Шаг 2. Определить форму, используемую для учета рабочего времени

 

Наша справка

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства, в том числе для учета рабочего времени, были утверждены Постановлением Госкомстата. Согласно п.2 данного Постановления их применение носило обязательный характер.

Но с 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете». В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. Поэтому организация вправе применять свои формы документов.

Однако согласно Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов. При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты России (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметил, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением N 1. Таким образом, полагаем, что можно сделать вывод об обязательном использовании именно форма Т-12 или Т-13 для учета рабочего времени.

 

Чаще всего организации используют унифицированную форму Т-13, рекомендуем использовать данную форму для учета рабочего времени. При этом не запрещается изменить форму, например, дополнять дополнительными графами и столбцами, не удаляя при этом имеющиеся.

 

Шаг 3. Установить рабочие часы работников

 

Скорее всего это уже было сделано в начале работы организации. Но если организация только начала работу или до этого просто «не доходили руки», сейчас самое время — это сделать. Ведь невозможно вести учет рабочего времени, если работник не знает, в какие дни и часы он должен являться на работу.

Рабочие часы должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка (ст.189 ТКР Ф). Если у кого-то из работников они отличаются от установленным в ПВТР, то рабочее время следует указать в трудовом договоре (ст.57 ТК РФ).

Также встречаются варианты, когда точно определить время работы конкретных работников заранее невозможно, то есть работники работают по графикам. Это также следует прописать в ПВТР и трудовом договоре. Также необходимо составить график и ознакомить с ним работников за месяц (ст.103 ТК РФ).

Так или иначе, конкретный работник должен точно знать начало и окончание своей работы, время перерыва, чередование рабочих и выходных дней. Иначе возможна споры, например, когда работник думал, что у него сегодня выходной и не вышел на работу, а работодатель решил, что работник прогулял работу. Такие случаи встречаются в судебной практике, и тогда суд рассматривает и ПВТР, и трудовой договор, и графики, с целью определить знал ли работник часы и дни явки на работу.

 Важно правильно определить колитов рабочих часов, которое должен отработать работник за месяц. Согласно ст. 37 Конституции РФ — это ограничение рабочего времени является гарантией права на отдых. Поэтому ч. 2 ст. 91 ТК РФ устанавливает, что нормальной продолжительностью рабочего времени является 40-часовая рабочая неделя.

Обратите внимание

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н устанавливает порядок расчета нормы рабочего времени на месяц, в том числе для неполного и сокращенного рабочего времени:

Норма = продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) / 5 х на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца. Для удобства кадровиков некоторые нормы уже рассчитаны и предоставлены в Производственном календаре, которым и следует пользоваться при определении рабочего времени за месяц.

 

Пример

Но для некоторых работников норму времени придется рассчитать самостоятельно, например, для совместителя на 0,25 ставки. Рассчитывать нормы рабочего времени на июль 2018 года следует так: 40 (норма рабочего времени) х 0,25 (ставка) /5 (рабочих дней в неделе) х 22 (количество рабочих дней в октябре) = 44 часа.

Внимание, ошибка! Иногда кадровики рассчитывают норму рабочего времени так: 176 (норма рабочего времени на июль при 40-часоой неделе) х 0, 25 (ставка). Такая методика Приказом №588н не предусмотрена.

 

Рабочее время может быть и меньше 40 часов, например, для работников с вредными условиями труда, для несовершеннолетних, для работников Крайнего Севера и т.д. А вот возможности увеличить 40-асовую норму рабочего времени законодательством не предусмотрено.

Что касается продолжительности рабочего дня (смены), то ТК РФ по общему правилу не устанавливает предельного значения рабочего дня, за исключением следующих случаев (ст. 94 ТК РФ):

•      несовершеннолетние в зависимости от возраста,

•      для инвалидов - в соответствии с медицинским заключением,

•      «вредники», которым ст. 147 ТК РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени,

 и некоторые иные категории

 

Таким образом, если работники не относятся к данным категориями, их рабочий день может быть более 8 часов и пределом не ограничен. Исходя из здравого смысла, продолжительность смены не устанавливается более 24 часов. Но если работнику устанавливается рабочий день большей продолжительностью более 40 часов, значит, еженедельная норма в 40 часов не может быть выполнена и это безусловный повод для введения работы по графику и суммированного учета рабочего времени. При суммированном учете рабочего времени работодатель следит за выполнением нормы рабочего времени в течение учетного периода, это может быть месяц, квартал, полгода, год (ст. 104 ТКРФ).