Шаг 1. Назначить ответственного за табельный учет

Как вести табельный учет

 У секретаря небольшой организации всегда много обязанностей- это и секретарская работа- ответы на звонки, планирования встреч, регистрация документов, и нередко это выполнение функций, не связанных с секретарской работой, например, функции завхоза- закупить канцтовары, или кадровика- оформлять приемы и увольнения, нередко секретарю поручают и функции табельщика- вести учет рабочего времени компании

 

Цитата

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч.1, 4 ст. 91 ТК РФ). В Конвенциях МОТ рабочим обозначается время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя [1].

 

Прежде всего ответим на вопрос: зачем учет рабочего времени? Разве недостаточно просто платить работникам их оклад без всяких табелей? Особенно в небольшой компании.

· Обязанность вести учет предусмотрена трудовым законодательством (91 ТК РФ). В случае проверки инспектор обязательно их запросит, и, если их не будет компанию ждет штраф до 50 тыс. рублей по ч.1 5.27 КоАП

· Табели учета рабочего времени является первичными учетными документами, их запросит и налоговый инспектор для обоснования выплат и при проверке налогообложения, их отсутствие может повлечь и привлечение к налоговой ответственности.

· Хорошо, если все работники каждый день исправно являются на работу и отрабатывают 8 часов. А если нет? Работники могут опаздывать, отпрашиваться, болеть, уходить в отпуск, уезжать в командировку, прогуливать. И во всех этих случаях оплата у них будет иная, чем оклад или ее может не быть вовсе. Бухгалтерия может рассчитать и учесть все эти нюансы, только если вы сообщите о них, форма этого сообщения- табель учета рабочего времени.

· Поддерживать дисциплину в компании также поможет табель. Ведь если работники знают, что их отсутствия отмечаются, и они могут быть уволены за прогул или при повторяющихся опозданиях, это очень дисциплинирует. Нарушения явки на работу можно связать и с премированием.

·  Кроме того, учет рабочего времени может помочь в экономических расчетах. Например, многие компании при расчете затрат считают, сколько рабочих часов затратили на ту или иную работы, чтобы, например клиентам счет выставить, в смету включить. Исходя из этих расчетов нередко проводиться и нормирование труда, и расчет численности работников

 

Итак, все компании ведут учет рабочего времени, либо опасаясь штрафов, либо желая дисциплинировать работников, либо учитывая затраты. Исходя из практики можно выделить три подхода к учету рабочего времени:

1) Некоторые компании требуют от работников явки точно в указанное в ПВТР время и уходя не ни минуту раньше и привлекают к ответственности за опоздание даже на 5 минут.

2) Другие компании отслеживают, чтобы работник отработал положенные 8 часов, и не столь важно пришел он на 15 минут раньше или на 15 минут позже, главное, чтобы он выполнил что от него требуется и в целом не нарушал трудовую дисциплину.

3) Третьи компании вообще не интересуются информацией о явки работников и системы доступа или журналы существуют лишь формально. Такие компании ориентируются на выполнение работниками поставленных задачи и целей независимо от времени из присутствия на рабочем месте.

Каждая компания принимает свои решения в зависимости от специфики детальности. Например, кассиру на кассе или продавцу в торговом зале принципиально являться точно в срок, ведь без этого не может функционировать компания. А от творческих работников - дизайнерам, программистам, консультантам работодатели нередко требуют лишь выполнения задания в срок.

Предположим, что ваш руководитель желает чтобы вы наладили табельный учет, чтобы выполнять законодательство и чтобы работники в целом не нарушали дисциплину. Давайте рассмотрим, как это сделать без ошибок.

 

Пример 1. Приказ о назначении ответственного за табельный учет.

 

Общество с ограниченной ответственностью «ЭЛЕМЕНТ»

(ООО «ЭЛЕМЕНТ»)

 

ПРИКАЗ

 

№26                                                                                                                02.07.2018

 

г. Москва

 

Об утверждении порядка ведения

табеля учета рабочего времени,

назначении лиц, ответственных

за ведение табеля

 

В целях установления единого порядка ведения табелей учета рабочего времени во всех структурных подразделениях, руководствуясь Постановлением Государственного Комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»,

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Назначить секретаря Анну Николаевну Михалову ответственной за ведение табеля учета рабочего времени.

 

Генеральный директор                                                                           И.Г. Красильникова

 

С приказом ознакомлен(ы):

 

Михалова А.Н.Михайлова 02.07.2018

 

 

Обратите внимание

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н устанавливает порядок расчета нормы рабочего времени на месяц, в том числе для неполного и сокращенного рабочего времени:

Норма = продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) / 5 х на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца. Для удобства кадровиков некоторые нормы уже рассчитаны и предоставлены в Производственном календаре, которым и следует пользоваться при определении рабочего времени за месяц.

 

Пример

Но для некоторых работников норму времени придется рассчитать самостоятельно, например, для совместителя на 0,25 ставки. Рассчитывать нормы рабочего времени на июль 2018 года следует так: 40 (норма рабочего времени) х 0,25 (ставка) /5 (рабочих дней в неделе) х 22 (количество рабочих дней в октябре) = 44 часа.

Внимание, ошибка! Иногда кадровики рассчитывают норму рабочего времени так: 176 (норма рабочего времени на июль при 40-часоой неделе) х 0, 25 (ставка). Такая методика Приказом №588н не предусмотрена.

 

Рабочее время может быть и меньше 40 часов, например, для работников с вредными условиями труда, для несовершеннолетних, для работников Крайнего Севера и т.д. А вот возможности увеличить 40-асовую норму рабочего времени законодательством не предусмотрено.

Что касается продолжительности рабочего дня (смены), то ТК РФ по общему правилу не устанавливает предельного значения рабочего дня, за исключением следующих случаев (ст. 94 ТК РФ):

•      несовершеннолетние в зависимости от возраста,

•      для инвалидов - в соответствии с медицинским заключением,

•      «вредники», которым ст. 147 ТК РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени,

 и некоторые иные категории

 

Таким образом, если работники не относятся к данным категориями, их рабочий день может быть более 8 часов и пределом не ограничен. Исходя из здравого смысла, продолжительность смены не устанавливается более 24 часов. Но если работнику устанавливается рабочий день большей продолжительностью более 40 часов, значит, еженедельная норма в 40 часов не может быть выполнена и это безусловный повод для введения работы по графику и суммированного учета рабочего времени. При суммированном учете рабочего времени работодатель следит за выполнением нормы рабочего времени в течение учетного периода, это может быть месяц, квартал, полгода, год (ст. 104 ТКРФ).

 

Пример. Форма журнал учат работников

 

Дата	ФИО	Должность	Время прихода	Время ухода	Подпись
11.07.2018	Жуков А.В.	бухгалтер	09:00	18:05	Жуков

 

 

Также следует фиксировать, если работник уходит по служебным или личным делам в течении рабочего дня. Например, иногда эти записи производятся в этих же журналах, а некоторые компании заводят специальные журналы, где фиксируются только отсутствия. Например, так:

Пример. Журнал фиксации отсутствий

Дата	ФИО	Должность	Время уходила	Время возвращения	Причина отсутствия	Подпись
11.07.2018	Жуков А.В.	бухгалтер	13:00	15:00	Отсутствие по личным вопросам с разрешения руководителя	Жуков
11.07.2018	Михайлова А.Н.	секретарь	16:00	18:00	Отправка корреспонденции в отделении почты России	Михайлова

 

Пример

 Например, можно дополнить приказ об ответном за табель следующим образом:

«2. Работникам предоставлять секретарю Михайловой А.Н. документы для оформления отсутствия на рабочем месте - заявления, в том числе на отпуск, служебные записки и т.д.»

 

Пример

Например, если организация оплачивает первую част заработной платы 20 числа, а вторую часть 05 числа следующего месяца, то скорее всего бухгалтерия потребует, чтобы вы предоставляли табель не позднее 16-17 числа и 1-2 числа. Поэтому так важно оперативно в течении месяца собирать необходимые сведения и форматировать кадровые документы. табель придется оформить за 2-3 дня!

Вопрос осложняется еще и тем, что точные даты заранее определить не всегда можно, ведь в некоторые месяца дни выплаты заработной платы могут попадать на выходные или праздничные дни. Кроме того, необходимо помнить, что при совпадении сроков выплаты зарплаты и выходных дней, зарплата должна выплачиваться в предыдущий рабочий день (ст.136 ТК РФ), это тоже может повлиять на сроки сдачи табелей. Поэтому следует обсудить с бухгалтерией, какие лучше установить сроки сдачи табеля и как их корректировать. При необходимости сроки сдачи табеля можно закреплять ежемесячными приказами, например, такими:

 

Пример. Приказ о назначении сроков предоставления табеля учета рабочего о времени

Общество с ограниченной ответственностью «ЭЛЕМЕНТ»

(ООО «ЭЛЕМЕНТ»)

 

ПРИКАЗ

 

№ 27                                                                                                    03.07.2018

 

г. Москва

 

Об утверждении сроков предоставления табеля учета рабочего времени

 

В целях своевременного начисления заработной платы

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Установить следующие сроки сдачи табеля за июль 2018 года: за первую половину – 17.07.2018, за вторую половину – 02.08.2018

2.  Секретарю А.Н.Михайловой сдать табели за июнь в указанные сроки

3. Главному бухгалтеру А.В. Марьиной принять табели в указанные сроки и осуществить проверку в течении1 рабочего дня следующего за сдачей табелей

 

Генеральный директор                                                                           И.Г. Красильникова

 

С приказом ознакомлен(ы):

 

Михалова А.Н.Михайлова 04.07.2018

Марьина А.В.Марьина 04.07.2018

 

 

Обратите внимание

Обычно программы для ведения кадрового учета требуют специального заведения вручную в программу графика для тех работников, график которых отклоняется от стандартной 40-часовой рабочей недели и 8-часовог рабочего дня.

 

Не забудьте указать в форме Т-13 ФИО и табельный номер каждого работника. Если работник работает еще и по внутреннему совместительству, то строчки в табеле должно быть две – одна для основной работы, другая для совместительства. Работники указываются в алфавитном порядке.

 

Важно

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

 

Если Вам приходиться заполнят табель вручную, по условные обозначения(оды) лучше распечатать и сверяться с ним каждый раз при заполнения табеля. Вот никоторые из наиболее часто используемых кодов.

 

Наименованием	Буквенный код	Числовой код
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Служебная командировка	К	06
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Отпуск по беременности и родам	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы	ДО	16
Временная нетрудоспособность	Б	19
Прогулы	ПР	24
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Неявки по невыясненным причинам	НН	30
Отстранение от работы без начисления заработной платы	НБ	35
Сверхурочные часы	С	04

 

После заполнения строк по всем работникам, не забудьте проставить наименование организации, ФИО подписывающих лиц, даты подписания, номер табеля, дату составления табеля.

       Номер табеля удобно проставлять по номеру месяца – 1, 2, 3 и т д. Дату заполнения табеля можно проставлять как последнюю дату табелиуемого месяца, так и даты следующего месяца, но не позже 15 числа следующего месяца, ведь именно до этой даты должна быть выплачена заработная плата за предыдущий месяц (ст.136 ТК РФ).

Обратите внимание

Табель следует заполнять два раза в месяц, ведь заработная плат выплачивается каждые полмесяца (ст.136 ТК РФ), и каждый раз она должна выплачиваться за фактически отработанное время (письма Минтруда РФ от 21.09.2016 № 14-1/В-911 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802‑6‑1).

 

Шаг 6. Подписать табель

 После заполнения табеля (вручную ил автоматически необходимо распечатать и подписать бумажные варианты у должностных лиц.

 Дата подписания табеля должностными лицам лучше, чтобы дата подписания совпадала с датой составления табеля, но это не является обязательном. Все графы подписывающих должностных лиц должны быть заполнены. Если вы ведете кадровый учет и составляете табель, то вы подписывается и в графе «ответственное лицо» и «руководитель кадровой службы». Если у работника не руководителя отдела, то вместо руководителя структурного подразделения подписывает генеральный директор.

Ошибка

 Некоторые организации не распечатывают табели. Это является ошибкой. Табели - это первичными учетными документами и должны храниться в распечатанном виде. И инспектор ГИТ, и налоговый инспектор проверят их именно на бумажном носителе со всеми необходимыми подписями и реквизитами.

 

Пример

Пример. Передаточный реестр

 

	Реестр передачи документов Отдел кадров - Бухгалтерия
№	Дата	Документ	Подпись принявшего	Подпись передавшего
1	05.07.2018	Табель за июнь 2018 года	Марьина	Михайлова

 

Резюме

 

1. Ведение табелей учета рабочего времени является обязательным согласно трудовому законодательству.

2. Оформлять табеле следует по унифицированной форме Т-13 или Т-12.

3. Оформлять табели следует 2 раза в месяц, в сроки, которые позволят выплатить заработную плату без задержки

4. Для учета рабочего времени необходимо предварительно определить конкретные часы работы каждого работника – в ПВТР, трудовом договоре или графике работы.

5. При заполнении табеля следует использовать специальные коды согласно о Постановления Госкомстат

6.  Табель заполняется на основании документов, поступивших от работников и их руководителей.

 

[1] Например, Конвенции МОТ: №30 о регламентации рабочего времени в торговле и в учреждениях (1930 г.); в №172 об условиях труда в гостиницах, ресторанах и аналогичных заведениях (1991 г.).

[2] Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

Как вести табельный учет

 У секретаря небольшой организации всегда много обязанностей- это и секретарская работа- ответы на звонки, планирования встреч, регистрация документов, и нередко это выполнение функций, не связанных с секретарской работой, например, функции завхоза- закупить канцтовары, или кадровика- оформлять приемы и увольнения, нередко секретарю поручают и функции табельщика- вести учет рабочего времени компании

 

Цитата

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч.1, 4 ст. 91 ТК РФ). В Конвенциях МОТ рабочим обозначается время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя [1].

 

Прежде всего ответим на вопрос: зачем учет рабочего времени? Разве недостаточно просто платить работникам их оклад без всяких табелей? Особенно в небольшой компании.

· Обязанность вести учет предусмотрена трудовым законодательством (91 ТК РФ). В случае проверки инспектор обязательно их запросит, и, если их не будет компанию ждет штраф до 50 тыс. рублей по ч.1 5.27 КоАП

· Табели учета рабочего времени является первичными учетными документами, их запросит и налоговый инспектор для обоснования выплат и при проверке налогообложения, их отсутствие может повлечь и привлечение к налоговой ответственности.

· Хорошо, если все работники каждый день исправно являются на работу и отрабатывают 8 часов. А если нет? Работники могут опаздывать, отпрашиваться, болеть, уходить в отпуск, уезжать в командировку, прогуливать. И во всех этих случаях оплата у них будет иная, чем оклад или ее может не быть вовсе. Бухгалтерия может рассчитать и учесть все эти нюансы, только если вы сообщите о них, форма этого сообщения- табель учета рабочего времени.

· Поддерживать дисциплину в компании также поможет табель. Ведь если работники знают, что их отсутствия отмечаются, и они могут быть уволены за прогул или при повторяющихся опозданиях, это очень дисциплинирует. Нарушения явки на работу можно связать и с премированием.

·  Кроме того, учет рабочего времени может помочь в экономических расчетах. Например, многие компании при расчете затрат считают, сколько рабочих часов затратили на ту или иную работы, чтобы, например клиентам счет выставить, в смету включить. Исходя из этих расчетов нередко проводиться и нормирование труда, и расчет численности работников

 

Итак, все компании ведут учет рабочего времени, либо опасаясь штрафов, либо желая дисциплинировать работников, либо учитывая затраты. Исходя из практики можно выделить три подхода к учету рабочего времени:

1) Некоторые компании требуют от работников явки точно в указанное в ПВТР время и уходя не ни минуту раньше и привлекают к ответственности за опоздание даже на 5 минут.

2) Другие компании отслеживают, чтобы работник отработал положенные 8 часов, и не столь важно пришел он на 15 минут раньше или на 15 минут позже, главное, чтобы он выполнил что от него требуется и в целом не нарушал трудовую дисциплину.

3) Третьи компании вообще не интересуются информацией о явки работников и системы доступа или журналы существуют лишь формально. Такие компании ориентируются на выполнение работниками поставленных задачи и целей независимо от времени из присутствия на рабочем месте.

Каждая компания принимает свои решения в зависимости от специфики детальности. Например, кассиру на кассе или продавцу в торговом зале принципиально являться точно в срок, ведь без этого не может функционировать компания. А от творческих работников - дизайнерам, программистам, консультантам работодатели нередко требуют лишь выполнения задания в срок.

Предположим, что ваш руководитель желает чтобы вы наладили табельный учет, чтобы выполнять законодательство и чтобы работники в целом не нарушали дисциплину. Давайте рассмотрим, как это сделать без ошибок.

 

Шаг 1. Назначить ответственного за табельный учет

 

Согласно Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата) табель ведется уполномоченным лицом. Для назначения уполномоченного лица необходимо издать приказ. Специальная форма такого приказа не предусмотрено, он может быть таким.

 

Пример 1. Приказ о назначении ответственного за табельный учет.

 

Общество с ограниченной ответственностью «ЭЛЕМЕНТ»

(ООО «ЭЛЕМЕНТ»)

 

ПРИКАЗ

 

№26                                                                                                                02.07.2018

 

г. Москва

 

Об утверждении порядка ведения

табеля учета рабочего времени,

назначении лиц, ответственных

за ведение табеля

 

В целях установления единого порядка ведения табелей учета рабочего времени во всех структурных подразделениях, руководствуясь Постановлением Государственного Комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»,

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Назначить секретаря Анну Николаевну Михалову ответственной за ведение табеля учета рабочего времени.

 

Генеральный директор                                                                           И.Г. Красильникова

 

С приказом ознакомлен(ы):

 

Михалова А.Н.Михайлова 02.07.2018