Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів - це обов'язковий документ, який заповнює особа під час зарахування її на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості працівника шляхом таблиці-анкети.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові; дата і місце народження.

3. Світлина (фотокартка) особи, яка заповнює документ.

4. Відомості про освіту, науковий ступінь, вчене звання.

5. Якими мовами володіє.

6. Трудова діяльність.

7. Державні нагороди.

8. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

9. Відомості про родину.

10. Паспортні дані.

11. Домашня адреса.

12. Підпис.

13. Дата заповнення.

Особовий листок з обліку кадрів заповнює особисто працівник чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємства, посада, кваліфікація, населений пункт) обов'язково звіряють із записами у трудовій книжці, дипломі, військовому квитку тощо.

Наказ щодо особового складу

Наказ - це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, установи. Накази щодо особового складу регламентують призначення, звільнення, відрядження, відпустки, заохочення і стягнення працівників.

Реквізити:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ.

2. Назва виду документа.

3. Місце видання наказу.

4. Номер документа.

5. Дата підписання.

6. Заголовок до тексту.

7. Текст документа, у якому виокремлюють констатаційну і розпорядчу частини.

8. Підпис керівника установи.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих видів, мають лише розпорядчу частину. Кожен пункт наказу розпочинається дієсловом у неозначеній формі, яке має значення вказівки: ЗАРАХУВАТИ.., ПРИЗНАЧИТИ..., НАДАТИ.., ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ., ЗВІЛЬНИТИ.., після якого ставлять двокрапку. У наступному рядку з абзацу оформлюють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я, по батькові - звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. У наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зарахування. У наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. У наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах щодо особового складу в кінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. Проект наказу в разі потреби погоджують з відповідними посадовцями, яких визначає керівник установи.

У груповому наказі, яким передбачено декілька питань, розміщують їх у такій послідовності:

o прийняття на роботу (призначення на посаду);

o переведення на іншу постійну роботу;

o звільнення з роботи;

o надання відпусток;

o заохочення;

o стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують за абеткою.

Взірець групового наказу:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Київський національний університет імені Тараса Шевченка

НАКАЗ щодо особового складу

25.08.2010 м. Київ №95-к

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1. ЗАХАРЧУК Світлану Вікторівну на посаду доцента кафедри української літератури з 28 серпня 2010 року з посадовим окладом відповідно до штатного розпису.

Підстава: заява Захарчук С. В.

1.2. ЦИМБАЛ Ярину Володимирівну на посаду заступника головного бухгалтера за переведенням з Міністерства освіти і науки України з посадовим окладом 3800 гривень на місяць.

Підстава: заява Цимбал Я. В., лист від 17.08.2010 № 024-45.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. БОРИСЮКА Юрія Васильовича, старшого викладача кафедри східних мов, на посаду доцента кафедри сходознавства за його згодою з 01 вересня 2010 року з окладом 3500 гривень на місяць.

Підстава: заява Борисюка Ю. В.

3. ЗВІЛЬНИТИ:

3.1. ГОЛОВАЧА Олександра Вячеславовича, старшого викладача кафедри теорії держави і права, 29 серпня 2010 року за власним бажанням - ст. 38 КЗпП України. Виплатити Головачу О. В. грошову компенсацію за 10 днів невикористаної відпустки.

Підстава: заява Головача О. В.

4. НАДАТИ:

4.1. ВЕРЕТІ Валентині Іванівні, методисту відділу аспірантури, щорічну відпустку на 24 календарні дні з 01 по 25 вересня 2010 р. Підстава: графік відпусток.

Ректор підпис В. Г Грінченко

Трудова книжка

Трудова книжка - це документ установленого зразка, що підтверджує трудову діяльність особи і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.

Працівник відділу кадрів у п'ятиденний термін українською мовою акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів заповнює трудову книжку, заносячи до неї таку інформацію:

o відомості про працівника записують на першій сторінці трудової книжки: прізвище, ім'я та по батькові, дату народження вказують на підставі паспорта або свідоцтва про народження;

o відомості про приймання його на роботу, звільнення, переміщення;

o відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України;

o відомості про відкриття, на які видані дипломи тощо. Стягнення до трудової книжки не заносять.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, де працює її власник, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію. Відповідно до чинного законодавства працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Трудові книжки оформлюють на усіх працівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за основним місцем роботи.

Розглянемо порядок ведення трудових книжок, регламентований "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях". Записи у разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити покликання на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення - в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дату записують арабськими цифрами (число й місяць - двозначними, а рік-чотиризначним), наприклад: 05.01.2010.

З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці.

Внесення відомостей про працівника

Після проставлення дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей: прізвища, імені, по батькові, дати народження. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Взірець титульного аркуша:

ТРУДОВА КНИЖКА КМ№ 157623

Прізвище_ Клименко _

Ім'я_____ Микола _

По батькові_ Миколайович _

Дата народження 11 березня 1976 р. _

(чиспо, місяць, рік)

Дата заповнення 15 липня 1998 о. _

Підпис власника книжки_

М.П.___

Підпис особи, відповідальної за видачу трудової книжки

Зміни в записі прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з покликанням на номер і дату. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата

народження й записуються нові дані з покликанням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повна назва підприємства. Під цим заголовком у графі І ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: Прийнятий (призначений) до... (відділу, підроз-ділу... і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робіт, професій, посад зазначають відповідно до "Класифікатора професій".

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Взірець записів:

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
№ запису	Дата	Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення (із зазначенням причин і посилання на статтю, пункт Закону)	На підставі чого внесено запис (документ, його дата, номер)
число	місяць	рік
Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова
1	01	11	2003	Призначений на посаду доцента кафедри філософії	Наказ № 563 від 29.10.2003
2	07	12	2009	Переведено на посаду заступника директора Інституту політології та права	Наказ №597 від 05.12.2009

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: Підприємство (назва) з (дата) перейменовано на (назва), а в графі

4 зазначається підстава для перейменування - наказ (розпорядження), його дата й номер.

Внесення відомостей про нагородження й заохочення

У трудову книжку в розділ "Відомості про нагородження" вносять відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ "Відомості про заохочення" - відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Взірець запису:

см

24.07.2010

Указом Президента України за видатні досягнення в галузі науки і освіти нагороджено орденом Святої княгині Ольги III ступеня

Указ Президента України від 21.07.2010 № 457

Внесення відомостей у разі звільнення

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства і містити покликання на статтю, пункт закону. Наприклад: Звільнений у зв 'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України.

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: Звільнений за власним бажанням у зв 'язку з зарахуванням до вищого навчальною закладу, ст. 38 КЗпП України.

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 49 КЗпП України', у графі 4 - підстава - наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: Звільнено у зв 'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України.

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: Звільнений у зв 'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України.

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться покликання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записують: Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України і далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі "Відомості про призначення пенсії" трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа "Пенсію призначено". У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Видача трудової книжки в разі звільнення

У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарств підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевою органу державної виконавчої влади.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення із внесеним у неї записом про звільнення.

У разі затримування видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення у такому разі вважається день видачі трудової книжки, про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис у трудову книжку працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.

Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника.

Дублікат трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зобов'язана негайно заявити про це власникові або уповноваженому ним органові за місцем останньої робот, не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інший термін, власник або уповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку або вкладку до неї з написом "Дублікат" у правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладка до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах "Відомості про роботу"; "Відомості про нагородження" й "Відомості про заохочення" дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо трудова книжка (вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладки до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: "Видано дублікат", а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний надати дублікат трудової книжки.

Витяг з трудової книжки Якщо працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи на роботу за сумісництвом, то йому видають (у разі потреби) засвідчений витяг з його трудової книжки, який оформлюють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.