Й етап - Підсумовування наради

Проект рішення готують до початку наради, проте учасників з ним не ознайомлюють, під час наради вносять зміни і доповнення, а потім пропонують його для обговорення і прийняття. Голова наради готує рішення на основі узагальнення думок учасників, внесених пропозицій.

Готуючи проекту рішення, треба обговорити всі принципові положення, які входять до нього, чітко зазначити, хто, коли і що робитиме, за якими критеріями оцінюватиметься результат, хто і як буде контролювати виконання рішення. До складання проекту рішення варто залучати найактивніших учасників наради, зокрема тих, чиї пропозиції увійшли до цього проекту.

Діловий документ як засіб писемної професійної комунікації. Вимоги до документа

Документ (лат. доказ) — це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.

Документи використовуються для передачі інформації у часі та просторі, тобто мають координуючу функцію.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

- бути юридично правильно оформлений;

- подавати об'єктивні відомості про події, які висвітлює базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

- бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

- бути бездоганно відредагований, мати копію та чернетки;

- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація у яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, типографським. Сукупність документів, оформлених згідно з певними правилами, називають управлінською документацією.

Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.

Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.

1. Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2. Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:

— встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

— бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

— бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;

— бланки документів повинні мати такі поля:

а) ліве — 20 міліметрів;

б) верхнє — не менш як 10 міліметрів;

в) праве й нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах.

1 — Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2 — Емблема організації, підприємства, установи.

3 — Зображення нагород.

4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКП0).

5 — Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7 — Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа.

8 — Найменування структурного підрозділу.

9 — Індекс підприємств зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.

10 — Назва виду документа.

11 — Дата.

12 — Індекс.

13 — Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14 — Місце складання або видання.

15 — Гриф обмеження доступу до документа.

16 — Адресат.

17 — Гриф затвердження,

18 — Резолюція.

19 — Заголовок до тексту.

20 — Відмітка про контроль.

21 — Текст.

22 — Відмітка про наявність додатків.

23 — Підпис.

24 — Гриф погодження.

25 — Візи.

26 — Печатка.

27 — Відмітка про засвідчення копій.

28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.

29 — Відмітка про виконання документа й направлення і до справи.

30— Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31 — Відмітка про надходження документа.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для користування, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

 

Види документів за способом викладу інформації.

Усі ділові документи за способом викладу інформації поділяються на дві групи:

1) документи з низьким рівнем стандартизації;

2) документи з високим рівнем стандартизації.

Документи з низьким рівнем стандартизації: оформлення залежить від автора; документи, у яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості, а сам спосіб викладу(добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язок між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від мовної ситуації, від певних обставин ділового спілкування(автобіографія, характеристика, заява).

Створення і опрацювання документів з низьким рівнем стандартизації складніше

Розрізняють три типи мовлення:

1.розповідь - виклад інформації у хронологічній послідовності;

2.опис - описується характер предметів(протокол);

3.міркування - спосіб викладу, у якому відкривається внутрішній зв'язок явищ(в різних актах).

Документи з високим рівнем стандартизації: документи, у яких може бути передбачений не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення і цілі речення, які передають думку, за винятком цілком конкретних відомостей, для яких у готовому бланку залишено місце.

Розрізняють два явища у документах з високим рівнем стандартизації:

1. типізація - процес створення тексту за певним зразком;

2. трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації документа на постійну і змінну із включенням постійної інформації до тексту документа(класний журнал).

 

Особливості мови документа

У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв'язків.

При підготовці тексту документа слід дотримуватись таких основних принципів: об'єктивність змісту та нейтральність тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформлюються від імені юридичної особи чи установи або її структурного підрозділу. Більшість документів складаються від третьої особи, при чому займенник змінюється іменем.(не «я прошу», а «інститут просить»). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.

Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:

1) Дотримання норм ОДС і сучасної літературної мови.

2) Наявність слів, які вживаються в офіційних документах,

3) Використання термінів і професіоналізмів,

4) Широке вживання складних відіменних прийменників,

5) Обмеження вживання ускладнених синтаксичних побудов

6) Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

7) Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто замінювати на пасивну.

9) У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: пропоную, наказую.

10) Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний, вельмишановний.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об'єктивність. Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника та дій, які вони виконують. Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

2. Стандартність. Стандартність документів на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється.

3. Логічна послідовність. Усі частини документа логічно пов'язані.

4. Ясність викладу, точність опису. Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності.

5. Свобода від суперечностей. У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.

6. Переконливість. Забезпечується обгрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

7. Лаконічність. Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.

8. Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання.

 

Класифікація документів

Класифікація документів – це систематизація документів за певними спільними ознаками на певні групи різних порядків, яка дає можливість визначити призначення, сферу застосування певних груп документів та виробити єдині правила щодо їх складання, оформлення та роботи з ними.

Усі наявні в обігу документи можуть бути згруповані за такими ознаками:

1)за найменуванням(заява, телеграма, анкета);

2)за місцем виникнення: внутрішні(виникли в межах установи) і зовнішні(надходять з ін. установ);

3) за походженням: службові(ств. в установі) та особисті(уклад. окремими особами);

4)за призначенням: розпорядчі(накази), статусні(правила), виконавчі, інформаційні;

5) за структурними ознаками або за формою - регламентовані(стандартні) та нерегл.(нестандарт.);

6)за напрямком: вхідні й вихідні;

7)за строками виконання: звичайні, безстрокові, термінові й дуже термінові;

8)за змістом інформ.: документи з адміністративних питань, бухгалтерського обміну, підготовки й установки кадрів, фінансово-кредит. операцій;

9)за стадіями створення: чорнові, оригінальні, копії;

10)за ступенем гласності: звичайні, секретні, для службового користування;

11)за строком зберігання: постійного й тимчасового зберігання;

12)за юридичною силою: справжні й підроблені;

13)за технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом;

14)за носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.