Синтетичний облік матеріалів

Для обліку наявності та руху матеріалів призначений активний рахунок № 23 «Матеріали і продукти харчування», який має такі субрахунки:

№ 231 «Матеріали для навчальних, наукових та інших цілей»;

№ 232 «Продукти харчування»;

№ 233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби»;

№ 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя»;

№ 235 «Паливо, горючі та мастильні матеріали»;

№ 236 «Тара»;

№ 237 «Матеріали в дорозі»;

№ 238 «Запасні частини до машин та обладнання»;

№ 239 «Інші матеріали».

Основні бухгалтерські проводки з надходження і витрачання матеріалів наведено в табл. 3.

 

Таблиця 3 – Основні бухгалтерські проводки з надходження і витрачання

матеріалів

 

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
1. Надійшли матеріали на склад від постачальників, придбані за рахунок коштів загального фонду
— на договірну вартість без ПДВ
— на суму ПДВ	801, 802
2. Надійшли від постачальників та оприбутковані на склад матеріали, придбані за рахунок коштів соціального фонду
— на договірну вартість
— на суму ПДВ
3. Надійшли і оприбутковані на склад матеріали, придбані через підзвітних осіб
4. Надійшли та оприбутковані на склад матеріали в порядку гуманітарної допомоги
5. Оприбутковані матеріали, які надійшли від заготівлі та переробки
6. Оприбутковані лишки матеріалів, виявлені при інвентаризації		701, 702, 711
7. Списані витрачені матеріали на підставі виправдних документів	801, 802, 811
8. Передані матеріали в переробку
9. Списані нестачі матеріалів у межах природ­них втрат	701, 702, 681
10. Списані нестачі матеріалів, віднесені на винних осіб		23 641
11. Реалізовані зайві та невикористовувані матеріали	311, 321
Одночасно здійснюється запис на зменшення фінансування	701, 702, 681
12. Списані матеріали, придбані в порядку гуманітарної допомоги

 

При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема № 6 — накопичувальній відомості за розрахунками з різними установами та організаціями, № 7 — накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами та ін.

Облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в матеріальному ордері № 13 — накопичувальній відомості з витрачання матеріалів ф. № 396. Відомість складається в установах з великим обсягом кошторисів і в централізованих бухгалтеріях і ведеться протягом місяця. Записи в книгу робляться в грошовому виразі на підставі виправдних документів в кредит субрахунків рахунка № 23, у тому числі за установами чи матеріально відповідальними особами.

У невеликих установах канцелярські приладдя (папір, олівці, чорнила, стержні тощо), придбані та одночасно видані на поточні потреби установи, можуть списуватися на фактичні видатки з відображенням їх загальної суми на субрахунку № 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя». На документах, які підтверджують придбання та отримання цих цінностей, мають бути підписи осіб, які отримали ці матеріали.

Вартість витратних матеріалів на потреби установи списується за цінами придбання або за середньозваженими цінами, якщо вони купувалися за різними цінами. У разі застосування в обліку твердих облікових цін протягом місяця (кварталу) матеріали списуються за цими цінами. Щомісячно (щоквартально) обчислю­ється середній процент і сума відхилень від твердих облікових цін у розрізі субрахунків. Ці суми відхилень відносяться на ті рахунки, на які були списані матеріали за твердими обліковими цінами.

За дебетом субрахунка № 237 «Матеріали в дорозі» обліковуються матеріали, оплачені установою за міжміськими поставками на склад. Бухгалтерія повинна стежити, щоб матеріали, які знаходяться в дорозі, були підтверджені відповідними документами постачальників. При прибутті матеріалів їх вартість списується з кредиту субрахунка № 237 в дебет субрахунка № 23 «Матеріали і продукти харчування». Аналітичний облік матеріалів в дорозі ведеться в книзі кількісно-сумового обліку в розрізі окремих постачальників.

Субрахунок № 825 «Витрати на заготівлю і переробку матеріалів» призначений для обліку витрат і визначення собівартості заготовлюваних і перероблюваних матеріалів. За дебетом цього субрахунка збираються всі витрати, пов’язані з заготівлею і переробкою матеріалів, за кредитом — списується фактична собівартість заготовлених і перероблених матеріалів на підставі акта, який затверджується керівником установи. При цьому отримані матеріальні цінності оприбутковуються.

В установах, де облік матеріалів автоматизований, складають машинограми «Відомість надходження матеріалів за постачальниками»; «Відомість надходження матеріалів в розрізі субрахунків, матеріально відповідальних осіб і установ»; «Відомість витрачання матеріалів за субрахунками» та ін. Ці машинограми залежно від рівня автоматизації обліку замінюють матеріальні ордери чи слугують підставою для їх заповнення.

 

Облік продуктів харчування

Облік продуктів харчування ведеться відповідно до Інструкції з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров’я, що утримуються за рахунок державного бюджету України, затвердженої Міністерством охорони здоров’я України. Облік продуктів харчування ведеться в лікувальних закладах, школах-інтер­натах, дитячих закладах, інших установах, в яких видатки на про­дукти харчування плануються і обліковуються за кодом 1133 «Продукти харчування».

Бухгалтерський облік продуктів харчування і тари повинен забезпечити:

· повний облік надходження матеріальних цінностей, а також своєчасне відображення операцій, пов’язаних з їх рухом;

· контроль за раціональним і цілеспрямованим використанням коштів, виділених на харчування;

· контроль за збереженням продуктів, дотриманням встановлених правил оформлення їх прийняття, відпускання, за проведенням інвентаризації.

Облік продуктів харчування на складах (у коморах) є частиною сортового обліку і повинен забезпечити повне зберігання продуктів харчування і тари під час прийняття, зберігання і відпускання. Завідуючий складом (коморою) несе повну матеріальну відповідальність за прийняття, зберігання і відпускання продуктів харчування.

На відміну від інших матеріалів прийняття продуктів харчування здійснюється не тільки за кількісними показниками, а й за якісними параметрами, а тому в установах організовується контроль за якістю продуктів харчування, які надходять.

Попередня перевірка якості продуктів харчування проводиться за зовнішніми ознаками при їх прийнятті на склад (у комору) завідуючим складом (комірником) установи.

У разі сумніву щодо доброякісності продуктів харчування їх приймання здійснюється за участю дієтлікаря, дієтсестри чи чергового лікаря, за потреби певна кількість продуктів харчування направляється для лабораторного дослідження до санітарно-епіде­міологічної станції.

У разі встановлення недоброякісності продуктів харчування складається акт, а недоброякісні продукти, зазначені в акті, за висновком лікаря або санепідемстанції повертаються постачальнику.

Складський облік продуктів харчування і тари ведеться на картках або в книзі складського обліку форми № М-17. Підставою для оперативних записів в реєстри складського обліку є супроводжувальні документи постачальників (рахунки, товарно-транспортні накладні, накладні), акти прийняття продуктів харчування, а для виданих продуктів харчування — меню-вимога форми № 299, вимоги на видачу продуктів харчування зі складу (комори) за формою № 15-М3 і накладна (вимога) за формою № 434-мех.

Специфічним документом на відпускання продуктів харчування в харчоблок є меню-вимога, яка складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів і даних про кількість осіб, які харчуються. Меню-вимоги з розписками осіб про видачу і отримання продуктів харчування передаються в бухгалтерію у терміни, встановлені графіком документообігу, але не рідше трьох разів на місяць.

В установах, які мають кілька дієтстолів, відпускання продуктів харчування зі складу (комори) здійснюється за вимогою на видачу продуктів харчування форми № 45-М3, яка складається на підставі даних меню-розкладки форми № 44-М3.

Матеріально відповідальні особи ведуть також облік тари, яка надходить на склад разом з продуктами харчування. Тара, що надійшла, оприбутковується на підставі тих самих документів, що й продукти харчування. Порожня тара повертається постачальникам чи тарозбиральним організаціям, базам. Повернення тари оформляється накладними, які є документами для розрахунків за повернуту тару.

Крім складського організується облік продуктів харчування і в харчоблоках. Щоденно старші медичні сестри відділень подають дієтсестрі харчоблоку установи дані про наявність хворих, що харчуються, за станом на 9 годину поточного дня, з розбивкою хворих за дієтстолами. Дієтсестра харчоблоку складає зведені дані про наявність хворих в цілому по лікарні з розбивкою за дієт­столами і звіряє ці дані з даними медичної статистики і приймального відділення.

Щоденно на підставі зведених даних про наявність хворих, що харчуються, і затверджених норм харчування дієтсестра харчо­блоку складає для наступного дня меню-розкладку, а за незначної кількості дієтстолів — меню-вимогу.

У меню-розкладках (меню-вимогах) визначається кількість продуктів, необхідних для приготування всієї порції кожної страви. Отримання продуктів харчування зі складу (комори) для харчоблоку здійснюється за вимогою на видачу продуктів харчування зі складу (комори) або меню-вимоги.

Закладування продуктів харчування в котел виконується шеф-кухарем у присутності дієтлікаря (дієтсестри). Періодично закладування продуктів харчування в котел і вихід готових страв контролюється адміністрацією разом з громадськими організаціями.

У бухгалтерії облік надходження продуктів харчування ведеться в накопичувальній відомості з надходження продуктів харчування ф. № 300. Відомість складається в розрізі матеріально відповідальних осіб на підставі первинних документів у кількісному і сумарному виразі і є основою для заповнення меморіального ордера № 11 — зведення накопичувальних відомостей з надходження продуктів харчування № 398.

 

Таблиця 4 - Основні бухгалтерські проводки з обліку продуктів харчування

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
1. Надійшли продукти харчування від постачальника		361, 675
2. Оприбутковані лишки продуктів харчування, виявлені при інвентаризації		701, 702, 681
3. Списання витрачених продуктів харчування на підставі виправдних документів	801, 802
4. Списання природних втрат продуктів харчування в межах установлених норм	701, 702, 681
5. Списання нестач і витрат продуктів харчування за рахунок винних осіб		232, 642
6. Списання продуктів харчування на харчування працівників за місцем роботи
7. Надійшла тара		361, 675

 

Облік витрачання продуктів харчування ведеться в накопичувальній відомості з витрачання продуктів харчування ф. № 399 у розрізі матеріально відповідальних осіб. Запис у відомість здійснюється на підставі меню-вимог, інших документів. Відомість є основою для складання меморіального ордера № 12 — зведення накопичувальних відомостей з витрачання продуктів харчування ф. № 411.

Синтетичний облік наявності і руху продуктів харчування ведеться на активному субрахунку № 232 «Продукти харчування». Основні бухгалтерські проводки з

обліку продуктів харчування наведено в табл. 4.

Аналітичний облік продуктів харчування ведеться за найменуваннями, сортом, кількістю, вартістю і матеріально відповідальними особами в сортових оборотних відомостях ф. № М-44, записи в які виконуються на підставі накопичувальних відомостей ф. № 300 і 399.

Не менше одного разу в квартал здійснюється інвентаризація продуктів харчування.

В умовах застосування ЕОМ складається машинограма «Відомість надходження продуктів харчування», «Відомість витрачання продуктів харчування», «Сортова оборотна відомість», меморіальні ордери № 11 і 12.