Шаг 6. Получить от работников документы и информацию об отсутствии и оформить необходимые кадровые документы

 

Прежде всего необходимо оформить приказы на отпуск, о командировке, заполнить листы нетрудоспособности и подготовить иные документы об отсутствии работников. Как правило, современный кадровый и табельный учет ведется автоматически в специальных программах. Все документы об отсутствии проводятся в этих программах для автоматического ведения табельного учета. Но если это не так для вашей организации, придется работнику, ответственному за кадровый учет оформить необходимые приказы вручную.

 

После того, как подготовительная работа выполнена можно приступать непосредственно к учету рабочего времени.

 

Шаг 7. Заполнить табель учета рабочего времени

 

Согласно Постановления Госкомстата для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено: в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

 Явки и отсутствия работников заполняются с использованием условных обозначений- кодов, которые могут быть буквенные или числовые на выбор организации. Условные обозначения предусмотрены в Постановлении Госкомстата.

 Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). Как правило, компании применяют метод сплошной регистрации. Если вы используете программу для ведения кадрового учёта, то программа автоматически проставит 8-часовой рабочий день. Но если вы не провели какие-то кадровые документ об отсуди- например, приказы на отпуск. В этом случае программа автоматически проставит соответствующий код.

 

Обратите внимание

Обычно программы для ведения кадрового учета требуют специального заведения вручную в программу графика для тех работников, график которых отклоняется от стандартной 40-часовой рабочей недели и 8-часовог рабочего дня.

 

Не забудьте указать в форме Т-13 ФИО и табельный номер каждого работника. Если работник работает еще и по внутреннему совместительству, то строчки в табеле должно быть две – одна для основной работы, другая для совместительства. Работники указываются в алфавитном порядке.

 

Важно

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

 

Если Вам приходиться заполнят табель вручную, по условные обозначения(оды) лучше распечатать и сверяться с ним каждый раз при заполнения табеля. Вот никоторые из наиболее часто используемых кодов.

 

Наименованием	Буквенный код	Числовой код
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Служебная командировка	К	06
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Отпуск по беременности и родам	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы	ДО	16
Временная нетрудоспособность	Б	19
Прогулы	ПР	24
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Неявки по невыясненным причинам	НН	30
Отстранение от работы без начисления заработной платы	НБ	35
Сверхурочные часы	С	04

 

После заполнения строк по всем работникам, не забудьте проставить наименование организации, ФИО подписывающих лиц, даты подписания, номер табеля, дату составления табеля.

       Номер табеля удобно проставлять по номеру месяца – 1, 2, 3 и т д. Дату заполнения табеля можно проставлять как последнюю дату табелиуемого месяца, так и даты следующего месяца, но не позже 15 числа следующего месяца, ведь именно до этой даты должна быть выплачена заработная плата за предыдущий месяц (ст.136 ТК РФ).

Обратите внимание

Табель следует заполнять два раза в месяц, ведь заработная плат выплачивается каждые полмесяца (ст.136 ТК РФ), и каждый раз она должна выплачиваться за фактически отработанное время (письма Минтруда РФ от 21.09.2016 № 14-1/В-911 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802‑6‑1).

 

Шаг 6. Подписать табель

 После заполнения табеля (вручную ил автоматически необходимо распечатать и подписать бумажные варианты у должностных лиц.

 Дата подписания табеля должностными лицам лучше, чтобы дата подписания совпадала с датой составления табеля, но это не является обязательном. Все графы подписывающих должностных лиц должны быть заполнены. Если вы ведете кадровый учет и составляете табель, то вы подписывается и в графе «ответственное лицо» и «руководитель кадровой службы». Если у работника не руководителя отдела, то вместо руководителя структурного подразделения подписывает генеральный директор.

Ошибка

 Некоторые организации не распечатывают табели. Это является ошибкой. Табели - это первичными учетными документами и должны храниться в распечатанном виде. И инспектор ГИТ, и налоговый инспектор проверят их именно на бумажном носителе со всеми необходимыми подписями и реквизитами.

 

Пример