Основные формы комплектования музейной коллекции

· Возмездное и безвозмездное приобретение у частных лиц и организаций предметов, документов и иных материалов в соответствии с целями и задачами (концепцией) музея. В обязательном порядке составляется двухсторонний Договор (Приложение 1), в котором перечисляются все принимаемые предметы, документы и материалы.

· Экспедиционные сборы.

· Изготовление копий, муляжей, макетов, моделей на предметы или приобретение их. Составляется договор на изготовление и техническое задание.

· Копирование документов и фотографий из фондов архивов и других музеев. На копиях обязательно указываются учетные обозначения архива или музея.

· Копирование из газет, журналов, книг, Интернета. Обязательно указываются исходные данные.

Внимание! В негосударственных публичных музеях запрещается хранить и экспонировать государственные награды, оружие и боеприпасы, предметы из драгметаллов.

Внимание! Музейные коллекции не входят в состав имущества, отражаемого на балансе библиотеки.

Внимание! При приобретении предметов в музей необходимо их тщательно осматривать. Есть опасность заражения деревянных предметов древесным жучком, шерстяных — личинками моли, бумаги и тканей плесневым грибком. Иногда лучше отказаться от приобретения, чем получить очаг заражения и погубить всю коллекцию. В любом случае эти предметы подлежат изоляции.

Учет музейных предметов

Все предметы, фотографии, документы и иные материалы, поступившие в музей, подлежат обязательному учету в Книге поступлений основного фонда (Приложение 2) или в Книге учета научно-вспомогательного фонда (Приложение 3).

В Книгу поступлений основного фонда (Приложение 2)записываются подлинные вещественные, изобразительные и письменные памятники, киноматериалы, фонозаписи (на нецифровых носителях), естественнонаучные материалы, способные к длительному хранению (минералы, чучела, палеонтологические останки и тп.), а также модели, макеты, точные копии утраченных предметов.

В Книгу учета научно-вспомогательного фонда (Приложение 3) записываются различные воспроизведения (фотокопии, ксерокопии, цифровые копии, карты и схемы, муляжи, макеты, модели, изготовленные для выставок), естественнонаучные образцы не подлежащие длительному хранению (гербарии, зерновые, плоды и т. п.). Также могут записываться подлинные предметы, требующие более длительного времени для их атрибуции, или предметы плохой сохранности.

Рассмотрим Книгу поступлений основного фонда.

Графа 1. «№№ п/п). Номера записываются по порядку. Это основное учетное обозначение для данного предмета, которое обозначает его принадлежность к данному музею и наносится на сам предмет. В ряде случаев номер будет иметь дроби (например: 167/1). С дробями записываются комплекты, каждый предмет из которого может экспонироваться отдельно (например: 256/1 — рукавица на левую руку, 256/2 — рукавица на правую руку, 371 — сервиз чайный, 371/1 — чайник, 371/2 — чашка, 371/3 — блюдце и т. д.). С дробями записываются фотоальбомы, где каждая фотография и сам фотоальбом имеют свой номер с дробью. При подсчете общего количества предметов основного фонда в музее номера с дробью считаются как отдельные, поэтому номеров по порядку будет меньше, чем предметов.

Графа 2. «Дата записи». Указывается дата, когда был записан данный предмет в Книгу поступлений.

Графа 3. «Время, способ и источник поступления». Указывается № и дата договора и информация о сдатчике возможно более полная.

Графа 4. «Наименование и краткое описание предмета (автор, дата, место происхождения, надписи и пр.)» Наименование предмета начинают с главного предметного слова (например: костюм женский, книга старопечатная, фото, плакат). Далее указывают местное название (например: головной убор женский — «кокошник»). В нескольких словах описываются примечательные особенности — цвет, орнамент, форма и т. д. Указываются дата и место изготовления и бытования, различные надписи и клейма, назначение и способ применения, история предмета. Запись в данной графе — один из главных источников информации о данном предмете в дальнейшем, поэтому она должна быть возможно более полной и точной. Кроме того, она должна содержать сведения, которые помогут отличить данный предмет от такого же другого.

Графа 5. «Материал и техника». Записывается материал, из которого был сделан предмет и техника изготовления. В том случае, если материалов и техник было несколько, записываются все, начиная с доминирующего.

Графа 6. «Размер». Измерения производятся в сантиметрах только металлической линейкой или рулеткой. Правила следующие: для прямоугольных предметов – высота и ширина, для круглых – диаметр, для объемных – высота, ширина, глубина.

Графа 7. «Сохранность». Записываются все имеющиеся дефекты: отсутствие частей и фрагментов, деформации, прорывы, пятна, сколы, поломки и тд. возможно более полно.

Графа 8. «Стоимость». Указывается стоимость, согласно договора.

Графа 9. «Примечание». Обычно в неё записывают даты сверок, номера приказов на списание. Можно записывать информацию о реставрации и публикациях.

Книга учета научно-вспомогательного фонда более проста по форме, допускает групповую запись с указанием количества. Например:

1) № 56.

2) Документы об Александре Степановиче Кучине. Ксерокопии.

3) 5 на 7 листах.

4) Государственный архив Архангельской области. Договор № 6 от 03.03.2012.

5) 200 р.

Номера в соответствии с Книгой поступлений основного фонда и Книгой учета научно-вспомогательного фонда наносятся на предметы на неэспонируемые места (т. е. те, которые не будут показываться зрителю — нижнюю поверхность, изнанку, внутреннюю поверхность, торец, рукоятку и т. д.). На темный фон номер наносится светлой краской, на светлый — темной, к тканям с изнанки пришивается кусочек белого полотна, на который пастовой ручкой или тушью нанесен номер. На фотографиях и документах номер ставится простым мягким карандашом. Если нет возможности поставить номер на предмет (например, на нумизматику, негативы), номер ставиться на конверт, в котором данный предмет хранится.

При организации временных выставок изделий мастеров, художников, фотографов, других музеев и учреждений обязательно составляется Акт приема во временное пользование (Приложение 4), где перечисляются все представленные на выставку предметы, фотографии и т. д.