Відмова в наданні пропозиції та зміні її умов

1. На жаль, маємо повідомити, що зараз у нашому розпорядженні немає виробів, які Вас зацікавили.

2. Оскільки становище на ринку змінилося, ми більше не виготовляємо потрібних Вам товарів.

3. Змушені повідомити, що через технічні труднощі ми припинили виробництво цієї продукції.

4. Шкода, але з оголошенням нового валютного коридору ми змушені підвищити ціни на наші товари.

5. На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції, затим що не працюємо зараз за кордоном.

6. Вибачте, але ми не можемо зараз задовольнити Ваше прохання.

7. Нам дуже прикро, але в наших складських приміщеннях зараз немає зразків потрібної Вам продукції.

8. На жаль, ми не маємо змоги здійснити пробне постачання, тому що воно значно уповільнить виконання нашої торговельної угоди. Розраховуємо на Ваше розуміння.

9. Дуже прикро, але змушені повідомити, що не здійснюємо продаж своїх товарів на умовах пробної закупівлі.

10. На жаль, ми не можемо прийняти умови постачання які Ви нам пропонуєте в листі від... (дата). Через обмежену (незначну) площу наших складських приміщень постачання має бути здійснено у кілька етапів - трьома партіями.

11. V цінах, зазначених у нашій пропозиції, враховано всі деталі, тому ми, на жаль, не можемо задовольнити Ваших вимог (побажань) щодо умов оплати й способу транспортування товару.

12. Змушені повідомити, що, на жаль, не можемо погодитися на експрес-постачання за наш рахунок, як того бажаєте Ви. Наша пропозиція від... (дата) чинна лише на умовах, що вказані в ній.

13. На жаль, ми змушені відхилити Вашу пропозицію щодо способу упаковування...

14. Дуже шкода, але ми не можемо прийняти й виконати Ваше замовлення, тому що зараз усі наші виробничі потужності зайняті.

15. Нам дуже шкода, однак через те, що Ви й досі не оплатили кількох рахунків, ми не можемо прийняти від Вас нового замовлення.

16. Шкода, але через ускладнення економічної ситуації ми змушені відхилити Ваше замовлення.

17. З прикрістю повідомляємо, що не маємо ані найменшої змоги задовольнити Ваше прохання про анулювання замовлення від... (дата), тому що товари було відвантажено ще вчора.

Відмова від пропозиції

1. Щиро дякую (вельми вдячний) Вам за пропозицію працювати представником Вашої фірми в... (назва країни). Ваше визнання та схвалення моїх методів роботи дуже важливі для мене, однак, на жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

2. Я змушений відхилити Вашу пропозицію, затим що її умови мене не влаштовують.

3. На превеликий жаль, я змушений відхилити Вашу пропозицію: мене не влаштовує територія, де я маю працювати.

4. Вдячний за пропозицію, та, на жаль, не можу прийняти її, тому що вже працюю агентом з продажу нерухомості в іншій фірмі.

5. Вдячний за цікаву пропозицію, проте, на жаль, змушений відхилити її з особистих причин.

6. Втішений Вашою пропозицією, та, на жаль, змушений відхилити її через сімейні обставини.

7. Мені прикро (шкода), що цього разу я не зможу взяти участь у проведенні...

8. За станом здоров'я, на жаль, я не можу працювати Вашим представником у... області.

9. Через особисті причини я не можу продовжити контракт на...

10. Я дістав вигідну пропозицію про співпрацю від іншої фірми, тому не планую продовжувати свій контракт з Вами.

Відмова претендентові на місце роботи

1. Щиро жалкуємо, але змушені повідомити, що право представляти нас уже передано іншій особі.

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію, засвідчену Вами на співбесіді. Однак, погодьтеся, Ваша спеціальна освіта не відповідає нашим потребам.

2. Ми розглянули Ваше прохання, та, на жаль, у нас зараз немає вакансії.

3. На жаль, змушені повідомити, що всі вакансії рекламних агентів уже заповнені (зайняті).

4. Ваші вимоги щодо заробітної платні, на жаль, неприйнятні для нас. Шкода, але змушені відмовити Вам.

5. Посаду генерального представника нашої фірми вже обіймає інша особа.

6. У зв'язку з тим, що ми вже взяли на роботу власного продавця, не маємо потреби в торгових представниках.

Відмова в продовженні терміну контракту (договору, угоди)

1. Ми уважно вивчили Ваше прохання стосовно продовження контракту на наступний рік і змушені повідомити, що, на жаль, не маємо змоги (не можемо) цього зробити. Вдячні Вам за співпрацю та бажаємо всього найкращого.

2. З огляду на значне скорочення кількості штатних працівників, ми, на жаль, не можемо продовжити контракт із Вами.

3. Щиро жалкуємо, але неприємна ситуація, що склалася під час виконання Вами договору, не дає нам можливості утривалити термін Його дії.

4. Дякуємо (вельми вдячні) за співпрацю, та, на жаль, утривалити термін контракту з Вами ми не можемо (не плануємо). Змушені повідомити, що ми не вельми задоволені результатами Вашої роботи.

5. Через те, що Ви нерідко (час від часу) припускаєтеся помилок, ми змушені відмовити Вам у підписанні нового договору.

6. Вибачте, але ситуація, що склалася, не дає нам змоги продовжити контракт із Вами.

7. Дякуємо за надіслані зауваження та доповнення до проекту договору. Розглянувши їх на засіданні..., на жаль, змушені повідомити, що не можемо погодитися з редакцією деяких пунктів.

8. На нашу думку, в обов'язки представника пана... (прізвище та ім'я) входить не лише оформлювання замовлень, а й надання покупцям консультаційних послуг...

9. До обов'язків представника фірми входить також регулярне відвідування клієнтів на всій території його діяльності.

10. Стосовно виплати комісійної винагороди наголошуємо, що вона здійснюється лише після отримання платежів від замовника.

11. Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви звертаєтеся з проханням змінити пункт... договору. Шкодуємо, але ми не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання. На це є кілька серйозних причин:...

12. Вважаємо, що до угоди не можна вносити пункт про..., тому що це суперечить...

13. Шкода, але ми не можемо погодитися з Вашою редакцією деяких пунктів проекту угоди.

14. Шкода, але зараз ми не маємо змоги змінити умови договору.

Лист-нагадування

Це - службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, у зв'язку з чим необхідно вжити відповідних заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Шановні панове!

Дозвольте нагадати Вам, що термін подання звіту з науково-дослідної і методичної роботи університету за 2009-20О0 навчальний рік завершується ЗО червня 2010 року.

Просимо терміново надіслати звіт.

З повагою...

Шановний пане...!

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до.., (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

Вельмишановний пане...!

Нам дуже незручно, що змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, миутривалюємо термін оплати до... (дата), виконуючи при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованості до... (дата) / не надішлете чека, що засвідчить оплату, ми змушені будемо тимчасово зупинити виконання всіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

Зі щирою повагою...

Шановні панове!

Вибачте, що знову змушені потурбувати Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування. Прикро вражені тим, що Ваша фірма так недбало поставилася до наших прохань, хоча ми, зі свого боку, завжди чітко дотримувались умов контракту і якісно виконували всі Ваші замовлення.

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не тільки залишається непогашеним, а й зростає, тому вважаємо за необхідне повідомити Вас про свій намір розірвати контракт.

Дуже шкода, aie ми не бачимо іншого виходу з цієї прикрої ситуації

З повагою...

Шановні панове!

Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що дедалі зростає. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевигиує всі попередні, а термін оплати давно минув.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати позов до суду.

Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося невдалим.

З повагою,...

Перше нагадування 1. Дозвольте Вам нагадати про... 2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість... 3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму... 4. Хотіли б нагадати Вам про... 5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув... (дата). 6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до... (дата). 7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає... (дата). 8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами товарів зі складу мало закінчитися ще... (дата). 9. Доречно буде нагадати, що... 10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і сподіваємося, що Ви ліквідуєте її протягом... 11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув. 12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків... 13. Сподіваємося, що ця несплата - лише прикра помилка, яку буде виправлено найближчим часом. 14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потурбувати Вас із цього приводу. Повторні нагадування 1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про... 2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків. 3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків. 4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій. 5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту. 6. Шкода, але змушені повідомити Вас про зміни в системі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх. 7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання. 8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визначений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка... % несплаченої суми. 9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною). 10. Вважаємо своїм обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін виплати (сплати) якого закінчився ще... (дата). 11. Упродовж останніх... тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашій компанії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді... 12. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього приводу, однак усі наші нагадування про необхідність відвантажити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді. 13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати рахунка-фактури. 14. Просимо сплатити заборгованість протягом... днів. 15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж... місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня. 16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продовження буде можливим лише за умови погашення боргу до... (дата). 17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверталися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді. 18. Ви вже на... місяців затримуєте подання річного звіту, тому ми змушені... 19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашій співпраці, яка колись була плідною. Останнє нагадування і попередження про подальші юридичні дії У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали бажаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно переконали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації:^66 1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним порушенням умов контракту, тому ми змушені передати цю справу до нашого юридичного відділу. 2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові нагадування, ми передали справу нашому адвокатові, 3. Нам дуже прикро повідомляти, що з огляду на велику заборгованість Ваш кредит тимчасово закрито. 4. На жаль, тривала несплата Вами рахунків змусила нас передати цю справу адвокатові. 5.3 огляду на те, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити борг, і досі не надіслали чека, що засвідчив би оплату, ми змушені тимчасово зупинити виконання всіх Ваших замовлень. 6.3 огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів... 7. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й становить... а термін сплати закінчився ще... (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми і змушені подати позов до суду. 8. Враховуючи ситуацію, що склалася на цей момент, змушені повідомити про свій намір розірвати з Вами контракт. 9. Затримка Вами оплати рахунків змусила нас звернутися до суду. Ми прикро вражені Вашим недбалим ставленням до наших прохань. 10. Ми не маємо можливості більше чекати оплати Вами рахунків. Наприкінці тижня змушені попросити наш юридичний відділ організувати погашення боргу. 11. Через систематичні і тривалі затримки з постачанням товарів ми змушені роз ірвати з Вами контракт. 12. Попереджаємо Вас про свій намір розірвати контракт. 13. Усі наші прохання про погашення Вами заборгованостей були марними, а тому ми змушені подати позов до суду. Повірте, нам дуже прикро, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації. 14. Дуже прикро, що наше співробітництво виявилося невдалим. Лист-претензія, рекламаційний лист Це - службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упаковання тощо. Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту). Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім -претензію. Наприклад: Шановні...! Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що, дотримуючись умов укладеного нами контракту №... від... (дата), ми відрядили до Вашої країни фахівців нашої фірми, щоб провести геологічне дослідження місцевості. Погоджено (домовлено), що оплату наданих послуг Ви здійснюватимете щоквартально за нашими рахунками та докладними калькуляціями, які додаються до них. Такий порядок оплати передбачений ст. 10 Контракту, згідно з умовами якого ми й виставили перший рахунок за надані фахівцями послуги. Дуже прикро, але цей рахунок було оплачено лише частково. Так, залишилася невідшкодованою вартість проїзду членів сімей наших фахівців. Отже, Ви без погодження з нами зменшили суму виставленого рахунка, що суперечить ст. 15 Контракту. Окрім того, хотіли б звернути Вашу увагу й на те. що Ви не дотримались інших умов Контракту, які передбачають: 1) надання нашим фахівцям безкоштовного медичного обслуговування (ст. 12 Контракту); 2) забезпечення наших працівників транспортними засобами (ст. 1 7 Контракту). З приводу п. 2 слід зауважити, що надані Вами транспортні засоби перебувають у незадовільному стані і нерідко спричиняють запізнення працівників на роботу. З огляду на це, просимо Вас негайно вжити всіх необхідних заходів, щоб ліквідувати зазначені порушення. З повагою... Шановні панове! Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків. Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати товар. Чекаємо на відповідь. З повагою... Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад: Шановні панове! У листі від... (дата) ми повідомили Вас про остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди Через це ми змушені анулювати своє замовлення. З повагою... Шановні панове! Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас банківської гарантії. Зважаючи на це, ми хотіли б нагадати про лист від... (дата),д>ла>-му Ви звернулися до нас із проханням про заміну розрахунків з огляду на додаткові витрати, зумовлені відкриттям акредитива. Зваживши на Ваші труднощі, об'єднання пішло Вам назустріч і погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропоноване і зобов'язалися упродовж двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80 % вартості контракту. Через затримку в наданні Вами банківської гарантії ми змушені були зупинити постачання... (назва товару). Заразу порту перебуває понад 600 т... (назва товару), /' витрати за їх зберігання долучаться до суми Вашого рахунка. Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання товару в порту. З повагою... Шановні добродії! Нам дуже прикро, та ми змушені повернути отримані від Вас товари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від... (дата) термін постачання. Через це ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі. Додаємо рахунок за завдані нам збитки і просимо терміново оплатити його. З повагою... Шановні панове! На підставі Вашого замовлення від... (дата) ми відвантажили товар транспортній компанії... (назва), яка доставить його Вам. Згідно з пунктом 5 договору оплата мала бути здійснена через... днів після постачання товару. На жаль, на наш банківський рахунок і досі не надійшли гроші. Просимо негайно оплатити рахунок на суму... Чекаємо підтвердження переказу. З повагою... Шановні...! Підтверджуємо отримання... (назва товару) відповідно до замовлення №... від... (дата). Під час перевірки ми виявили, що бракує... одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки. Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт. З повагою... Шановні...! Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата) товару, якого було відвантажено відповідно до накладної №... в рахунок контракту №... від... (дата), не відповідає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зразків, які Ви нам надсилали. Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари. Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зразкам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотримуватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні. З повагою... Шановні добродії! Переконані, що це лише прикре непорозуміння. Під час перевірки першої партії вантажу, якого ми отримали від Вас, виявилося, що надійшли не всі замовлені товари. Переконливо просимо Вас негайно (якомога швидше) дати нам відповідь і пояснити цю неприємну ситуацію. До одержання пояснення ми зберігатимемо товар у наших складських приміщеннях. До листа додаємо акт проведення експертизи. З повагою... Шановні панове! Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили: 1) 5 упаковань товару пошкоджено (зігнута поверхня); 2) 8 упаковань мають недоліки виробничого характеру; 3) 6 упаковань залиті рідиною. Отже, ми отримали 19 неякісних упаковань. Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що... гривень буде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата), До листа додаємо акт проведення експертизи. З повагою...

 

Загальна претензія 1. Ми дуже стурбовані... 2. Нам дуже прикро, що... 3. Нас неприємно вразив той факт, що... 4. Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким станом справ і просимо пояснити цю неприємну для нас ситуацію. 5. Висловлюємо своє невдоволення з приводу... 6. Дуже прикро, що Ви не дотримуєтеся (не виконуєте) умов контракту. 7. На жаль, не отримали від Вас жодної відповіді. 8. Не зовсім задоволені тим, що... 9. Висловлюємо свою принципову незгоду 3... 10. Нам неприємно усвідомлювати, що Ви порушуєте умови нашої угоди. 11. Звертаємося до Вас із вимогою... 12. Гадаємо, що лише серйозні причини могли змусити Вас... 13. На жаль, не можемо схвалити... 14. Ми не погоджуємося на... 15. Не схвалюємо Вашої позиції щодо... 16. Зважаючи нате, що Ви вчасно не..., змушені... 17. Занепокоєні недотриманням Вами умов договору. 18. Змушені висловити свій рішучий протест проти... 19. Висловлюємо свій рішучий протест проти... 20. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою... Затримка постачання замовлених товарів 1. Прикро вражені тим, що Ви ще й досі не виконали нашого замовлення від... (дата). 2. Вважаємо за необхідне (змушені) звернути Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання замовлених товарів уже на... днів. 3. Ми чекаємо замовлених товарів уже впродовж... днів. 4. Замовлені у Вас товари ми, на жаль, ще й досі не отримали. 5. Ми сподівалися, що Ви будете чіткіше дотримуватися умов контракту. 6. Щоб наші підприємства продовжували працювати, нам негайно потрібні товари, які ми у Вас замовляли (угода №... від... (дата). Звертаємо Вашу увагу нате, що Ви затримали постачання товарів уже на... днів, і наполягаємо на терміновому їх відвантаженні. 7. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою. На жаль, змушені нагадати, що це суперечить умовам нашої угоди. 8. Попри всі Ваші запевнення, що замовлений товар уже відвантажено, ми, на жаль, і досі його не отримали. 9. Просимо Вас чіткіше дотримуватися всіх пунктів угоди і виконувати замовлення вчасно. Невідповідність кількості замовлених і відвантажених товарів 1. На жаль, Ви не виконали нашого замовлення на постачання... (назва товару) в повному обсязі. Сподіваємося отримати решту товарів найближчими днями. 2. Замість замовленої кількості... виробів Ви відвантажили і виставили рахунок за... Лише за умови надання значного зниження ми зможемо прийняти додаткову кількість товару. 3. Кількість відвантаженого товару не відповідає попередньому замовленню. 4. Ми наполягаємо на терміновому відвантаженні товарів, які замовили, проте, на жаль, і досі не отримали. 5. У партії товару, що відвантажувався за накладною №... та був доставлений... (дата), ми виявили значну недостачу. 6. Були прикро вражені, не отримавши відповіді на нагадування про необхідність надіслати зафіксовану актом недостачу з першої партії... (назва товару). 7. Просимо в найкоротший термін відвантажити нам заявлену недостачу... (назва товару). 8. Просимо надіслати товари, яких бракує, експрес-відправленням. Невідповідність якості замовлених і відвантажених товарів 1. Висловлюємо Вам своє невдоволення якістю товарів, отриманих за нашим замовленням. 2. Якість виробів, які ми отримали... (дата), істотно відрізняється від якості наданих Вами зразків. 3. Змушені повернути відвантажені вироби за Ваш рахунок, бо їхня якість не відповідає обіцяній. 4. На жаль, змушені відмовитися від останньої партії, яку Ви надіслали, оскільки якість товару є нижчою за якість зразків. 5. Змушені повідомити, що вирішили відмовитися від партії товару через те, що вона, на відміну від пробної, не відповідає нашим вимогам. 6. На жаль, змушені повернути всю партію товарів, оскільки наші експерти виявили серйозні виробничі дефекги. 7. Шкода, проте маємо повідомити, що якість товарів, які Ви надіслали... (дата), не відповідає нашим стандартам. 8. Змушені нагадати, що замовляли продукцію високої якості, тому відмовляємося прийняти надіслані Вами товари, якість яких є вельми низькою. 9. Під час перевірки останньої партії Ваших товарів від... (дата) з'ясувалося, що Ви, нажаль, не дотрималися своєї обіцянки щодо їх якості. 10. Ваші товари не відповідають пропозиції. Саме тому ми відмовляємося прийняти їх. 11. Будемо вдячні, якщо Ви поясните, чому якість відвантаженого товару не відповідає якості запропонованих зразків (якість надісланих товарів є значно гіршою за якість попередньо наданих зразків). 12. Змушені повернути надіслані Вами товари й просити відвантажити іншу партію товарів, якість яких відповідатиме визначеним у каталозі характеристикам (відповідатиме попередньо визначеній). 13. Будемо вдячні, якщо Ви перевірятимете якість товару й лише потім його упаковуватимете. Неякісне упакований 1. Вдячні Вам за вчасно надіслану партію замовлених нами подарунків до 8 Березня. Проте, на жаль, не можемо висловити свого захоплення, оскільки їх оформлення, маємо на увазі упаковання, могло бути значно кращим. 2. На жаль, змушені висловити претензію щодо пошкодження... (кількість) виробів у останній партії. 3. Вважаємо за потрібне повідомити, що частина товарів надійшла до нас пошкодженою. Здивовані (прикро вражені) таким недбалим ставленням до виконання своїх зобов'язань - товари слід упаковувати надійніше (ретельніше). Наполягаємо на відшкодуванні збитків. 4. Дуже розчаровані якістю та дизайном коробок, у які були запаковані замовлені нами подарунки. 5. Розміри коробок не відповідають розмірам подарунків. 6. Товари останньої партії були запаковані недбало. Ми повертаємо Вам пошкоджені й попереджаємо, що... 7. Вважаємо за потрібне повідомити, що не зможемо використати пошкоджені вироби й наполягаємо на відшкодуванні збитків. Сподіваємося, що товари нашого наступного замовлення Ви упакуєте краще. 8. Змушені звернути Вашу увагу на незадовільну якість коробок - вони надто великі, незграбні, непривабливих кольорів, виготовлені з картону низької якості. 9. Будемо вдячні, якщо Ви заміните упаковання. 10. Звертаємо Вашу увагу на пункг 4 нашої угоди, в якому визначено інший тип упаковання. 11. Через неякісне упаковання 20 одиниць Вашої продукції були пошкоджені й не можуть бути реалізовані. 12. Ваше упаковання було неякісним, і більшість товарів надійшла до нас пошкодженою. 13. Розраховуємо на Вашу порядність у веденні справ і маємо надію, що Ви заміните неякісне упаковання та вчасно виконаєте решту замовлень. 14. Висловлюємо своє невдоволення якістю упаковання різдвяних подарунків: а) низькоякісний сірий картон, з якого виготовлено коробки; б) розміри коробок не відповідають розмірам подарунків. 15. Ми дуже занепокоєні тим, що вимірювальні прилади Ви упакували відразу в картонні коробки, попередньо не запакувавши їх у пінопласт. Помилкове постачання товарів 1. На жаль, змушені повернути Вам відправлену нам партію... (назва товару). Ми не замовляли цей товар; перегляньте, будь ласка, ще раз наше замовлення від... (дата). 2. Повідомляємо, що Ви відправили нам... (назва товару) замість замовлених... (назва товару). 3. Напевно, Ваш транспортний відділ припустився помилки. Ми одержали товари, які згідно з рахунком призначалися іншій фірмі. 4. Вважаємо за потрібне повідомити Вас, що не можемо використати надіслані нам товари, адже вони не відповідають нашому замовленню № 9... від... (дата). Переконані, що це лише прикра помилка, й просимо уважніше виконувати наші замовлення. 5. Ваші товари істотно відрізняються від нашого замовлення від... (дата). 6. Шкода, проте змушені повернута відвантажені Вами... (дата) товари. Вони не відповідають нашому замовленню від... (дата). 7. За кілька днів Ви отримаєте товари, що були відвантажені на нашу адресу помилково. Просимо негайно постачити товари, які ми замовили... (дата). 8. Просимо надалі ретельніше готувати товари до відправлення. Ми не замовляли... (назва виробів) і змушені повернути їх Вам. 9. Помилки, яких припускається Ваш транспортний відділ, як Ви, мабуть, розумієте, негативно позначаються на процесі виробництва загалом. 10. Змушені попередити Вас: якщо Ви й надалі будете припускатися помилок, ми вираховуватимемо... % за завдані збитки. Помилки в рахунках 1. Вибачте, але змушені нагадати Вам, що ми не погоджувалися оплачувати рахунки за виконані замовлення доларами США. Просимо надіслати копію з розрахунком у гривнях. 2. Ваша бухгалтерія припустилася помилки в останньому рахунку. Сподіваємося, що це лише непорозуміння, і повертаємо Вам рахунок, щоб Ви могли виправити помилку. 3. Нас неприємно вразив той факт, що в рахунку Ви вказали вищі ціни, ніж ті, що зазначені в пропозиції. Це, як Ви знаєте, суперечить умовам нашої угоди. 4. Ціни, зазначені в рахунку, не відповідають тим, про які ми з Вами домовлялися (не відповідають попередньо визначеним). 5. У Вашому рахунку від... (дата) ціни за... (назва товару) визначено нечітко. Тому чекаємо від Вас іншого рахунка, оформленого точніше. 6. На жаль, в останньому рахунку Ви припустилися двох помилок, що не дає нам змоги здійснити остаточний розрахунок. Просимо Вас якомога швидше надіслати виправлений рахунок. 7. У рахунку-фактурі за деталі, які ми замовляли, Ви припустилися помилки на... гривень на Вашу користь. Просимо пояснити цю незрозумілу (прикру, неприємну) для нас ситуацію. 8. У рахунку, якого ми щойно одержали, Ви вказали інші ціни, значно вищі за наведені (подані) у Вашому рекламному каталозі. 9. Змушені повідомити, що під час підрахунку загальної вартості замовленого товару Ви припустилися помилки на... гривень. Гадаємо, що цей прикрий недогляд стався через несправність комп'ютера. 10. Сума до сплати не відповідає ціні, що зазначена у Вашому рахунку, копію якого ми додаємо. Просимо виправити помилку, якої Ви припустилися. Рекламації 1. Надсилаємо Вам претензію до... 2. Висловлюємо Вам рекламацію на відвантажений... (дата) товар. 3. Після перевірки нарахованих Вами відсотків за період з... по... ми не можемо погодитися з Вашою калькуляцією. Сподіваємося, що це лише прикра помилка, й просимо уважніше перевіряти документи. 4. Згідно з актом експертизи №... макаронні вироби, відвантажені за накладною №... не придатні для вживання. 5. Просимо Вас замінити неякісні... (назва товару) або повернути гроші (... гривень). 6. Просимо в найкоротший термін відвантажити товари, які ми замовляли. 7. Просимо якомога швидше замінити браковані телевізори... (назва). 8. Ми вкрай незадоволені тим, що в кожному упакованні не вистачає... одиниць... (назватовару). Лист-відповідь на претензію Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги. Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними. Якщо надіслана претензія є обгрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалась у перебігу виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів. Зробити це можна так: Шановні добродії! Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення №... від... (дата)). Ми звернулися до нашого представника пана... (прізвище та ім'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо про своє рішення. Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів. Зі щирою до Вас пошаною... Певна річ, у такому листі слід вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари: Шановні...! Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими. Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої'міцності упаковання, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну. Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів". З повагою... Інколи, отримавши претензію, варто попросити партнерів із розумінням поставитися до труднощів, що виникли у вас під час виконання замовлення. Наприклад: Шановні панове/ Підтверджуємо одержання Вашого листа від... (дата), в якому Ви висловлюєте претензію з приводу затримки постачання товарів. Вам, певно, вже відомо, що працівники ншої галузі страйкували упродовж 14 днів. Через це повністю зупинилося виробництво і ми не змогли здійснити постачання за графіком. Запевняємо Вас, що робимо все можливе, аби надолужити згаяний час і якнайшвидше виконати Ваше замовлення. Просимо з розумінням поставитися до цієї затримки, адже сталася вона через непередба-чувані обставини. Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися. З повагою... Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо Й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати відкликати її. Наприклад: Шановні панове! Були неприємно зді4вовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати недотримки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з'ясування. Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку: по-перше, відповідно до пункту 3 нашої угоди Ви зобов'язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місящ від дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримання початку будівельних робіт; по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами. Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови угоди. Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію. З повагою... Шановні добродії/ Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви не затвердили нашого звіту про перебіг виконання робіт у третьому кварталі 2009р. через те, що ми, за Вашим звинуваченням, буцімто не виконали запланованого обсягу робіт. Ми ще раз уважно переглянули звіт і вважаємо, що причина, з якої Ви відмовилися затвердити його, є необгрунтованою. На підтвердження своєї правоти вважаємо за потрібне нагадати Вам: ми робили все можливе для того, щоб чітко дотримуватися графіка виконання робіт на третій квартал, проте кілька разів змушені були тимчасово зупиняти будівництво й монтажні роботи через незалежні від нас причини, інформуючи Вас щоразу про це. Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про готовність до проведення перевірок, представник інженера не з'являвся у призначений час, що зумовлювало неодноразове перенесення цих робіт і неможливість продовжувати будівництво. Враховуючи все сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважаємо Ваші заперечення безпідставними, й просимо затвердити поданий нами звіт про перебіг виконання робіт. Це дасть нам змогу отримати додаткове (достатнє) фінансування, необхідне для подальшої успішної роботи. Чекаємо на відповідь. З повагою... Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів 1. Це сталося через те, що... 2. Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилювання з приводу... 3. Вибачте, що завдали Вам прикрощів із... 4. Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через... 5. Розуміємо Вашу стурбованість... 6. Вибачте, будь ласка, проте в нас не було змоги вчасно... 7. Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконува