Бақылау басқару функция ретінде

Бақылау жоспарлау процесін аяқтап,жаңа жоспарлау шешімдеріне бастама болады.Тиімді басқарудың — жоспарлау және ұйымдастыру сияқты функциялармен үнемі байланысты болуы керек. Б ақ ы л а у ф у н к ц и ясы н ы ң н әти жесі жоспардың айта құру,ұйымның басқару құрылымын ж етілдіру, мадақтау жүйесін жақсарту, т.б. түрінде болуы мүмкін.

Бақылау функциясын іске асыру, бірін іден, есеп және есеп беру ж үйелерін ұйымдастыруға негізделеді. Тиісті бухгалтерлік ж әне қаржылық қызметтер орындары ақпаратты жинап өңдейді, бұл ақпарат бұрынғы ж е тіс т ік т е р д і сипаттайды , мақсаттарды белгілеуге қажет үрдістерді айқындайды , жоспарлар мен норма- ларды , сонымен қатар нақты мәліметтерді жоспармен салыстыруға, т.б. ақпараттарды ж еткізеді.

Бақылау түрлері. Бақылаудың үш түрін ажыратуға болады: алдын ала бақылау, күнделікті бақылау, кейінгі бақылау.

Алдын ала бақылау шешімдердің дайындалуын бақылайды. Бұл процесте бақылау өкілеттілігі орган мен бөлімшелердің бекітілген ережелер мен нормативтерге сөйкестігін анықтайды. Алдын ала бақылау негізгі бақылау түрі болмауы керек, өйткені пайдалы ыңпалымен қатар, егер де оған көп көңіл болінсө, теріс қырымен де көрінуі мүмкін.

Күнделікті бақылау алдын ала бақылауға қарағанда маңызды орын алады. Бір жоспарды орындау кезінде көптөгөн жағдайлар себебінен жоспарды өзгертуге тура келеді. Осы себептерді уақытында анықтау күнделікті баңылаудың негізгі міндетіне жатады. Бастықтың ең бірінші міндеті алдына қойған мақсатқа жету болады. Күнделікті бақылаудың міндеті мақсаттарды орындау мүмкіншіліктері мен құралдарын тауып, оларды нақты жағдайлармен байланыстыру болады.

Әртүрлі деңгейдегі басшылардың жұмысында кейінгі бақылау маңызды орын алады. Оның негізгі құралдары болып ж ұмыстың нәтиж есі  және құрылымдық бөлімшелердің тиісті есеп беруі саналады. Бүл бақылаудың түріне шешімді орындауын тексеруге қатысты сұрақтардың барлығы кіреді. Кейінгі бақылау ең толық және жан-ж ақты қамтитын бақылау болып табылады. Бірақ бұл бүрынғы істелген жұмыстың өзгеруіне ешқандай ықпал ете алмайды, сондықтан оның қорытын- дысын дұрыс баға беруге және болашақта істелген жұмыстардың тиімділігін көтеруге қолданады.

Бақылау әдістері. Бағыныштылардың іс-қимылын бақылайтын әдістердің көптеген түрлері бар. Соның ішінде кең таралғандары:

1. Есеп беруді тексеру.

2. Үлгі.

3. Тіркеу және есеп беру.

 4. Шектеуді орнату (шектелген мерзімдер).

 5. Ережелер мен процедураларды орнату.  

6. Бюджеттер (қаржылық сметалар)

7. Ұялту.

 8. Тәртіптік шаралар.

 Алдыңғы алты әдіс бақылаудың дұрыс әдістері ретінде, қалған екеуі теріс ретінде қарастырылады, бірақ бұл әрқашан да бұлай емес.

 1 ' Есеп беруді тексеру. Басшының өзіне бағынышты адамдарды қадағалауы оларға үлкен ықпал жасайды. Ең  бастысы, басшы өзінің тексеруін жоспарлы жөне жүйелі түрде жасауы керек. Басшы бағыныштыларымен жиі сұхбаттасып тұруы керек. Әрине, жай «ңгімелесу, әзілдесу Үшін емес, қажетті тексерулерді жүргізу үшін.

Басты қиыншылық - бұл әр түрлі тексерулерден бір тұтастың құру. Бүл мақсатқа ревизия жуйесі жақсы көмектеседі, осының арқасында бағыныштылар абай болады, қате жібермеуге тырысады және компанияға қарсы қылмыс жасауға мүмкіндік туғызбайды. Сондықтан көптеген компаниялар тұрақты ішкі  р ев и зи я жүйесін енгізеді.

 Үлгілер. Басшы-лидер көп жағдайда бағыныштыларына үлгі болып, өнеге көрсетуі қажет, соның өзі бақылау жұмысына көмегін тигізеді. Кейбір жағдайда бас­шы топтың таңдаған үлгісі ретінде әсер жасайды. Мы­салы, өзі станокта жылдамдықпен істей алатын шебердің өзіне қарасты жұмысшыларға талап қоюы қолынан мұндай іс келмейтін шеберге қарағанда орынды. Неме­се жоспарлау қолынан келетін басшының бағыныштыларын жоспарлауға мәжбүр етуге мүмкіншілігі бар.

Тіркеулер және есеп берудің бақылау үшін үлкен құндылығы бар, бірақ олар тым көп болып, жалықтыра тын жөне көп уақыт қажет ететін болуы мүмкін. Көпте­ген ұйымдарда есеп беру құралмайды, ал тіркеулер талқыланбайд ы .

Шектеуді орнату. Бағыныштыларға шешім қабыл- даған жағдайда белгілі шектеулер қойып, арнайы рұқсатсыз олардан тыс шықпауы керек. Мысалы, ұсақ статьялар бойынша хатшыға ақша жұмсауға рұқсат беріп, бірақ 5 доллардан шығын асатын болса, онда басшысымен кеңесу қажет. Сауда жасау агентіне арнайы санкциясыз 10 ООО долларға дейін келісімдер жасауға рұқсат беріп, ал одан жоғары болатын келісімдерге алдын ала рұқсат алу қажет.

Осы жолмен бақылайтын басшы қаражатты оңды-со ды пайдаланудан сақтайды.

Ережелер, нқсқаулар мен процедураларды орнату. Жоспарларды, нұсқаулар және процедураларды орн тып басшы белгіленген жұмыс тәртібінің үлкен бөлігін бақылап, бағыныштыларын дұрыс дағдыларға үйретеді. Ережелер көп жағдайда тыйым салынған іс-әрекет тү лерін анықтайды, егер олай жасамаса, тәртіп орнатуға кеткен күш -жігері зая болады немесе  қызметкерлер өміріне қауіп төнуі мүмкін.

Орнатылған нұсқаулар жүмысшыларға әр түрлі жағ- дайларда не істеу керектігін белгілейді. Мысалы, сату квотасы — бұл орнатылған нүсқаулар формасы. Өзінің квотасын сата алмаған комиссионерлер сауда директорының назарын өзіне аударады, ал ол өз жағынан жағдайды түзетуге тырысуы мүмкін.

Орнатылған тәртіп (процедура) оқиғалар тізбегін белгілейді, бүл тәртіп бойынша ұйым мүшелеріне берілген жағдайда не істеу керектігі беріледі. Мысалы, қызметкерлердің жұмысқа шықпауын бақылауды жеңілдету үшін әр адам жұмысқа шықпаған себебін белгілі уақытта айтып хабарлау керек. Содан кейін бұл факт ресми түрде тіркеледі, статистикалық есепке алынады , бұл мәлімет тиісті қызметшіге белгілі болады, т.с.с.

 Қаржыльіқ сметалар (бюджет) — бүл тек нәтижені және жоспардың дұрыс орындалуын бағалайтын құжат емес, сонымен қатар бақылау қүралы болып саналады.

Қаржылық смета арқылы бақылау іс-өрекетінің белгілі шегі орнатылғаны байқалады. Бюджетпен жасалған шектеулер айқын болмаған күннің өзінде, бюджет әкімшілік шешімдерін бақылап отырады. Басшы өзінің бюджетінен аса жұмсаса, ол қосымша қор сұрауы тиіс. Бұл жағдайда ол сынға түсуі мүмкін, өйткені ол нашар жоспарлаған; егер ол қорларды толық жүмсамаса, ол 16-175 бөлінген қаржыны орнымен жұмсамағаны үшін және тиімсіз жоспарлағаны үшін тағы да сөгіске жығылады. Ол өз мүқтаждарының нақты сметасын жасауға ұмтылу керек’ себебі, егер дәл керегінен өте жоғары талап етсе, онда оның бюджетін тез арада қысқартып тастайды* Егер ол қажетінен аз сұраса, онда ол да білініп қалады да’ жоғаРы басшылар неге ол нақты мақсатқа бағыт талған және орынды бағдарлама жасай алмайды екен деп білгісі келеді.

Ұялту. Ұялту - бақылауда теріс тәсіл деп танылады. Ал басшылардьщ көбі негізінен бақылаудың оң тәсілдерін қолдауды қалайды. Бірақ кей жағдай жақсарар ма екен Деп  теріс әдістерін де байқап көру керек. Егер ол жақсарса, ұйым одан тек қана ұтады. Егер жақсармаса, онда одан да қатал шараларды қолдануға болады. Мысалы, жұмыс уақытында жұмысқа келмейтін қызметкер, егер ол есеп беру және тіркеу процедуралары бар екендігін жене бастығына оның тәртібі ұнамайтындығын білсе, тәртіпті болуға тырысады. Кейбір жұмысшылар тез түзелуге ниет білдірмейді және тұрақты қыдырымпаз болып кетуі мүмкін. Бұл жағдайда басшы ауызша немесе жазбаша түрінде үялтып сөгу керек. Кадрлар бөлімі бөлімдер басшыларына мұндай тәртіпсіздік жалғасса, ол қызметкерді жұмыстан босатуы мүмкін екендігін ескертуі тиіс. Содан кейін қызметкерге өз тәртібін өзгерту керектігін түсіндіру керек. Ұялту барлық жүмысшылар, басшыларға көбінесе ұнамайды. Сондықтан өр басшы бұл ықпал жасау құралын өте шебер қолдануға міндетті.

Тәртіп жөніндегі шаралар. Ұялту - бүл тәртіп шараларының тек бір түрі. Ұялту - тәртіпке шақыру шарал рының жұмсақ түрі, тек кейбір жағдайларда ғана көмектесуі мүмкін, бірақ сонда да кейбір уақытша жұмыстан аластату немесе жұмыстан босату секілді қатаң шаралар қолданылатын жағдайлар да болады.