Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Лабораторная работа №4

Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Лабораторная работа №5

Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

Лабораторная работа №6

Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

Лабораторная работа №7

Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

 

Теоретическая часть

Эффективность работы любой организации зависит от того, на­сколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-процессы, в том числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

Речь идет об основном документе, в котором определены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения документа с грифом конфиденциальности - от момента его создания до списания в дело или уничтожения. Этот документ - Инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному делопроизводству способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с документами с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных сведений. В лабораторных работах следует считать, что информация уже отнесена к сведениям ограниченного доступа.

 

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроиз­водству имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней находят свое от­ражение особенности работы с конфиденциальными докумен­тами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроиз­водству состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами кон­фиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиден­циальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиден­циальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциаль­ности в дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциаль­ности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопро­изводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциально­му делопроизводству также может быть включен пункт о ра­боте с машинными носителями с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения, передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из разделов Инструкции.

I. Общие положения

Раздел «Общие положения» включает в себя:

1) определение сферы действия инструкции (на какие до­кументы и бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и утверждения документа);

2) наименование законодательных актов, локальных нор­мативных актов вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых разработана данная ин­струкция;

3) ссылки на локальные нормативные акты, которыми опре­делено, какие документы имеют гриф конфиденциальности:

«В ООО "Луч" к документам с грифами конфиденциаль­ности относятся документы и машинные носители, содер­жащие информацию, включенную в Перечень сведений, со­ставляющих коммерческую тайну ООО "Луч", и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО "Луч" от 02.03.2013 № 25)»;

4) термины и определения, используемые в инструкции;

5) определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными документами, распределение зон ответственности:

• кто осуществляет ведение конфиденциального делопро­изводства*;

• кто осуществляет контроль ведения конфиденциально­го делопроизводства;

6) ответственность за нарушение установленных норм:

«Ответственность за соблюдение требований данной инструкции возлагается на руководство ООО "Луч", руко­водителей структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями, составляющими ком­мерческую тайну, и иными конфиденциальными сведения­ми».

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

В данном разделе Инструкции детально прописываются все особенности оформления документа с грифами конфиденциаль­ности, с обязательным приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не проставляют­ся на документах общего делопроизводства.

Прежде всего, это оформление грифа конфиденциаль­ности.

Гриф конфиденциальности оформляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа (для исходя­щего письма - над реквизитом «адресат»).

Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа, машинописным или рукописным способом.

Оформление грифов конфиденциальности на документе производится следующим образом:

• Гриф «Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

Ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №

* Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется централизован­но. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение ответственно­го работника или нескольких работников отдела), так и на специальное подраз­деление в структуре службы безопасности организации. В обоих случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство отдельно­го работника/работников необходимо издание приказа, в котором указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение конфиденциального дело­производства. Указанные функции должны быть четко прописаны в должност­ных инструкциях работников, как и ответственность за их неисполнение.

• Гриф «Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного наименования ор­ганизации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Конфиденциально

ООО «Луч»

Ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

На оборотной стороне последнего листа каждого экзем­пляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных эк­земпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого экземпляра, фамилия исполнителя, его номер теле­фона и дата подготовки документа.

Уч. №_

Отп. 2 экз. на 1 л. каждый

Экз. № 1 - в адрес

Экз. № 2 - в дело

А.Б. Сонин

[phone]

07.06.2013

Если документ рассылается четырем и более адресатам, оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа указывается: