Журнал регистрации исходящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации внутренних документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными подраз­делениями необходимо производить через подразделение, от­ветственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним ор­ганизациям целесообразно осуществлять только с сопроводи­тельными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется заказными почтовыми уведом­лениями с описью вложения, экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности, на внешнем кон-

верте указывается адрес получателя и номер исходящего пись­ма без грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адре­сату лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности должно производиться ответственным за ведение конфиден­циального делопроизводства только при наличии четкого пись­менного указания уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной записке заинтересован­ного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязатель­но учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого документа: указывается номер экземпля­ра копии размноженного документа, реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где 1 - номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 - порядковый номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с указанием количества копий, их но­меров, рассылки по экземплярам, фамилии исполнителя и даты.

Дополнительно размножено_экземпляров.

Экз. № 1/1 - наименование организации, в которую будет направлена данная копия.