Попередній аналіз документації

На початку процесу аудиту провідний аудитор повинен провести аналіз наявної в організації документації такої, як декларація про екологічну політику, програми, протоколи, настанови, методики з метою встановлення їх відповідності вимогам до системи управління навколишнім середовищем. Для цього повинна бути використана вся належна вихідна інформація про організацію-об'єкт аудиту. Якщо документація буде визнана неадекватною для виконання аудиту, то замовник повинен бути поінформований про це. Використання ресурсів повинно бути припинено доти, доки не будуть отримані подальші інструкції від замовника.

3. Розробка плану аудиту

Розроблений план аудиту повинен бути гнучким для того, щоб уможливити внесення суттєвих змін на підставі інформації, зібраної під час аудиту, і забезпечити можливість ефективного використання ресурсів.

План повинен, як правило, містити:

а) цілі і сферу поширення аудиту;
б) критерії аудиту;
в) ідентифікацію підрозділів та функцій об'єкта аудиту, що підлягають аудиту;
г) ідентифікацію посад чи функцій окремих осіб у межах організаційної структури об'єкта аудиту, що мають важливі безпосередні обов'язки стосовно системи управління навколишнім середовищем об'єкта аудиту;
д) ідентифікацію тих елементів системи управління навколишнім середовищем об'єкта аудиту, які вважаються пріоритетними під час виконання аудиту;
є) методики виконання аудиту елементів системи управління навколишнім середовищем об'єкта аудиту з урахуванням його організаційної структури;
ж) робочу мову і мову, якою складається звіт про аудит;
и) ідентифікацію документів, на які посилаються;
к) запланований час і тривалість виконання основних функцій у межах процесу аудиту;
л) дати і місце виконання аудиту;
м) ідентифікацію членів аудиторської групи;
н) графік проведення засідань за участю керівництва об'єкта аудиту;
п) вимоги конфіденційності;
р) зміст і форму подання звіту, заплановані дати випуску і розповсюдження звіту про аудит;
с) вимоги до зберігання документів.

План аудиту повинен бути переданий замовнику, членам аудиторської групи і об'єкту аудиту. Замовник повинен провести аналіз і ухвалити план.

У разі, якщо об'єкт аудиту заперечує проти деяких пунктів плану аудиту, то такі заперечення повинні бути доведені до відома провідного аудитора. Вони повинні бути усунені шляхом консультацій між провідним аудитором, об'єктом аудиту і замовником до початку аудиту. Будь-який переглянутий план аудиту повинен бути погоджений зацікавленими сторонами до (чи під час) виконання аудиту.

Розподіл обов'язків між членами аудиторської групи

За кожним членом аудиторської групи повинні бути закріплені певні елементи, функції чи види робіт у системі управління навколишнім середовищем, що підлягають аудиту, і йому повинні бути надані інструкції щодо методик аудиту, яких слід дотримуватися. Такий розподіл обов'язків повинен здійснювати провідний аудитор, проводячи консультацію з тими членами аудиторської групи, яких це стосується Під час аудиту провідний аудитор може вносити зміни до існуючого розподілу завдань для забезпечення оптимальної реалізації цілей аудиту.

До робочих документів, що вимагаються для спрощення виконуваних аудитором досліджень, можуть належати:

а) форми для документування доказів і даних аудиту;
б) методики і переліки контрольних питань, що повинні використовуватися для оцінювання елементів системи;
в) протоколи засідань.

Робочі документи повинні зберігатися щонайменше до завершення аудиту, а ті, що містять конфіденційну чи приватну інформацію, повинні бути належно захищені членами аудиторської групи від несанкціонованого доступу.