Причини утворення пересортиці можуть бути наступні.

1. Помилки матеріально відповідальної особи при чи прийманні відпустці матеріальних цінностей. Так, працівник бази по недосвідченості, неуважності може відпустити яблука 1 сорту замість яблук 2 сорту.

При розслідуванні причин утворення пересортиці не слід виключати можливість такого роду помилок, особливо у випадках, коли товари різних сортів, які перейшли в надлишки і нестачі, мало відрізняються по зовнішньому вигляду.

2. Зловживання матеріально відповідальної особи.

3. Помилкові записи в бухгалтерському обліку. У такому випадку на винну особу накладають адміністративне стягнення.

4. Навмисне внесення невірних записів у первинні документи і бухгалтерський облік з метою заплутати сортовий (кількісний) облік товарів.

Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичними залишками і даними бухгалтерського обліку можна регулювати шляхом взаємного заліку надлишків і нестач, що виникли в результаті пересортиці. Але це допускається тільки у виді виключення.

Після заліку пересортиці надлишки, що залишилися, повинні бути цілком оприбутковані.

Що стосується нестачі, то частина її може бути списана за рахунок так називаного природного збитку (наприклад, усушки, утрушування). Природний збиток нараховується не по всіх товарах. Вона не може бути нарахована майже по всіх промислових виробах (тканини, взуття, інвентар і т.п.) і по деяким, насамперед штучних, продовольчих товарах (консерви).

Нарахування природного збитку провадиться тільки після інвентаризації при наявності й у межах нестачі.

У практиці мають місце випадки, коли матеріально відповідальні особи ховають економію природного збитку і за рахунок цього роблять розкрадання.

Від природного збитку варто відрізняти псування товарів, на яку матеріально відповідальні особи за участю членів комісії складають спеціальні акти. Зіпсовані товари після затвердження акта керівником організації повинні бути реалізовані (наприклад, на корм худобі) чи знищені, що також оформляється первинними документами. На товари, списані в результаті їхнього псування, природний збиток не нараховується.

Дані про пересортиці, сумових різницях і природного збитку заносять у порівнювальну відомість.

Після заліку пересортиці, виявлення сумових різниць і нарахування природного збитку визначають остаточні суми нестач і надлишків.

Матеріально відповідальні особи дають пояснення, як про причини утворення нестач, так і про причини утворення надлишків.

Ці пояснення необхідно перевіряти.

По закінченні інвентаризації її матеріали розглядають на засіданні постійно діючої інвентаризаційної комісії, з'ясовують причини, а також винуватців нестач і надлишків, вносять пропозиції по поліпшенню обліку, усуненню недоліків в організації збереження цінностей і т.д.        

Свої висновки і пропозиції у відношенні врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на твердження керівнику підприємства. Керівник повинний прийняти рішення про оприбуткування надлишків і списанні нестач матеріальних цінностей і затвердити протокол у 5-денний термін після закінчень інвентаризації.

У бухгалтерському обліку результати інвентаризації відображаються в наступному порядку.

Надлишки матеріальних цінностей приймаються на облік записом:

Д-т сч. 20 "Виробничі запаси" і ін.,

К-т сч. 719 "Інші доходи операційної діяльності".

Вартість нестачі виробничих запасів, виявленої при інвентаризації, по їхній балансовій вартості відображається записом:

Д-т сч. 947 "Нестачі і утрати від псування цінностей",

К-т сч. 20 "Виробничі запаси" і ін.

Сума нестачі матеріальний цінностей, що підлягає відшкодуванню винуватцями, відображається записом:

Д-т сч. 375 "Розрахунки по відшкодуванню заподіяного збитку",

К-т сч. 716 "Відшкодування раніше списаних активів".

Вартість нестачі матеріальних цінностей, по якій винуватці на день закінчення інвентаризації не встановлені, одночасно зі списанням з балансу відображаються на дебеті за балансового рахунка 072 "Не відшкодовані нестачі і утрати від псування цінностей" до виявлення винуватців їхнього виникнення. При виявленні винуватців раніше списаних матеріальних цінностей рахунок 072 кредитується з одночасним відображенням сум, що підлягають відшкодуванню винуватцями:

Д-т сч. 375 "Розрахунки по відшкодуванню заподіяного збитку",

К-т сч. 716 "Відшкодування раніше списаних активів".