрямом — вихідний;

ü за формою — типовий;

ü за ступенем гласності — для службового користування;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном виконання — безстроковий.

 

Реквізити накладної розміщуються у такій послідовності:

1. Назва документа.

2. Номер документа.

3. Підстава, на основі якої видано накладну.

4. Кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи).

5. Від кого (назва установи або штамп установи, адреса, телефон, поточний рахунок).

6. Позначення кожної графи:

· назва предметів;

· сорт;

· розмір;

· одиниця виміру;

· номенклатурний номер;

· кількість (за вимогою);

· вартість;

· сума вартості.

7. Підпис керівника установи й бухгалтера.

8. Дата.

9. Хто видав.

10. Хто одержав.

11. Печатка або штамп установи.

ТЕМА 17. ВІДОМІСТЬ

Відомість — це різновид обліково-фінансового документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, в системі банку та ін.

Розрізняють такі види відомостей:

— платіжні;

— накопичувальні;

— на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Класифікаційні ознаки відомостей як документа:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий;

ü за формою — типовий;

ü за ступенем гласності — для службового користування;

ü за стадіями створення — оригінал, копія;

ü за терміном зберігання — терміновий.

 

Реквізити відомостей:

1. Назва виду документа.

2. Номер документа.

3. Заголовок.

4. Період, який охоплює подана інформація (наприклад: за січень-лютий 2003р.)

5. Текст: таблиця відповідної форми та змісту.

6. Візування.

7. Хто склав або перевірив.

Особливості розміщення реквізитів, їх послідовність на трафаретних бланках залежить від виду відомості.

ТЕМА 18. СПИСОК. ТАБЛИЦЯ

Список — обліково—фінансовий документ, який складається з метою реєстрації осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку.

Найпоширеніший алфавітний список. Якщо це список осіб, то ім’я та по батькові пишеться після прізвища.

Класифікаційні ознаки списків/таблиць:

ü за походженням — службовий;

ü за місцем створення — внутрішній/зовнішній;

ü за призначенням — обліково-фінансовий / довідково-інформаційний;

ü за напрямом — вхідний/вихідний;

ü за формою — індивідуальний;

ü за ступенем гласності — звичайний, таємний;

ü за стадіями створення — оригінал;

ü за терміном зберігання — звичайний.

 

Реквізити списків:

1. Номер.

2. Тематичний заголовок.

3. Основна частина: графи і порядки.

4. Візування документа укладачем чи керівником.

Таблиця — це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Таблиця має бути компактною і наочною, що полегшує сприймання інформації.

Реквізити таблиці, їх послідовність:

1. Номер таблиці.

2. Тематичний заголовок.

3. Заголовна частина.

4. Основна частина, що містить графи.

5. Примітки, які виносяться в окрему колонку або за межі документа.

 

Слово “Таблиця” і номер її вказуються 1 раз праворуч. При перенесенні на іншу сторінку пишеться: “Продовження”. Якщо в тексті лише одна таблиця, то “Таблиця № n” не пишеться.

Класи чисел у всій графі розташовуються один над одним, містять однакову кількість десяткових значень.

Заголовки пишуться з великої букви без крапки.