Техническая и информационная поддержка

Несомненно, организаторы должны позаботиться о техническом и информационном обеспечении семинара. Для начала следует заранее заказать удобную аудиторию. Здесь многое зависит от того, какое количество участников мы ожидаем. Точно предугадать это количество сложно, но и сильно «проколоться» тоже не хотелось бы. Если приглашенные с трудом поместятся в предложенном помещении, где, вдобавок, нечем будет дышать, мы создадим им массу неудобств. Если же аудитория окажется слишком велика по сравнению с числом фактических участников, у присутствующих возникнет психологическое ощущение неудачи, несоответствия ожиданиям. Да и расходовать лишние ресурсы никому не хочется.

Далее, нужно подготовить сообразное техническое оснащение. Одним докладчикам достаточно обычной доски (но нужно позаботиться о том, чтобы она была чистой), другим – подавай флипчарт, третьи принесут с собой слайды, а четвертые уже не мыслят своего выступления без мультимедийного проектора. Скоро мы доживем и до того, когда докладчики начнут требовать разного рода электронные доски – потребности в технических средствах растут, и с этим нельзя не считаться. Должно быть подготовлено определенное количество работающих микрофонов, включая микрофоны в зале (стационарные или, лучше, переносные). Часто возникает потребность в записи выступлений для последующей расшифровки. И поскольку вопросы технического оснащения по-прежнему решаются в наших учреждениях не автоматически, следует непременно контролировать наличие требуемых технических средств, предварительно проверять их работоспособность и иметь под рукой человека, способного, как минимум, подключить аппаратуру и исправить элементарные сбои.

С информационной точки зрения важно заранее (недели за две до мероприятия) разослать участникам объявление о семинаре, в котором четко указаны время и место его проведения, тема и основные докладчики. Желательно приложить схему проезда и совершенно необходимо – координаты человека, с которым можно оперативно связаться по любому поводу. А поводы неизбежно возникают.

К объявлению хорошо бы приложить программу семинара (пусть даже предварительную), если она выходит за рамки одного основного доклада. При этом желательно избежать распространенной болезни – рассылки списка статусных докладчиков, более половины которых впоследствии не появятся на заседании. В результате пришедшие «на имена» (а таких может быть немало), хотя и привыкшие к подобным «хитростям», чувствуют себя обманутыми. Если у нас нет окончательного согласия потенциального докладчика, то более корректный способ – проставлять против его фамилии отметку «Ожидается подтверждение» или что-либо в этом духе.

К программе желательно приложить какие-то содержательные исходные материалы – как минимум, список вопросов для обсуждения (о котором мы говорили выше), а лучше – полный текст сообщения или его презентацию, на которые будет опираться основной докладчик (это делается уже намного реже). Часто подводят сами докладчики, высылая обещанный текст в самый последний момент или не высылая его вовсе. Здесь нужно договариваться задолго до объявленной даты и осуществлять мягкое давление на докладчика.

Полученные материалы рассылаются по электронной почте, но при этом нелишне разместить их на своем сайте, дав ссылку в объявлении. При этом не следует питать иллюзии в отношении того, что участники семинара заранее ознакомятся с разосланными или вывешенными на сайте материалами. Большинство из них, к сожалению, просматривают эти материалы уже в ходе самого заседания или прямо перед ним. Но, во-первых, часть участников все же использует предоставленную возможность, а, во-вторых, сама организация обсуждения в этом случае будет выглядеть намного более солидной.

Добавим, что предварительная рассылка текстов не снимает вопроса о необходимости раздаточных материалов (хотя формально организаторы могут сослаться на то, что все было доступно заранее). Поскольку многие, повторяем, заранее эти материалы не смотрят, а высланный текст с собой прихватить, естественно, забывают, то определенное количество копий раздаточных материалов все же полезно иметь под рукой.

Несколько слов о проблеме переводов. Если планируется участие иностранцев, не говорящих по-русски, мы радуемся, что семинар получает статус международного, но возникает проблема перевода. И здесь печальный опыт показывает, что следует всячески избегать последовательного перевода. Он ужасно затягивает время, аудитория «соловеет», отвлекается, многие раздражаются, слыша допускаемые переводчиком неточности и явные ошибки (а точный профессиональный перевод встречается крайне редко). Поэтому перевод должен быть только параллельным. Если иностранцев много, нужно нанимать специальную фирму со своим оборудованием и переводчиками. Если же их единицы, лучше отсадить их в сторонку с нашими переводчиками и пусть им шепчут на ухо, чтобы не отвлекать остальных.

И вот когда все спланировано и урегулировано, приближается объявленное время семинара. Критическими для организаторов являются полчаса до его начала. Здесь нужно быть начеку и еще раз проверить, не забыта ли какая-то существенная мелочь и подстраховывать себя от сбоев. Так, например, если мы ожидаем значительно число внешних участников, недостаточно заказать пропуска (не забыв никого из приглашенных, что случается довольно часто), нужно чтобы кто-то из организаторов был на подстраховке – всегда кого-то не пропускают в здание или кто-то теряется по дороге либо не может найти аудиторию.

Наконец, когда семинар завершен, следует подумать об оформлении результатов. Если речь идет о серьезном периодическом семинаре, то можно организовать электронное и (или) бумажное издание тематической серии препринтов (Working papers), используя для этого тексты основных докладчиков, которые они по просьбе организаторов доработают по результатам семинара.

Публикация стенограмм обсуждения кажется нам зряшным расходованием ресурсов, хотя если такая стенограмма подготовлена, ее вполне можно разослать участникам. В отдельных случаях, можно делать сокращенные стенограммы, суммирующие обсуждение. Однако для публикаций, которые репрезентируют лицо и результаты семинара, тексты нужно готовить специально и желательно подвергать хотя бы частичной профессиональной редакторской обработке. И если даже тексты даются в авторской редакции, хорошо бы привлечь профессионального корректора. Больших ресурсов это не потребует. А многочисленные «ляпы» в тексте (пусть даже очень достойном) неизбежно портят впечатление у читателей.

По завершении «сериала» можно подумать и о заключительном обобщающем издании материалов. Здесь не стоит ограничиваться публикацией тезисов всех желающих, чтобы дать им возможность «отметиться», – такое издание все равно никто не будет читать. Лучше сделать ставку на ограниченное число полных текстов с гарантированно высоким качеством материалов.

Еще раз повторим, что в организации семинара (как и в большинстве других дел) в принципе ничего сложного нет, однако приходится помнить сразу о многих вещах. Упустив любую «мелочь», можно легко разрушить собственные светлые планы. Полезно несколько раз мысленно проиграть ход семинара с начала до конца: не забыто ли что-либо из важных мелочей, которые легко выпадают из поля зрения, а потом больно бьют «под ложечку» в самый неподходящий момент.

Вопросы-напоминания

· Какова цель организуемого нами обсуждения и соответствует ли формулировка темы заявленной цели?

· Каков предполагаемый состав основных участников?

· В какой форме мы предполагаем проводить семинар? Каков регламент выступлений, предполагается ли свободное обсуждение?

· Позаботились ли мы о предварительной рассылке материалов?

· Предусмотрели ли мы возможности для неформального общения участников семинара?

· Позаботились ли мы о технической поддержке семинара?

· Как мы оформим результаты семинара или серии

← Глава 7. ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ.. Заключение →