Тема 16. Контролювання та регулювання як загальні функції менеджменту

1. Сутність та етапи  процесу контролю

2. Види, параметри та інструменти управлінського контролю

3. Контроль поведінки робітників в організації

 

Питання 1. Сутність та етапи процесу контролю

Контроль –

 

 

Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення критеріїв (стандартів).

Критерії (стандарти) являють собою специфічні цілі, на закладі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування.

В межах процесу контролю можна виділити три основних етапи:

1 етап.

 

2 етап.

 

3 етап. Реакція на порівняння.

 

Питання 2. Види, параметри іта інструменти управлінського контролю

Найбільш поширеним способом класифікації видів контролю є класифікація за критерієм часу здійснення контрольних операцій:

Випереджаючий контроль

 

Поточний контроль

 

 

Заключний контроль

 

 

Параметри ефективної системи контролю. Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, з-поміж яких можна виділити такі основні:

Інструменти управлінського контролю. На практиці всю сукупність інструментів контролю поділяють на такі групи:

Фінансовий контроль. Складовими фінансового контролю як цілісної системи виступають:

- фінансовий аналіз;

- бюджетування;

- аудит.

Основними інструментами фінансового аналізу є:

- аналіз фінансової звітності організації;

- аналіз фінансових коефіцієнтів;

- аналіз беззбитковості.

Бюджетування. В процесі планування керівництво розподіляє фінансові ресурси організації поміж окремими її підрозділами. З точки зору контролю менеджмент цікавить, оскільки ефективно ці ресурси використовуються в підрозділах. Ось чому одним з основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів в організації є бюджетування. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації.

Бюджет або бюджетні пропозиції, являють собою узгоджений план, який:

1) розрахований на певний період (звичайно на рік, може бути на квартал або на місяць);

2) встановлює певні види діяльності та необхідні для їх виконання ресурси (як правило, у грошових одиницях але може бути й у фізичних, трудових тощо);

3) визначає за допомогою таких кількісно визначених величин відповідальність менеджерів за виконання робіт.

Бюджет складається для кожного відділу або підрозділу організації незалежно від їх розмірів на увесь період виконання ними робочого завдання, програми або функції. Бюджетне плану передбачає, що кожний підрозділ організації слід розглядати як центр відповідальності. Керівник кожного підрозділу (центру відповідальності) приймає на себе відповідальність за виконання його бюджету.

Формування бюджетів – це вид діяльності, який відноситься до компетенції менеджерів. Функціональні служби (фінансовий відділ, бухгалтерія тощо) виконують при цьому допоміжні функції. Вони надають необхідну інформацію, допомагають менеджерам складати плани, опрацьовують рекомендації. Проте такі служби не повинні брати на себе задачі визначення змісту бюджету та бюджетних пропозицій.

На етапі контролю перевіряється наскільки вірними є пропозиції, узгоджені в бюджетах, аби вчасно, у разі необхідності, їх скоригувати. Звичайно, це досягається шляхом проведення спільних нарад менеджерів різного рівня.

Аудит – це незалежна формальна верифікація фінансових звітів і операційних видів діяльності організації. Аудит має засвідчити, що інформація по контролю діяльності організації надає вірне (дійсне) уявлення про фактичний стан справ. Виділяють зовнішній і внутрішній аудит.

Поточний контроль. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів та інструкцій. Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Він базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того щоб здійснювати поточний контроль необхіднтй зворотній зв'язок.

Система зворотного зв'язку. Зворотній зв'язок - це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Системи зворотного зв'язку дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених проблем і скоректувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставлених перед нею завдань.

Питання 3. Контроль поведінки робітників в організації

Процес контролю поведінки робітників в організації включає:

 

 

Контрольні запитання

1. Дайте визначення сутності контролю, як функції управління.

2. Дайте характеристику основних етапів процесу управлінського контролю

3. З якою метою використовується випереджаючий, поточний і заключний контроль?

4. Яким вимогам повиненна відповідати ефективна система контролю?

5. Дайте характеристику основним інструментам фінансового контролю.

6. Яким чином здійснюється поточний контроль в організації?

Яким чином здійснюється контроль поведінки працівників в організації?