Внутренний контроль полноты первичных документов по отражению фактов хозяйственной жизни

Все факты хозяйственной жизни организации должны быть реальными, экономически целесообразными и достоверными. Все эти качества достигаются посредством полного и своевременного подтверждения фактов хозяйственной жизни соответствующими первичными документами. 

В соответствии с пунктами 12-22 Приказа Минфина России от 29.07.1998 г. «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» № 34н
бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов,  содержащих следующие обязательные реквизиты: наименование документа; код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание, измерители в натуральном и денежном выражении факта хозяйственной жизни; личные подписи и их расшифровки, наименование должностей лиц, совершивших факт хозяйственной жизни. Лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации.

По требованиям статьи 9. Первичные учетные документы» формы первичных учетных документов на бумажном или электронном носителе определяется самостоятельно руководителем организации в учетной политике. В организациях государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ). За исключением кассовых и банковских документов допускаются оговоренные исправления в учетном первичном документе, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление должно содержать дату исправления, фамилию и инициалы, подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление. Создание, порядок и сроки передачи первичных документов для бухгалтерского учета производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Сгруппированные по соответствующим счетам бухгалтерского учета факты хозяйственной жизни должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются самостоятельно организацией в зависимости от формы бухгалтерского учета. На современном этапе наиболее распространенной формой ведения бухгалтерского учета является автоматизированная форма, в которой предусмотрен перечень различных регистров. К примеру, оборотно - сальдовая ведомость, карточка счета, ведомость по субконто, анализ счета и другие.

Документы могут быть доброкачественные или недоброкачественные.

При документальном контроле, недоброкачественность документов можно подразделить на два вида: недоброкачественность первичных документов по форме и недоброкачественность первичных документов по существу.

1. Недоброкачественность первичных документов по форме выявляется, когда используется неутвержденная руководством организации форма или реквизиты документа не полностью заполнены.

2. Недоброкачественность первичных документов по существу выявляется если:

недоброкачественные документы содержат незаконные операции (умышленно – недопустимое действие или неумышленно - ошибка);

недоброкачественные документы, имеющие материальный подлог или интеллектуальный подлог.

В таких документах может быть поддельной подпись, искажение суммы, неправильный расчет.

Интеллектуальный подлог выявляется, когда первичные документы составлены верно, но отражают ложную операцию или недостоверные данные.

При осуществлении документального контроля осуществляется проверка отдельного первичного документа, а именно проводится формальная, арифметическая, нормативно-правовая проверка, а также проверка на реальность осуществления факта хозяйственной жизни.

При осуществлении документального контроля особое внимание следует обратить:

1. На однородность и способ заполнения первичного документа.

2. На факты дополнительных записей в первоначальный текст, кроме случаев, установленных законодательством.

3. На исправление реквизитов (за исключением документов, в которых исправлять нельзя).

4. На различия в подписях одного и того же лица в разных документах или в одном документе.

5. На сходство подписей нескольких лиц.

6. На подделку или неясный оттиск печати или штампа.

При документальном контроле групп документов чаше всего используется два приема: встречная проверка и взаимная проверка.

Встречная проверка – это проверка (сопоставление) нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в двух различных отделах, подразделениях или организациях. Например, накладная-требование, счет-фактура, товарная накладная и другие.

Взаимная проверка – это проверка (сравнение) различных по виду и характеру документов, в которых отражаются различные аспекты одного и того же факта хозяйственной жизни. Например, таким приемом можно контролировать начисление зарплаты, удержание НДФЛ из дохода, выдачу наличных денежных средств работникам организации под отчет, наличие авансового отчета, внесение в кассу остатка или погашение перерасхода.