Документирование хозяйственных операций.

Первичный учёт представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения учётной информации в целях её использования для принятия обоснованных экономических решений. Любая хозяйственная операция оформляется соответствующим документом. Первичный документ представляет собой письменное свидетельство действительности совершения хозяйственной операции, подтверждает юридическую суть и законность факта её совершения. Первичные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этом альбоме, организация вправе разрабатывать самостоятельно. Такие документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа; - дата составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители в натуральном и денежном выражении; - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления; - подписи указанных лиц. Классификация документов. 1. По месту составления: - внутренние – составленные внутри организации её персоналом (накладные и др.); - внешние – поступившие в организацию из организаций, находящихся за её пределами уже в оформленном виде (счета фактуры, выписки банков). 2. По назначению: - распорядительные – содержат указания о выполнении хозяйственной операции (приказы, распоряжения); - оправдательные – оформляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после её окончания (акты и др.); - документы бухгалтерского оформления – создаются работниками бухгалтерии для подготовки учётных записей; - комбинированные – имеют признаки нескольких видов документов, например, распорядительных и оправдательных, и являются одновременно основанием для совершения хозяйственной операции и оправданием её выполнения (расходные кроссворды). 3. По способу охвата операций: - разовые – используются в бухгалтерском учёте однократно и после составления передаются в бухгалтерию; - накопительные – используются для оформления однородных операций, совершаемых организацией многократно в течение непродолжительного времени, и составляются с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов (табель рабочего времени). 4. По порядку составления: - первичные – регистрируются впервые и являются формальным доказательством выполнения операции; - сводные – составляются на основании первичных и содержат данные об операциях, ранее оформленных соответствующими первичными документами; такие документы позволяют уменьшить количество учётных записей на счетах, используются для систематизации и группировки сведений первичных документов, а также для получения обобщённых показателей. Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и существу. В процессе проверки по форме устанавливают полноту заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, чёткость и разборчивость заполнения документов. Проверка по существу подтверждает законность и целесообразность хозяйственных операций. Все документы, принятые и проверенные в бухгалтерии, подвергаются обработке, которая включает расценку (таксировку), группировку и контировку. Расценка – это арифметическая проверка показателей документа, то есть пересчёт по каждой позиции учётного документа и подсчёт общей суммы итога. Группировка – это подбор однородных документов, позволяющий делать записи данных общими итогами. На основе такой группировки составляются сводные документы. Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отражённой в документе.

Инвентаризация: порядок проведения и отражения результатов в БУ.

Инвентаризация – это сверка фактического наличия активов и обязательств с их учётными данными. Она необходима для выявления расхождения и установления реальности учётных показателей. Правила проведения инвентаризации предусматриваются в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Минфина России. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при образовании организации, перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, вследствие стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, при реорганизации и ликвидации организации, в другихслучаях, предусмотренных законодательством. В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации подразделяются на полные и частичные. Полная инвентаризация охватывает все виды средств и проводится, как правило, один раз в год на 1 января перед составлением годового отчёта. При частичной инвентаризации проверяются отдельные виды активов и обязательств, например, денежные средства в кассе, материальные ценности, основные средства, расчёты с поставщиками, покупателями, бюджетом. В зависимости от назначения различают плановые и внезапные инвентаризации. Плановая (периодическая) инвентаризация проводится по графику в заранее намеченные сроки. Внезапная инвентаризация осуществляется по распоряжению руководителя организации при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей, а также при стихийных бедствиях. Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации и утверждаемой приказом по организации. Проведению инвентаризации предшествует определённая подготовительная работа. В местах хранения ценностей материально ответственными лицами должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, а учётными работниками сделаны все записи в учёте и выведены остатки. Дебиторам направляются выписки с их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчётов. Инвентаризация проводится в отдельности по каждому месту хранения и материально ответственному лицу в присутствии материально ответственного лица. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта отражаются на счетах бухгалтерского учёта в следующем порядке: излишек ценностей приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации: Д 01, 10, 50 - К 91; недостача и порча ценностей относятся на виновных лиц, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты организации: Д 91 - К 94.

Учетные регистры.

Для систематизации и накопления информации, содержащихся в принятых к учёту первичных документах, и отражения на счетах фактов хозяйственной деятельности предназначены регистры БУ. Регистры БУ могут вестись в зависимости от принятой в организации формы учёта в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в компьютерном виде. Факты хозяйственной деятельности должны отражаться в регистрах БУ в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам БУ. 1. По внешнему виду учётные регистры делятся на: - бухгалтерские книги – представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением; все страницы книги номеруются, указывается их общее количество, что подтверждается подписью бухгалтера; - карточки – отдельные листы в виде таблиц определённых стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке; - свободные листы (ведомости) – разновидность карточек, делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах); - компьютерные распечатки представляют собой учётный регистр в виде широкой полосы бумаги, который печатается на ПК. 2. По степени обобщения производимых записей: - синтетические – записи осуществляются в обобщённом виде, как правило, кратко (без пояснительного текста) с указанием даты и номера бухгалтерской записи; - аналитические – записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счёта; - комплексные – объединяют синтетический и аналитический учёт. 3. По характеру записей: - хронологические – данные о фактах хозяйственной деятельности заносятся по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам; - систематические – предназначены для группировки однородных операций и записи их по определённой системе на бухгалтерских счетах, то есть систематизировано; - комбинированные – сочетающие систематические и хронологические записи. Фиксация фактов хозяйственной деятельности в учётных регистрах называется разноской. Она проводится на основе контировки документов (указания корреспондирующих счетов). Наиболее распространённой является запись в комплексные регистры синтетического и аналитического учёта; в конце месяца делаются итоговые записи в систематический регистр синтетического учёта – Главную книгу. По окончании месяца во всех учётных регистрах подводятся итоги записей всех операций. Затем сверяются результаты записей в синтетических и аналитических учётных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам.