Создание презентации средствами MS Power Point

 

Power Point позволяет создавать воспроизводящиеся с помощью компьютера презентации, или показы слайдов, которые по своей эффективности значительно превосходят бывшие ещё недавно стандартными и широко распространёнными презентации, подготовленные на 35-миллиметровых плёнках или на плёнках для диаскопических проекторов. Например, Power Point позволяет:

- использовать нумерованные или маркированные списки для перечисления наиболее важных тем и положений;

- использовать графики и диаграммы для визуального представления числовых и текстовых данных;

- использовать рисунки и графические изображения для воспроизведения информации, которую было бы трудно представить другими способами;

- использовать анимационные эффекты для демонстрации протекающих во времени процессов или для поэтапного представления информации на слайде;

- добавлять аудио- и видеоклипы для «оживления» презентации, не прибегая к помощи другого дополнительного оборудования;

- быстро подготавливать и публиковать информацию в сети Интернет.

В Power Point предусмотрена возможность создания таких презентаций, которые позволяют быстро переходить от одной темы к другой и обратно. Можно пропускать отдельные вопросы или переключаться к изложению тех из них, которые становятся актуальными именно на данном этапе общения с аудиторией. Кроме того, можно просто следовать изначально составленному плану презентации, если это действительно оправдано в данной конкретной ситуации.

Создание титульного и последующих слайдов.

При загрузке приложения Power Point программа будет запущена в своём обычном режиме с отображённым на экране пустым титульным слайдом. Чтобы добавить информацию на титульный слайд, необходимо выполнить перечисленные ниже действия.

1. Расположить курсор над местозаполнителем заголовка слайда (рамка, в которой отображается надпись Заголовок слайда) и щёлкнуть левой кнопкой мыши. Power Point откроет текстовое поле, окруженное маркерами и отобразит в нем мигающий курсор.

2. Наберите текст, который должен стать заголовком слайда – Освоение возможностей Power Point.

3. Щёлкните на местозаполнителе подзаголовка – рамке с надписью Подзаголовок слайда.

4. В поле подзаголовка наберите своё имя.

5. Щелкните на слайде за пределами обоих местозаполнителей.

Первый титульный слайд готов.

Для добавления новых слайдов к презентации необходимо щёлкнуть команду Вставка®Создать слайд ( или Ctrl+M).

Списки представляют собой наборы абзацев, с левого края отмеченные специальными маркерами. Они используются для перечисления по пунктам каких-то ключевых тем. Вместо маркированных списков можно использовать нумерованные.

Наберите текст в местозаполнителе заголовка слайда – Возможности Power Point.

Теперь щёлкните на местозаполнителе списка и наберите следующие пункты:

- Внедрение таблицы из ТП Excel;

- Внедрение гистограммы;

- Внедрение диаграммы;

- Внедрение нескольких объектов на один слайд;

- Использование анимации и видеоэффектов.

Режимы Power Point

При запуске рассматриваемого приложения пользователи работают с обычным режимом программы. В этом режиме в центре экрана будет представлена увеличенная копия текущего слайда. Вдоль левого края экрана отображается структура презентации или миниатюрные копии составляющих презентацию слайдов. Чтобы отобразить эскизы слайдов, щёлкните на корешке Слайды. В этом режиме мышью можно перетаскивать слайды вверх и вниз, меняя их порядок расположения. Вы сможете увидеть структуру презентации, если щёлкнете на корешке С труктура.

В зависимости от применяемых в данный момент инструментов в правой части экрана могут отображаться различные опции или дополнительные средства, хотя в обычном режиме программы эти компоненты пользовательского интерфейса и не являются обязательными. Кроме того, как и в любом другом режиме Power Point отображает на экране различные меню и панели инструментов.

Помимо обычного, в Power Point предусмотрено ещё два других режима.

1. Режим сортировщика слайдов. Чтобы перейти к этому режиму, щёлкнуть Вид®Сортировщик слайдов. В этом режиме можно перетаскивать слайды, меняя их расположение. Кроме того, можно копировать слайды при помощи клавиши <Ctrl>. В режиме сортировщика можно удалить ненужные слайды клавишей <Delete>. Вместо удаления слайдов, можно их скрыть командой Показ слайдов®Скрыть слайд. Отменить эту операцию можно выбрав ту же команду.

В режиме Обычный и режиме Сортировщик можно выбрать переходы между слайдами. Советуем, выбрать какой-нибудь подходящий переход, применить сразу ко всей презентации и затем (при необходимости) изменить переходы между отдельными слайдами. Выбрать команду Показ слайдов®Смена слайдов или через контекстное меню. В правой части экрана отразится панель задач Смена слайдов. Воспользуйтесь списком Применить к выделенным слайдам, чтобы выбрать подходящий переход из числа предусмотренных в программе Power Point. Выбранный эффект будет сразу же продемонстрирован на примере текущего слайда. На рисунке 9 представлен режим сортировщика программы.

Чтобы применить выбранный переход сразу ко всей презентации, щёлкните на расположенной в нижней части экрана панели задач на кнопке

Применить ко всем слайдам.

Выбрав наиболее подходящий переход, определив оптимальную скорость его выполнения. Некоторые последовательности слайдов можно воспроизводить в автоматическом режиме, хотя по умолчанию смена слайдов происходит по щелчку мыши. Автоматический переход слайдов устанавливается при помощи панели Смена слайдов.

 

Рис. 9. Экранная форма Power Point в режиме сортировщика

 

Можно установить автоматический переход слайдов (оптимальный интервал 5 секунд) и оставить флажок на опции по щелчку, чтобы оставить для себя возможность перехода к следующему слайду по своей инициативе.

2. Режим демонстрации слайдов. Чтобы перейти к режиму, надо выбрать команду Вид®Показ слайдов или клавишу F5. Данный режим позволяет просмотреть слайды в том виде, в котором они будут демонстрироваться на презентации. Показ начинается с первого слайда. Чтобы вернуться к обычному режиму или режиму сортировщика, необходимо нажать < Esc>. В нижней части экрана находятся кнопки для быстрого перехода к трём режимам: обычному, сортировщика и демонстрации слайдов.

Переход от слайда к слайду.

Работая над презентацией, часто возникает необходимость быстро переходить от одного слайда к другому. В Power Point предусмотрено несколько способов перехода от слайда к слайду:

- в левой части экрана щёлкните на обозначении слайда в структуре презентации или эскизе слайда;

- справа от области редактирования можно воспользоваться полосой прокрутки;

- сразу под полосой прокрутки находятся клавиши со стрелками, позволяющие переходить «вниз» или «вверх» от слайда к слайду;

- можно воспользоваться клавишами <PageUp> и <PageDown>.

В режиме демонстрации слайдов нажмите клавиши <Ctrl+End>, чтобы перейти к окончанию презентации, и клавиши <Ctrl+Home>, чтобы перейти к её началу.

Фоновое оформление слайдов.

Шаблон оформления выбирается уже на этапе создания слайдов. Однако на заключительном этапе подготовки презентации необходимо оценить, насколько удачно выбранный шаблон оформления согласуется с представленной на слайдах информацией. Если применённый шаблон покажется вам не совсем удачным, вы всегда можете заменить его другим.

Шаблон оформления, цветовые схемы слайдов и фоновое оформление слайда выбирается через команду Формат. Самостоятельно подберите фоновое оформление своей презентации.

Макеты слайдов.

Макет определяет, где именно и как располагаются заголовок слайда, текстовый список и прочие объекты, и в зависимости от этого программа размещает соответствующие местозаполнители.

По умолчанию программа Power Point применяет макет Титульный слайд (заголовок и подзаголовок) для первого слайда презентации и макет Заголовок и текст ко всем последующим слайдам. Чтобы изменить макет слайда, выполните следующее:

- перейдите к слайду, который необходимо изменить;

- выберите команду Формат®слайда. На экране отобразится список с эскизами имеющихся макетов;

- найдите требуемый макет и щёлкните на нём, применив макет к текущему слайду.

Все макеты делятся на четыре категории:

1. Макеты текста. Практически все макеты слайдов включают в себя как минимум местозаполнитель заголовка. К категории макетов текста относятся все макеты, содержащие только текстовые объекты;

2. Макеты содержимого. Макеты данной категории включают в себя местозаполнители, предназначенные для размещения не только текста, но и таких элементов, как графики, таблицы или изображения;

3. Макеты текста и содержимого. Эти макеты представляют собой разные сочетания текстовых местозаполнителей содержимого;

4. Другие макеты. Эти макеты используются для создания слайдов, содержащих в себе такие специфические элементы данных, как таблицы, диаграммы или мультимедийные клипы.

Макеты добавляют к слайдам предустановленные местозаполнители, параметры которых подобраны в соответствии с используемыми шаблонами оформления. Однако до тех пор, пока эти местозаполнители не будут заполнены какой-либо информацией, при воспроизведении слайдов вы их не увидите.

Добавление к слайдам объектов.

К слайдам можно добавлять множество объектов, число которых ограничено лишь вашим воображением. К числу наиболее часто добавляемых категорий объектов относятся следующие.

Текстовые объекты. К слайдам можно добавлять любое количество текстовой информации. Добавленные надписи можно поворачивать, оттенять, к ним также можно применять анимационные эффекты. Надписи добавляются при помощи панели Рисование.

Графические объекты. Можно вставлять в слайды рисунки, графику из Интернет, нарисованные вами эскизы, отсканированные изображения, в том числе и фотоснимки. Для таких объектов можно определить размер, положение, угол поворота и даже параметры их цветовой гаммы.

Объекты содержимого. К числу таких объектов относятся графики, организационные диаграммы, таблицы и мультимедийные клипы. Для добавления таких объектов можно выбрать соответствующие макеты либо просто добавить их к любым слайдам, разместив в любом подходящем месте.

Чтобы добавить объект к слайду, просто выберите его в меню или на панели инструментов. Например, чтобы к одному из пунктов текстового списка добавить стрелку, выполните следующие действия.

1. Выберите команду Вставка®Рисунок ®Автофигуры, после чего Power Point отобразит на экране панель инструментов Автофигуры. Щёлкните на кнопке Линии, чтобы увидеть дополнительную палитру с доступными типами линий.

2. Щёлкните на кнопке той стрелки, которую необходимо добавить к слайду (например, Стрелка). Курсор мыши примет форму крестика.

3. Расположите курсор над той точкой слайда, из которой должна исходить добавляемая стрелка.

4. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая её нажатой, перетащите курсор к позиции, на которую должна указывать стрелка. Отпустите кнопку мыши.

Вывод слайдов на печать

Вывод слайдов на печать может производиться с целью раздачи материалов зрителям. Можно выводить какие-нибудь ключевые слайды на прозрачную плёнку. На случай если пропадёт электричество, эти плёнки и распечатанные слайды можно будет показать зрителям. Кроме того, слайды презентации можно распечатывать с целью создания буклетов, рекламных брошюр и т.п.

Итак, Power Point позволяет выводить на печать:

- копии слайдов;

- плёнки в чёрно-белом исполнении или в цвете;

- так называемые выдачи, содержащие на странице от одного до девяти слайдов;

- заметки для ведущего, который представляет презентацию;

- структуру презентации.

В Power Point предусмотрено несколько способов вывода слайдов на печать. Чтобы распечатать слайд, выполните следующие действия.

1. Выберите команду Файл®Печать или нажмите клавиши <Ctrl+P>. Появится диалоговое окно Печать.

2. Убедитесь, что выбран необходимый принтер.

3. Укажите, какие слайды должны быть распечатаны: все, только текущий или какие-то отдельные слайды.

4. Укажите, какое количество копий вам необходимо и в каком порядке они должны выводиться на печать.

5. По умолчанию Power Point распечатает все слайды.

6. С помощью кнопки Просмотр вы можете предварительно просмотреть результаты печати.

7. Щёлкните ОК, чтобы отправить выбранные слайды на печать.

Вы можете создать привлекательные и удобные в использовании групповые распечатки слайдов, заметки для ведущего презентации и представления структуры презентации, отправив подготовленные материалы в приложение Word. В этом случае следуйте следующим рекомендациям.

1. Выберите команду Файл®Отправить ®В Microsoft Word. Power Point отобразит на экране диалоговое окно Отправка в Microsoft Word.

2. Выберите подходящую разметку страницы. Можно разместить заметки к слайдам, или пустые строки справа, или снизу от самих слайдов, либо отправить только структуру презентации.

3. Щёлкните на кнопке ОК и Power Point передаст презентацию в текстовый процессор.

После этого перейдите в программу Microsoft Word.

Добавление анимационных эффектов

Одна из наиболее часто используемых и, в то же время, очень мощных возможностей Power Point состоит в анимационном воспроизведении маркированных списков. Анимация – перемещение некоторых объектов по экрану. Например, если говорить о маркированных списках, то с её помощью можно организовать поочерёдное отображение на экране отдельных пунктов списка.

Анимационные эффекты позволяют удерживать внимание зрителей и акцентировать его на требуемых моментах.

Чтобы использовать анимацию, выполните ряд действий.

1. Выберите команду Показ слайдов®Эффекты анимации. Power Point отобразит в правой части экрана панель задач Эффекты анимации.

2. Выберите понравившийся вам эффект.

3. Power Point произведёт предварительную демонстрацию выбранного эффекта.

4. По умолчанию выбранный эффект применяется только к текущему слайду. Если необходимо применить его ко всем слайдам презентации, щёлкните на кнопке Применить ко всем слайдам.

Создание стандартной таблицы

Если вы хотите вставить таблицу в уже имеющийся слайд, выберите команду Вставка®Таблица. Power Point отобразит на экране диалоговое окно Вставка таблицы. Остальные действия по созданию таблиц такие же, как в Microsoft Word.

В Power Point имеется возможность вначале создать таблицы в программах Microsoft Word и Excel, а затем вставить их в слайды Power Point. Для этого выполните следующие действия.

1. Выберите команду Вставка®Объект, в результате чего Power Point отобразит на экране диалоговое окно Вставка объекта.

2. Оставьте выбранным переключатель Создать новый и в расположенном рядом списке Тип объекта выберите пункт Документ Microsoft Word ( или Лист Microsoft Excel).

3. Создавайте таблицу средствами открытого приложения.

4. Щёлкните за пределами окна документа, чтобы вернуться в Power Point.

Вставка диаграммы в Power Point производится так же как вставка таблицы. Сохраните созданную презентацию.

Список используемой литературы

1. В.Долженков, Ю.Колесников Самоучитель Microsoft Excel 2000.- СПб.:БХВ – Санкт-Петербург, 2002.-368 с., ил.

 

2. Колесников П., Пробитюк П. Access для Windows 95.: - К.: Торгово-издательское бюро ВНV, 2003 г.

 

3. Кэмпбелл М. Excel: ответы. - М.: БИНОМ, 1996г.

 

4. Micrоsoft Excel 97. Шаг за шагом.: Практ.пособие-М: Издательство ЭКОМ, 1997г.

 

5. Инструкция пользователя для программного обеспечения Konsi SWOT Analysis, 2007г.

 

6. Ламбен Ж-Ж. Стратегический маркетинг. Европейская перспектива. – С-Пб: Наука, 1999. – 590с.

 

7. Running Microsoft Excel 5 для Windows.: В 2 т./ Пер. с англ._ М: Издательский отдел “ Русская редакция” ТОО “ Channal Trading Ltd”, 2005г.

 

 

Зухра Асомудиновна Хворова

 

 

«Информационные технологии в экономике»