Оценка объектов учета. Действующий порядок оценки статей бухгалтерской отчетности.

Оценка хозяйственных средств(имущества)–способ выражения их в денеж.измерении.Она является элементом метода БУ,поскольку без денеж.измерения нельзя получить обобщающие показатели.От правильности и достоверности оценки имущества зависит использование инф-ии для анализа финанс.положения предприятия. Принципы оценки хоз.средств организаций определены Законом о БУ и Положением о БУ и отчётности в РФ,Положением по БУ«Бух.отчётность организации»(ПБУ 4/99). Эти принципы едины для всех организаций: 1)В балансе все виды имущества(хоз.средств)отражаются по фактической себестоимости,т.е.в сумме фактически произведённых расходов в валюте РФ–рублях.2)Опред.виды средств в балансе отражаются в нетто-оценке,т.е.за вычетом сумм по регулирующим счетам. К регулирующим счетам,кот.ведутся к конкретным основным счетам,относятся следующие счета: 02«Амортизация осн.средств»,05«Амортизация нематер.активов»,59«Резерв под обесценение финанс.вложений»,63«Резервы по сомнительным долгам»,14«Резерв под снижение стоимости матер.ценностей»,81«Собственные акции, выкупленные у акционеров».Применение этих принципов позволяет соблюдать в учёте реальность оценки хоз.средств.

Действующий порядок оценки важнейших видов средств (имущества): 1)Нематер.активы отражаются в учёте по первоначальной ст-ти,включающей в себя затраты на их приобретение,изготовление и доведение их до состояния,в кот.они могут быть использованы в производственном процессе.Амортизация немат.активов учитывается отдельно.В балансе немат.активы отражаются по остаточной ст-ти (это разница м/у первоначальной стоимостью и суммой амортизации немат.активов).2)Осн.средства учитываются по первонач.(восстановительной)ст-ти,т.е.по фактическим затратам на их приобретение,сооружение и изготовление. Амортизация осн.средств учитывается отдельно. В балансе осн.средства показываются по остаточной ст-ти.3)Финанс-е вложения учитываются по фактич.затратам для инвестора,т.е.по первонач.ст-ти.Т.е.в сумме фактических затрат для инвестора.Финанс.вложения в акции,облигации и др.ценные бумаги оцениваются в балансе на конец отчётного периода по текущей рыночной ст-ти.Разница м/у балансовой и рыночной стоимостью учитывается как прочие доходы или расходы.По видам финанс.отчётов,по кот.рыночная ст-ть не опред-ся,в балансе показывается разница м/у балансовой стоимостью и суммой резерва под обесценение финанс.вложений,которая учитывается на регулирующем счёте59«Резервы под обесценение финанс.вложений».4)Сырьё, материалы, топливо, запасные части, тара, покупные п/ф и комплектующие изделия отражаются в учёте и балансе по фактической себестоимости.5)Незаверш-е произ-во в массовом и серийном производствах в балансе может отражаться в трёх вариантах оценки:*)по плановой(нормативной)производственной с/с;*)по прямым статьям расходов;*) по ст-ти сырья,материалов и п/ф.При единичном производстве продукции незаверш-е произ-во отражается в балансе по фактическим производственным затратам.6)Расходы будущих периодов отражаются в балансе отдельной строкой. 7)ГП отражается в балансе по фактической или нормативной(плановой)производственной с/с. 8)Товары учитываются и показываются в балансе по покупательной ст-ти.БУ должен соблюдать реальность оценки имущества предприятия.В связи с этим товарно-материальные ценности в случаях снижения в течение года на них цен или морального устарения должны показываться в балансе на конец отчётного года по цене возможной реализации.Разница в ценах относится на убытки предприятия или списывается за счёт созданного резерва под снижение ст-ти матер-х ценностей,учитываемого на счёте 14«Резервы под снижение ст-ти матер.ценностей»-счёт регулирующий.9)Остатки валютных средств на валютных счетах,краткосроч.ценные бумаги, дебиторская и кредиторская задолж-ть,др. денеж.сред-ва в иностранных валютах отражаются в балансе в валюте РФ в суммах,определяемых путём пересчёта иностр.валют по курсу ЦБ РФ,действующему на последнее число отчётного периода. 10)Расчёты с дебиторами и кредиторами отражаются в учёте в суммах,вытекающих из бух.записей предприятия и признаваемых им правильными.В балансе дебитор. задолженность показывается за вычетом резерва по сомнительным долгам,который учитывается на регулирующем счёте 63«Резервы по сомнительным долгам». Резерв образуется в конце отчётного года за счёт прибыли по результатам проверки дебитор. задолженности для покрытия долгов сомнительных и неплатёжеспособных дебиторов.Неиспользованные в течение отчётного года суммы резерва по сомнительным долгам присоединяются к прибыли отчётного года. Т.о, главной целью БУ является полная,реальная и достоверная оценка имущества предприятия.

Понятие о калькуляции.

Калькуляция–это способ исчисления себестоимости(с/с).Она тесно связана со всеми др.элементами метода БУ и прежде всего со счетами.Для исчисления с/с используются суммы различных затрат,показанных на счетах БУ.При помощи калькуляции определяется с/с самых различных объектов:производственных запасов,изготовленных готовых изделий,выполненных работ и оказанных услуг,реализованной продукции.С целью определения с/с всех этих ценностей подсчитываются затраты,произведённые в процессах снабжения,произ-ва,реализации.Данные,полученные при расчёте фактической с/с, использ-ся для управления и контроля организацией производственных затрат.Калькуляция составляется как в целом на объект(т.е.определяется с/с всего кол-ва заготовленных материалов,изготовленных изделий,реализованной продукции),так и на единицу,напр,на 1 кг.приобретённых материалов,на 1 шт. выработанных изделий,на 1 шт. реализованной продукции. Основой правильного составления калькуляции явл-ся рациональная группировка затрат,составляющих с/с,достоверный подсчёт затрат на калькулируемый объект.Рациональность группировки опред-ся её эк.и практической целесообразностью.Группировка затрат мб выполнена по разным признакам:по видам расходов,по видам продукции,по месту возникновения и т.д. По видам различают элементы и статьи затрат. Элементы затрат показывают,«что» затрачено на данный объект.Группировка по элементам затрат исп-ся для выявления всех затрат на произ-во.Элементы затрат на произ-во едины и обязательны для всех предприятий.К ним относятся:материальн.затраты(за вычетом ст-ти возвратных отходов), затраты на оплату труда, отчисления на соц.нужды,амортизация осн.фондов прочие затраты. Статьи затрат показывают,«на что» произведены затраты и дают возможность подсчитать расходы по местам их возникновения. Группировка расходов по статьям исп-ся в планировании,учёте и калькулировании с/с и выглядит след.образом: 1)сырьё и материалы;2)возвратные отходы(вычитаются);3)топливо и энергия на технологические цели;4)основная з/пл. производственных рабочих;5)доп.з/пл. производственных рабочих;6)отчисления на соц.страхование и обеспечение;7)расходы на подготовку и освоение произ-ва;8)общепроизводственные расходы;9)общехоз-е расходы;10)потери от брака;11)прочие производственные расходы.Итого: производственная с/с;12)коммерческие расходы.Всего: полная с/с товарной продукции.Достоверность подсчёта затрат на калькулируемый объект зависит прежде всего от правильности организации учёта этих затрат.Учёт затрат должен быть поставлен так,чтобы он обеспечивал чёткое разграничение их м/у теми объектами,к кот.они относятся.Такое положение достигается хорошо налаженной документацией с указанием объектов,к кот.относится расход,а также правильной группировкой затрат в системе счетов БУ,позволяющей точно устанавливать,с каким объектом связан данный расход.Особую роль здесь играет правильная организация аналитического учёта затрат,т.к.данные для калькулирования с/с непосредственно берутся из аналитического учёта. Обоснованность выбора метода распред-я косвенных расходов состоит в том,что при его выборе следует исходить из того,можно ли будет распределять эти расходы м/у объектами,с которыми они связаны,пропорционально базе, влияющей на их величину. Раздельное распределение затрат –позволяет достоверно относить затраты на калькулируемый объект.Т.о,в БУ стоимостное измерение объектов имеет огромное значение.Оно позволяет получать обобщающие показатели хоз.д-ти организаций.Калькуляция исп-тся для исчисления с/с заготовленных сырья,материалов,топлива и др.материальных ценностей,выпущенной и реализованной продукции.

 

Учет процесса снабжения.

Процесс поставки является неотъемлемой составной кругооборота капитала предприятия и заключается в обеспечении предприятия необходимыми для его д-ти средствами- сырьем и материалами, топливом и запасными частями,другими матер.ценностями в соответствии с заключенными соглашениями и договоров относительно материально-технического обеспечения предприятия.Предприятие покупает матер.ценности и оплачивает их ст-ть.Кроме того,оно оплачивает ст-ть расходов за доставку матер.ценностей на предприятии,расходы по страхованию,транспортировки,разгрузки и т.д.Т.о, фактическая ст-ть приобретенных матер.ценностей состоит из покупной ст-ти и транспортно-заготовительных расходов.Осн.задачами БУ приобретения матер.ценностей являются:•правильное и своевременное установление объемов закупки.•учет поступления матер.ценностей на предприятии.•учет расчетов с поставщиками за приобретенные ср-ва и подрядчиками за транспортно-заготовительные расходы.•определение фактической с/с закупленных матер.ресурсов.В рез-те выполнения этих задач средствами БУ формируются показатели,необходимые для управления предприятием,а именно:•кол-во приобретенных матер.ресурсов по номенклатуре.•объем и структура приобретенных матер.ресурсов.•сумма транспортно-заготовительных и других расходов.•оплата ст-ти приобретения и транспортно-заготовительных расходов. •общая ст-сть(фактическая с/с)приобретенных ресурсов.К производственных запасов с целью учета относят предметы труда,предназнач-е для обработки,переработки,использ-я в производстве и для хозяйств.нужд в течение операционного цикла.К ним относятся:сырье и материалы,покупные полуфабрикаты,комплектующие изделия,топливо,тара и тарные материалы,строительные материалы,запасные части,другие материалы.К запасам также относят малоценные и быстроизнашивающиеся предметы,товары и др.Сущность хоз.процесса,учетные задачи,необходимые для его отображения определяют модель БУ процесса снабжения и необходимые счета БУ.Для учета процесса поставок используют систему синтетических и аналитических счетов. Осн.документами,кот.оформляют процесс приобретения матер.средств,являются:договор купли-продажи,счет(счет-фактура,накладная,товарно-транспортная накладная,приходный ордер,доверенность,платежное поручение,выписка банка и др.На складе предприятия осущ-ся сортовой количественный оперативно-технический учет,кот.ведут на карточках или в книгах складского учета заведующие складом(кладовщики).Признание и первичную оценку запасов и др.вопросы учета запасов в БУ регулируются. Учет приобретенных производственных запасов на предприятии можно вести по фактической с/с,по покупным ценам с выделением транспортно-заготовительных расходов,по учетным ценам с выделением отклонений.Рассмотрим более подробно особенности ведения учета запасов по покупным ценам с выделением транспортно-заготовительных расходов (так наз.Транспортно-заготовительные расходы включ-ся в с/с приобретенных запасов или общей суммой отражаются на отдельном субсчете счетов учета запасов.Сумма транспортно-загот.расходов,обобщаются на отдельном субсчете счетов учета запасов,ежемесячно распределяется м/у суммой остатка запасов на конец отчетного месяца и суммой запасов,выбывших(использованные,реализованные,бесплатно переданные и тп)за отчетный месяц.Сумма транспортно-загот.расходов,кот.относится к запасам,выбывших опред-ся как произведение среднего процента транспортно-загот.расходов и ст-ти выбывших запасов,с отражением ее на тех же счетах учета, в корреспонденции с которыми отражено выбытие этих запасов.Средний процент транспортно-загот.расходов опред-ся делением суммы остатков транспортно-загот.расходов на начало отчетного месяца и транспортно-загот.расходов за отчетный месяц на сумму остатков запасов на начало месяца и запасов,поступивших за отчетный месяц.

 

Учет процесса производства.

Важным в процессе кругооборота капитала есть процесс произ-ва,который представляет собой совокупность операций по изготовлению продукции,выполнение работ и оказание услуг.Он осущ-ся в результате взаимод-я факторов произ-ва:средств труда,предметов труда и живого труда.Это предопределяет соответствующие расходы предприятия на произ-во продукции:затраты сырья и материалов на изготовление продукта,амортизации средств труда занятых в производстве,зп,начисленной работникам,и др.расходы,связанные с организацией и управлением процессом производства.Все расходы,связанные с производством,в совок-ти составляют производственную с/с произведенной продукции(выполненных работ,оказанных услуг).Итак, процесс производства-это процесс реализации затрат,результатом которого является продукция(работы,услуги).БУ имеет цель:осуществление учета затрат материальных,трудовых и финанс.ресурсов на производство продукции.определения объемов(кол-ва)получ.продукции(выполненных работ,оказанных услуг).расчет затрат на продукцию,произ-во которой не завершено(незаверш.произ-во).расчет ст-ти(с/с)ГП и калькулирования с/с единицы продукции.Для определения финанс.результатов отчетного периода необходимо сравнивать доходы отчетного периода с расходами,кот.были осуществлены для получения этих доходов,что соответствует основному принципу БУ-начисления и соответствия доходов и расходов.Издержки производства-это выраженные в денеж.форме текущие затраты матер,трудовых,финанс.и др.ресурсов на произ-во продукции.Расходы осущ-ся путем выплат денеж.средств или уменьшение неденежных активов.возникновения задолженности по принятым к оплате и акцептованным счетами,векселями выданными,обязательств по начисленной оплатой труда.обмена(встречной продажи)другого актива.Эти текущие расходы учитываются и планируются как с/с продукции.Для правильного определения с/с продукции в планировании и учете производственные затраты принято группировать по определенным признакам:по целевому назначению,по способу отнесения затрат,видам продукции,процессами,стадиями производства,центрам ответственности (центрами затрат и центрами прибыли).Так,по целевому назначению расходы делятся на основные и накладные.К основным относят расходы,непосредственно связанные с производством продукции и составляющие материальную основу(сырье, материалы,зп и др).К накладным относят расходы,связ-е с организацией произ-ва и его управлением(общепроизводственные расходы).По способу отнесения затрат на конкретные объекты (виды продукции,процессы,стадии и т.д.)их разделяют на прямые и косвенные.Прямые-это затраты,кот.связаны с производством опред.вида продукта. в момент совершения их относят на с/с этого продукта и отражают непосредственно в составе расходов по его производству(материалы,комплектующие,топливо,зп рабочих).Косвенные расходы,как правило,связаны с производством нескольких видов продукции,а потому прямо к с/с той или иной продукции они не могут быть отнесены.Они включаются в с/с отдельных видов продукции по определенным условным признаком,кот.позволяет определить, какая доля косвенных расходов должна быть отнесена на с/с той или иной продукции(напр, пропорционально прямым затратам,расходам по оплате труда,использованных мощностей,объема деятельности и т.д.).Косвенные расходы(общепроизводственные)по степени влияния на них объема производства делятся на постоянные и переменные.К переменным относятся расходы на обслуживание и управление производством(цехов, участков),которые изменяются прямо (или почти прямо)пропорционально к изменению объема д-ти.К ним относятся расходы на управление производством,амортизация необоротных активов,расходы на содержание,эксплуатацию и ремонт осн.средств,затраты на усовершенствование технологии и организации произ-ва и др.расходы.К постоянным общепроизводственных расходов относятся расходы на обслуживание и управление производством,которые остаются неизменными(или почти неизменными)при изменении объема д-ти.К ним относятся расходы на отопление,освещение и другое содержание помещений,оплата труда общепроизводственного персонала,расходы на охрану труда и т.д.Аналитический учет ведут в разрезе синтетических счетов по конкретным видам продукции, выполненных работ, оказанных услуг и статьям расходов,перечень и состав которых устанавливается предприятием.Суть процесса производства,учетные задачи,необходимые для его отображения определяют модель БУ процесса производства и необходимую систему счетов БУ.Основными первичными документами при отражении расходов являются:требования-накладные,накладные,наряды на выполнение работ, табели,приходные ордера,счета-фактуры,авансовые отчеты,расходные кассовые ордера,справки бухгалтерии,ведомости распределения расходов,акты приема выполненных работ и др.

25.Учет процесса реализации.

Завершающим этапом кругооборота капитала предприятия является процесс реализации, который осуществляется на основе соглашений о поставке производимой предприятием продукции. Процесс реализации - это совокупность операций по продаже готовой продукции потребителям. В процессе реализации натуральная форма продукта в результате обмена приобретает денежную форму. Процесс тесно связан с конечными результатами деятельности предприятия - прибылью и его распределением согласно планам воспроизведения.
Значение и роль процесса реализации существенно возрастают в условиях становления рыночных отношений и создание конкурентной среды. Производитель должен глубоко изучать потребности рынка с целью планирования объемов и ассортимента производства продукции нужного рынка.
Учетными задачами реализации готовой продукции, работ и услуг являются:
• обеспечение информации об объеме и структуре реализованной предприятием продукции (работ и услуг).
• учет и контроль выполнения договорных обязательств относительно поставки товарной продукции.
• учет начисления и уплаты причитающихся к объему реализации налогов и сборов.
• определение цены реализации и финансовых результатов как в целом за предприятием, так и по отдельным видам продукции, работ и услуг.
Процесс реализации, связан, с одной стороны, с отгрузкой производителем готовой продукции и передачи его покупателю, а с другой - с получением денежных средств и их эквивалентов и их зачислением на счета продавца. Выполняя учетные задачи, используют натуральные и денежные показатели. Объем реализованной продукции имеет две оценки: фактическая себестоимость реализованной продукции и цена реализации (продажная стоимость) товара. их сравнение позволяет определить финансовый результат реализации: прибыль или убыток.
Если цена реализации (продажная стоимость) реализованной продукции выше фактической себестоимости реализованной продукции, операция прибыльная, если наоборот - убыточное.
Бухгалтерский учет процесса реализации тесно связанный с налоговым учетом доходов. Поэтому важно признание момента реализации, поскольку он является определяющим для исчисления налогов. По международным стандартам бухгалтерского учета (МСБУ) предприятия самостоятельно устанавливают момент реализации и соответственно выбирают метод признания дохода: метод начисления (за моментом отгрузки продукции) или кассовый метод (за моментом поступления средств на счета в банках, кассу). Согласно налогового законодательства Украины по правилам ведения налогового учета датой увеличения валового дохода считается дата, которая приходится на налоговый период, в течение которого происходит любое из событий, произошедших ранее:
• дата зачисления средств от покупателя (заказчика) на банковский счет налогоплательщика в оплату товаров, подлежащих продаже, при продаже товаров за наличные - дата их оприходования в кассе предприятия.

• дата отгрузки товаров, а для работ (услуг) - дата фактического предоставления результатов работ (услуг) налогоплательщиком.

26.Документация: ее сущность и значение. Классификация документов.

Основой осуществления бухгалтерского учета в организации является соответствующая технологическому процессу схема движения документов. Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесении полученных данных в документ (заполнение его реквизитов). Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет.

Первичный учет — это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах, которые являются при этом не только средством оформления всех хозяйственных операций, но и одновременно и материальными носителями первичной информации.

Сбор исходных первичных данных и заполнение документов — трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-экономической работы. Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом. Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация.

Документация – один из элементов метода бухгалтерского учета, является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.

Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство на право совершение, или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Бланк документа — это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями. Кроме бланков документов, носителями учетной информации служат дискеты и диски при их обработке на ПЭВМ. Они используются в зависимости от средств автоматизации, которые применяются в организации.

Значение документации в работе организаций не ограничивается тем, что она: служит средством обоснования учетных записей; имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью; выполняют контрольную функцию, т.е. посредством документации контролируется правильность совершенных операций, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их; правовое (юридическое) значение документации. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данной организацией и другими органами и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств; выполняют аналитическую функцию, т.е. ведется текущий анализ выполняемой работы.

Классификация:

ПО НАЗНАЧЕНИЮ:

1. оправдательные (накладная, счет, кассовый ордер);
2. бухгалтерского оформления (бухгалтерская справка, расчеты);
3. распорядительные (платежные поручения, кассовый ордер, приказ о приеме на работу и зачисление в штат)
4. комбинированные (расчетно-платежные ведомости).

ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ:

1. первичные (кассовый ордер, требование, накладная, чек)
2. сводные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).

ПО СПОСОБУ СОСТАВЛЕНИЯ:

1. разовые (требования, накладные);
2. накопительные (лицевой счет, лимитно-заборная карта).

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ:

1. внутренние (накладные-требования);
2. внешние (платежные требования или поручения, выписка банка).

По порядку составления документы разделяют на первичные, ко-торые составляются на каждую отдельную операцию в момент ее со-вершения и сводные - оформляются на основании первичных однородных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтер-ского оформления, комбинированными.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные документы - отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные акты (накладные) приема/передачи и списания основных средств, нематериальных активов, доку-менты на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др. Денежные - отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассо-вые ордера и др. Расчетные г отражают расчеты организация с юриди-ческими и физическими лицами. Например: платежные поручения, рас-четно-платежные ведомости.

По способу отражения операций документы бывают разовые - применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы - со-ставляются за определенный период для отражения однородных повто-ряющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для пока-зателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др.

По месту составления документы бывают внутренними, которые составляются для отражения внутренних операций организация. Напри-мер: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др. Внешние документы г составляются за пре-делами данного организация и поступают к нему в оформленном виде. Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные на-кладные и др.

По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отраже-ние хозяйственной операции в информационной системе организация.

Форма документа определяется совокупностью показателей и их распо-ложением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей:

- наименование документа (формы), код формы;

- дата составления;

- наименование организации;

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяй-ственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

27.Требования к содержанию и оформлению документов и организация документооборота.

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенной операции. Эти сведения, являющиеся составными элементами документа, называются его реквизитами.
Реквизиты весьма различны по своему характеру. Они зависят от назначения документа и содержания тех операций, которые в нем отражаются.
Совершенно очевидно, что реквизиты документа, оформляющего, например, операцию начисления заработной платы рабочему (наряда на сдельную работу), будут значительно отличаться от реквизита платежного требования — документа, отражающего операцию продажи товаров.

Однако, несмотря на большое разнообразие содержания различных документов, в каждом из них должны быть реквизиты, необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете. Такие реквизиты называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:
а) название (приходный ордер, лимитно-заборная карта, ведомость распределения и пр.);
б) дата составления (год, месяц, число);
в) содержание хозяйственной операции и ее основание (характеристика существа выполненной операции, например, в приходном ордере — перечисление видов принятых материалов и указание номера счета, на основании которого осуществляется их оприходование; в авансовом отчете — описание произведенных расходов н ссылки на первичные документы, которыми они были оформлены» и т. п.);
давшего разрешение на совершение операции, работника, выпи, савшего данный документ, и, наконец, работников, выполнивши эту операцию).
Перечисленные реквизиты должны быть в каждом бухгалтерском документе. Остальные реквизиты определяются характером документируемых операций.
Кроме того, в необходимых случаях в документе должны указываться номер, название и адрес предприятия (организации) и стороны, участвовавшей в совершении хозяйственной операции, оформленной этим документом (в приходном ордере, в платежном требовании и др.). В накопительных документах, кроме даты составления, проставляется также и дата записи каждой хозяйственной операции, поскольку эти операции производятся в разное время.
К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования, установленные «Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций»1. В Положении особое внимание обращается на качество оформления операций. Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты.
Поскольку в настоящее время в бухгалтерском учете все больше применяются средства машинизации, Положение содержит специальные указания, касающиеся оформления документов, обрабатываемых на машинах. Эти документы также должны содержать необходимые реквизиты, которые располагаются в порядке, отвечающем требованиям машинизации (последовательность размещения, специальное выделение данных, требующих подсчета, и т. п.). Шифр (цифровое обозначение) отдельных реквизитов должен указываться в документе наряду с текстовым их описанием.
Если сводный документ составляется с помощью машин, то он должен иметь заголовок, характеризующий его содержание, и подписи лиц, подтверждающих соответствие его данных данным оправдательных документов. Когда оправдательным документом служит непосредственно перфокарта, она должна иметь все реквизиты аналогичного оправдательного документа, подготовленного ручным способом.
Выписывать документы разрешается чернилами, химическим карандашом, на пишущих машинках или другими средствами механизации. Особо строгий порядок установлен для оформления денежных документов — приходных и расходных кассовых ордеров, чеков, платежных поручений или других банковских документов. Выписка их должна осуществляться согласно Положению о ведении кассовых операций и правилам, установленным банком. Так, например, в документах на выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью. Этот порядок распространяется также и на расходные документы по ряду материальных ценностей.
Ответственность за достоверность содержащихся в документах, а также за доброкачественное их составление несут должностные лица, подписавшие эти документы (начальник цеха, кладовщик, кассир и др.).
Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Это касается всех документов, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам (заявления, доверенности и т. п.). Гашение осуществляется специальным штампом или подписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых начислялась заработная плата или делались другие выплаты.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.