Общая характеристика деятельности магазина одежды как объекта проектирования

 

В рамках данной работы проведена разработка информационной системы для автоматизации работы магазина одежды. Магазин создан в 2015 году. Организационная форма – общество с ограниченной ответственностью. В магазине представлен широкий ассортимент одежды отечественных и зарубежных брэндов.

Общее руководство организацией осуществляет генеральный директор.В подчинении у директора находятся заместитель директора, а также начальники отделов. Финансовому директору непосредственно подчиняется главный бухгалтер. В таблице №1 приведено описание должностных обязанностей сотрудников по отделам магазина одежды.

Таблица №1 - Описание должностных обязанностей сотрудников по отделам магазина одежды

Отдел	Количество штатных единиц	Требования к образованию сотрудников	Должностные обязанности
Руководство	2	Высшее в области экономики, менеджмента	Управление бизнес-процессами компании, распределение обязанностей между сотрудниками, разработка и утверждение нормативных документов по основной деятельности, взаимодействие с контрагентами
Финансовый отдел	5	Высшее в области экономики, менеджмента	Учет принимаемых и отправляемых платежей Формирование отчетности
Отдел продаж	10	Высшее техническое	Работа с клиентом
Склад	5	Высшее техническое	Учет поступления и выдачи основных средств, организация хранения и учета
Отдел закупок	5	Высшее экономическое	Мониторинг наличия основных средств, необходимых для ведения основной деятельности, формирование заявок поставщикам.
Отдел информационных технологий	2	Высшее техническое	Установка, настройка, техническое сопровождение и обслуживание аппаратных и программных средств организации.

 

Организационная структура магазина представлена на рисунке 1.

Рисунок №1 – Организационная структура магазина

 

Товародвижение организовано следующим образом. Существует список поставщиков, с которыми налажено сотрудничество. Представитель каждого поставщика (агент) приходит для составления заявки в магазин один раз в неделю. Во время этой встречи товаровед осуществляет выбор вида, наименования и количества товара. Затем в течение 1-2 рабочих дней товар, сопровождаемый накладной от поставщика, доставляется в магазин экспедитором поставщика и продавец осуществляет его прием.

Далее товаровед приходует полученный товар с учетом утвержденной руководством предприятия торговой наценкой. На данном предприятии наценка составляет 30% от установленной поставщиком стоимости товара. После этой процедуры товар попадает на прилавок магазина.

Вся эта деятельность осуществляется на предприятии на бумажных носителях. Есть накладная поставщика на которой сверху ставится новая стоимость товара. Потом сумма прихода заносится в тетрадь-журнал учета прихода товара. Расчеты с поставщиками заносятся в отдельный журнал выплат за товар. Выручки предприятия ежедневно вписываются в журнал кассира-операциониста. Ревизия в магазине производятся один раз в месяц. Товаровед осуществляет подготовку к ревизии, высчитывая цифры остатков по наличию товара сводя цифры из специальных книг учета - журналов.

Такая подготовительная деятельность занимает очень много времени и часто приводит к некорректным данным в полученных результатах. В связи с этим руководство магазина, в лице директора, обратилось к нам с просьбой разработать и запустить адаптированную к специфике предприятия базу данных, которая смогла бы облегчить закупочную деятельность магазина и сделала бы возможным и легко доступным обращение к информации этого бизнес-процесса.

Работа отдела закупок в магазине одежды оказывает прямое влияние на деятельность всей организации:

1. Деятельность отдела позволяет эффективно использовать оборотные средства магазина.

2. Деятельность отдела влияет наудовлетворенность клиентов ценами и ассортиментом товаров.

3. Деятельность отдела влияет на заполненность складов и эффективность всей цепи поставок.

Организационная структура управления закупками рассматриваемой организации представлена на рисунке 1.

 

Рисунок 2 - Организационная структура управления закупками

На рисунке 3 представлена декомпозиция задач, курируемых руководителем отдела закупок.

Рисунок 3 - Декомпозиция комплекса задач руководителя центра закупок

Перечислим основные функции, которые выполняет центр закупок:

1. Исследование рынка поставщиков.

2. Исследование рынка закупаемых товаров.

3. Работа с поставщиками.

4. Ведение договоров на закупку товаров.

5. Управлением заказами на закупку.

6. Организация сбора заявок подразделений на закупку и поставку товаров.

7. Входной контроль качества поставляемых товаров;

8. Прием и размещение товаров на складе.