Нарада, збори, перемовини, дискусії як форми колективного обговорення

Ділова нарада (збори) - усна комунікативна взаємодія групи людей(колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри:ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступиучасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговоренняідей при «мозковій атаці»), дискусія.

Виділяють наступні основні задачі ділових нарад:

1)З'ясувати, проаналізувати стан справи (як виконується намічене, щовідбувається в колективі...); обмінятися інформацією з обговорюванихпитань, скоординувати зусилля і зробити організаційні висновки. Цимзадачам відповідає інформаційний тип зборів.

2)Проінформувати колектив про пошуки в рішенні проблем, про новий досвіді можливості його впровадження, переконати співробітників у правильностіпроведеної господарської політики. Для рішення цих задач призначенеіроз'яснювальні збори чи збори - інструктаж.

3)Знайти колективне рішення проблеми, зібрати ідеї. Це тип зборів -проблемні чи «мозкова атака».

4)Відібрати і прийняти конструктивні рішення. Це задача зборів –прийняття рішення.

5)Дати учасникам необхідні знання, підвищити їхню кваліфікацію. Цей типназивається конференція чи навчальні збори.

Збори - це групове спілкування, що керується, організується. Їх успіх на 90% залежить від підготовки, обмірковування структурних елементівкомунікативного етапу і наступної оцінки та самооцінки.

Перемовини можна номінувати як організаційну форму встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних зв'язків між зацікавленими в спільній діяльності економічно незалежними організаціями. Це формалізовний процес, що ставить конкретну мету, визначає коло питань і завжди реалізується в конкретних умовах, за конкретних обставин. Комерційні переговори відіграють велике значення в розвитку ділових стосунків. Від того, як будуть організовані і проведені ці переговори, залежить результат — поступ чи занепад проекту і, відповідно, фінансовий злет чи крах. За змістом комерційні переговори — це процес поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності суперечливих інтересів.

Наше життя так чи інакше містить різні форми прояву суперечок та дискусій. Особливе значення мають професійні дискусії, які мають призводити до вирішення певних професійних питань і т.п. У зв’язку з цим виникає питання правильного ведення дискусій. Це в першу чергу стосується психології ведення дискусії, логічної та мовної культури дискусій.

Основні правила дискусії.

1. Всі відкрито висловлюють свої думки.

2. Всі точки зору повинні поважатися.

3. Слухайте інших не перебиваючи.

4. Не говоріть занадто довго та занадто часто.

5. Водночас говорить лише одна особа.

6. Дотримуйтесь позитивних ідей та стосунків.

7. Не критикуйте себе та інших.

8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.

Збори як форма прийняття рішення. Нарада

Збори — це форма колективного обговорення ділових проблем, які хвилюють громадськість. їх проводять з метою спільного осмислення певного питання.

Розрізняють партійні збори, збори акціонерів, виборців, жителів мікрорайону тощо.

Збори можна розділити на декілька етапів:

— підготовка зборів;

— висвітлення проблеми та її обґрунтування;

— обговорення проблеми;

— ухвалення рішення.

Збори потрібно готувати. їх підготовкою займається робоча група, члени якої найбільш зацікавлені в результаті.

Під час підготовки до зборів потрібно визначити проблему для розгляду і список працівників, які братимуть участь в обговоренні. Готують збори фахівці, доповідачем призначають кваліфіковану людину.

Готуючись до висвітлення проблеми, потрібно дібрати цікавий матеріал, факти, проаналізувати матеріал, зробити схеми порівняння видів роботи тощо.

Доповідач, готуючи доповідь має врахувати склад аудиторії, її вік, освіту, кваліфікацію, обставини. Потрібно написати повний текст виступу і кілька разів прочитати його. Після такої попередньої підготовки можна лише зрідка заглядати в рукопис. Досвідченому лекторові рекомендують приготувати нотатки доповіді.

Дискусія. «Мозковий штурм»

Дискусія — це форма колективного обговорення, мета якої виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв’язання проблеми. «Мозкови́й штурм», (англ. brainstorming, нім. Brainattack f, Brainstorm m) — популярний метод висування творчих ідей у процесі розв'язування наукової чи технічної проблеми, сеанси якого стимулюють творче мислення. Для проведення сеансу комплектують спеціальну групу з представників науково-дослідних, конструкторських, виробничих та інших підрозділів фірми — переважно від 6 до 10 чол. Призначають голову групи, який добре обізнаний з технікою застосування методу «М.ш.». До групи, як правило, входять 1-2 чол., які взагалі не обізнані з проблемою і є спеціалістами з інших галузей науки і техніки. Сеанс здійснюється в два етапи. На першому допускається (й навіть заохочується) висування навіть безглуздих, як на перший погляд ідей, що їх записують, як правило, на магнітну стрічку всі без винятку за принципом: що більше ідей, то краще. Критикувати висловлені ідеї забороняється, тому що передчасне оцінювання ідей може вбити творчий ентузіазм, особливо у неспеціалістів. Допускається уточнення та комбінування ідей.

На другому етапі всі висунуті ідеї уважно вивчають висококваліфіковані спеціалісти-експерти й оцінюють за допомогою спеціальних таблиць критеріїв, розроблених заздалегідь. Більшу частину висловлених пропозицій відкидають, а ті ідеї, які найбільшою мірою відповідають усім критеріям, передають на розробку і впровадження у виробництво.

Ефективність методу «мозкового штурмування» зменшується, якщо в групі є сильна особа, що домінує над іншими, якщо недостатня кваліфікація учасників або якщо їх дуже багато.Дозволяє одержувати нові знання, розв’язувати конкретні проблеми та ситуації, виявляти невідомі раніше властивості, закономірності така відома інтерактивна технологія колективного обговорення, як «мозковий штурм».
Мета «мозкового шторму» («мозкової атаки») полягає в тому, щоб зібрати якомога більше ідей щодо озвученої проблеми від усіх співрозмовників протягом обмеженого періоду часу, визначеного головуючим.
Під час «мозкового штурму» на першому його етапі – генерації ідей – кожний учасник вільно висуває свої пропозиції щодо вирішення поставленого завдання. Ця форма обговорення базується цілковито на дотриманні учасниками загальноприйнятих етичних норм. На першому етапі обговорення критика повністю забороняється. Після відбору кращої ідеї (другий етап) треба розділитися на дві групи – прибічників і супротивників. Вони спробують ще раз проаналізувати всі аргументи «за» й «проти» висловленої ідеї. Під час «мозкового штурму» важливо виконувати й інші правила, що сприяють підвищенню ефективності роботи. По-перше, бажано, щоб на розгляд виносилася лише одна проблема. По-друге, у процесі обговорення мають брати участь щонайбільше 12 осіб. По-третє, варто розмістити учасників по колу, щоб вони бачили одне одного й були рівноправними. Необхідно також обмежити час обговорення до 30 хв. Дефіцит часу породжує стрес і стимулює діяльність мозку.
Звичайно, велику роль у досягненні результатів під час «мозкового штурму» відіграє її керівник. Саме він має зробити все для того, щоб створити відповідну моральну й психологічну атмосферу у групі.
Головні моменти:

• Під час висування ідей чи пропозицій не пропускайте жодного, навіть, на перший погляд, абсолютно безглуздого. Якщо ви будете засуджувати співрозмовників під час висловлювання, вони зосередять більше уваги на відстоюванні своїх ідей, ніж на спробах запропонувати нові і більш досконалі.
• Необхідно заохочувати всіх до висування якомога більшої кількості ідей. Варто підтримувати й фіксувати навіть фантастичні ідеї.
• Спонукайте всіх співрозмовників розвивати або змінювати ідеї інших. Об’єднання або зміна висунутих раніше ідей часто веде до висування нових, що перевершують первинні.
• · Кількість ідей заохочується. В остаточному підсумку кількість породжує якість. В умовах висування великої кількості ідей учасники штурму мають можливість творчо пофантазувати.

· На закінчення обговоріть і оцініть запропоновані співрозмовниками ідеї.

Отже, «мозковий штурм» як колективна форма ухвалення спільного рішення розвиває зацікавленість його учасниками процесом пізнання, сприяє підвищенню активності людини, розвитку її творчого потенціалу.