Характерные признаки организации.

Сложные организации независимо от их конкретного назначения имеют общие признаки:

1. обособленность внутренних процессов.

2. цель - направление деятельности, для реализации которого и формируется организация.

3. Разделение труда (горизонтальное – разделение сфер деятельности и компетенции, вертикальное – связанное с отделением работы по координированию действий от самих действий).

4. необходимость и наличие управленческого органа, который организует и направляет деятельность людей для достижения поставленных целей.

5. должна иметь место организационная культура, т.е. в любой фирме, организации должна быть совокупность норм, правил, ценностей, определенное поведение людей в организации, этика.

6. возможность в необходимых пределах осуществлять саморегулирование своей деятельности.

 

III. Организационные структуры управления

Организационная структура: структура управления (ОСУ) и производственная структура

Организационная деятельность – это процесс создания организационной структуры, которая дает людям возможность эффективно взаимодействовать и работать вместе для достижения общих целей. Таким образом, в общем случае под организацией понимается упорядоченное состояние элементов целого и процесс их упорядочивания. Любая организация в процессе своей деятельности выполняет ряд функций. При построении организационной структуры необходимо перечислить все функции организации, определить подразделения и должности, которые их могут выполнять, а затем закрепить каждую функцию за конкретным подразделением. Между структурой управления и организационной структурой существует тесная связь. Организационная структура или структура организации отражает принятое в ней разделение нами и людьми. Структура управления создает механизмы координации, обеспечивающая эффективность достижения общих целей и задач организации. Как правило, изменения в организационной структуре предприятия (объединение, слияние и т.д.) вызывает необходимость соответствующих перемен в структуре управления. Частью организационной структуры является его производственная структура, обеспечивающая построение операционной (производственная) подсистемы. Такое соответствие между организационной и производственной структурами объясняется тем, что в целостной системе называется организация. Укрупнено можно выделить 2 подсистемы:

- управляемую (операционную, производственную)

- управляющую,

каждая из которых имеет свои особенности построения.

Структуру объекта управления называют организационной структурой производства или производственной структурой. А структуру субъекта управления называют организационной структурой аппарата управления.

Производственная структура – совокупность основных, вспомогательных и обслуживающих подразделений предприятий.

Принципы построения ОСУ

Существует ряд признаков, по которым можно судить о необходимости перепроектирования структуры (реорганизация):

1. Появление серьезных и крупных конфликтов в организации (между отделами, между любыми базовыми целями и задачами и др.)

2. Необходимость вовлечения высшего менеджмента в решение проблем на низших уровнях управления.

3. Трудности в координации деятельности различных групп в результате изменений и развития организации (предприятия).

4. При возникновении кризисных ситуаций и игнорирование проблем в следствии того, что сферы ответственности не были четко обоснованы.

5. В случае, если у лиц, работающих в организации возникает неясность, относительно их заданий (целей работы, информации).

Для преодоления этих явлений при проектировании ОСУ нужно соблюдать ряд принципов:

1. Принцип единства распорядительства и персональной ответственности. Исключает двойственность подчинения и возможность получения противоречивых указаний.

2. Соответствия звеньев, групп в организации функциям управления и четкое разделение функций.

3. Принцип установления четких границ между линейным и функциональным руководством.

4. Соблюдение норм управляемости (должно быть ≤ 6,7 подчиненных у одного человека).

5. Принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица.

6. Принцип минимизации ступеней управления (меньше бюрократии и больше гибкости).

7. Сосредоточение на каждой ступени всех необходимых функций управления.

8. Принцип рационального сочетания централизации и децентрализации выполнения функций.

9. Принцип гибкости. В том, числе желание модифицировать себя.

10. Принцип экономичности. Реагировать на изменение внутренней и внешней среды с наименьшими издержками.

Методы построения ОСУ

Изменение ОСУ или их построение вновь требует учета изменения факторов внешней и внутренней среды. Так, например, Веханский и Наумов указывают на влияние таких групп факторов как:

- технология работы в организации;

- стратегический выбор руководства в отношение целей организации;

- поведение работников.

Кроме того существует ряд факторов, которые ведут к усложнению ОСУ, либо наоборот позволяют ее упростить. Например, к осложняющим функциям организации относятся рост объема продаж, рост номенклатуры, рост сложности продукции, комбинировании производства. А к упрощающим: унификация продукции, специализация, кооперация, развитая инфраструктура региона.

При построении ОСУ используется ряд методов:

1. Системный подход и как следствие из него синтез элементов организационной структуры (метод структуризации целей, программно-целевой метод), а также применение ситуационного подхода для выбора характеристик организационной структуры.

2. Нормативный метод (из него берется метод функционального моделирования и метод аналогий. Метод аналогии означает: выработка на основе анализа передового опыта типовых структур управления для предприятий, функционирующих в сходных условиях).

3. Метод параметричности (организационного) моделирования. (Разработка формализованных математических, графических и машинных описаний, распределение полномочий и ответственности в организации с тем, чтобы на основе четко сформулированных критериев оценить степень рациональности организационных решений).

4. Метод рационализации, технологии, организационных процессов.

5. Метод организационных изменений системы управления.

6. Экспертный метод.(Изучается организация, выявляются «узкие» места в работе аппарата управления и вырабатываются рекомендации, исходя из мнений экспертов и обощения передового опыта в области организации управления).

В итоге последовательность действий при проектировании организационной структуры:

1. Деление организации на широкие блоки, соответствующие важнейшие направления ее деятельности по реализации стратегии. Формирование подразделений, занимающихся производством (цехов, участков) и управляющими функциями (отделами, службами).

2. Установление соподчиненности руководителей различных подразделений, при необходимости дальнейшее их деление на более мелкие организационные подразделения.

3. Установление должностных обязанностей как совокупности определенных задач и функций, закрепление их за конкретными лицами.

Выбор ОСУ

Важнейшая проблема организации – выбор рациональной структуры управления. Структура управления – это состав подразделения аппарата управления, формы их специализации, взаимосвязи, определяющая отношение их соподчиненности как по вертикали, так и по горизонтали. Основные элементы организационной структуры ОСУ – подразделение (звено) управления, ступень управления, связь между органами и работниками управления, наделенными определенными функциями. Связь обеспечивает взаимодействие элементов организационно структуры, ориентированность на достижение заданных целей. ОСУ можно определить как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой управление осуществляется путем выполнения соответствующих функций, ориентированных на достижение намеченных целей. При разработке ОСУ необходимо:

- определить задачи организации в соответствии с миссией и целями;

- увязать задачи с системой функций, полномочий и ответственности по вертикали – иерархия управления;

- организационно оформить связи по горизонтали управления, что обеспечит координацию деятельности подразделений, решающих общие задачи по обеспечению рационального соотношения централизации и децентрализации;

- приспособить содержание потоков информации и каналов их движения к потребностям, связанным с принятием решений.