Інвентаризацією називається перевірка коштів у підприємстві шляхом установлення їхньої наявності, підрахунку, списання, оцінки і зіставлення з даними бухгалтерського обліку.

При інвентаризації, як прийомі, що застосовується в бухгалтерському обліку для періодичної перевірки коштів у натурі, установлюється фактична наявність усіх ресурсів підприємства. Перевірці підлягають пооб’єктно всі основні кошти матеріали, готова продукція й інші кошти підприємства. Одночасно інвентаризації підлягають і зроблені витрати на виробництво, по яких продукція ще не випущена, тобто незавершене виробництво, а також незакінчений капітальний ремонт і незакінчені капітальні роботи. Якщо в підприємстві маються орендовані матеріальні цінності і майнові об'єкти, то вони також підлягають інвентаризації.

Крім цього, інвентаризації підлягають усі кошти в касі, грошові документи, цінні папери, чекові книжки.

Періодично повинна провадитися й інвентаризація всіх розрахунків: з бюджетом, з банками, із працівниками підприємства, з покупцями і постачальниками і з іншими дебіторами і кредиторами.

Інвентаризація є найважливішою контрольною дією для визначення наявності матеріальних цінностей у натурі, методом виявлення чи нестач надлишків у матеріально-відповідальних осіб. Вона відіграє важливу роль не тільки в процесі господарської діяльності підприємства, але і при проведенні ревізій і розслідувань злочинів.

Інвентаризацію зобов'язані проводити всі підприємства, установи, організації, незалежно від форм власності.

 

  Основними задачами інвентаризації є:

1 Виявлення фактичної наявності основних коштів, товарно-матеріальних цінностей і коштів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

2. Контроль за схоронністю товарно-матеріальних цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

3. Виявлення наднормативних і невикористаних матеріальних цінностей з метою наступної реалізації;

4. Перевірка дотримання правил і умов збереження матеріальних цінностей і коштів, а також правил змісту й експлуатації устаткування й інших основних коштів;

5. Перевірка реальної вартості врахованих на балансі товарно-матеріальних цінностей, сум коштів у касах, на розрахунковому й іншому рахунках в установах банків, коштів у шляху, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резерву майбутніх витрат і платежів і інших статей балансу.

У ході інвентаризацій виявляють зміни в складі коштів, що одержують потім відображення в записах бухгалтерського обліку.

Інвентаризація одночасно є і засобом первинної реєстрації господарських змін, що відбулися, і способом фактичного контролю за станом збереження  майнових цінностей і коштів.

Саме в цій другій якості інвентаризація реалізує свої найважливіші захисні функції. Якісне проведення інвентаризацій впливає на "хитливих" матеріально відповідальних осіб, сприяє швидкому виявленню наявних нестач і надлишків.

Але інвентаризація і сама є процесом контрольної діяльності, результати якої відображаються в її матеріалах. А це означає, що і протиправні дії інвентаризаторів, якщо вони мали місце, можуть залишити визначені документальні сліди. Такими є матеріали інвентаризацій, що містять помилкові зведення про фактичну наявність і залишки господарських коштів.

У залежності від повноти охоплення перевіркою майна підприємства інвентаризацію розрізняють повну і часткову. Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства і стан розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види коштів (кошти в касі, матеріальні цінності на складі і т.п.). Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств, при виявленні фактів розкрадань і ін.).

Вона дає найбільш повну інформацію, однак не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значна кількість працівників від основної роботи.

По характеру інвентаризації підрозділяються на планові і позапланові. Планова інвентаризація проводиться по попередньо складеному плані відповідно до розробленого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланові інвентаризації проводяться за розпорядженням керівника підприємства, за вимогою ревізійного органа, У випадках стихійного лиха, пожежі і т.п. Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їхнього збереження, попереджають зловживання.

Позапланові інвентаризації можуть проводитися і з ініціативи правоохоронних органів.         

Інвентаризація майна провадиться по місцезнаходженню майна і матеріально відповідальної особи.                

 

2. Правова основа проведення інвентаризації.

 

Інвентаризація в підприємствах проводиться відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р.. Порядок її проведення регламентований Інструкцією з інвентаризації основних коштів, нематеріальних активів товарно-матеріальних цінностей, коштів, документів і розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 року №69 (зі змінами і доповненнями).

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації (відповідно до статті 10 Закону про бухгалтерський облік) установлює власник (керівник) підприємства, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим відповідно до законодавства. Такі випадки зазначені в пункті 3 Інструкції № 69:

а) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, в інших випадках, передбачених законодавством;

б) перед складанням річної бухгалтерської звітності (крім майна, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилася не раніше 1 жовтня звітного року);

в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі, справ);

г) при установленні фактів чи розкрадання зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

д) по розпорядженню судово-слідчих органів;

е) у випадку техногенних аварій, чи пожеж стихійного лиха (наступного дня після їхнього закінчення);

ж) при передачі підприємств і їхніх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися, якщо передача відбувається в межах одного органа, у сферу керування якого вони входять;

з) у випадку ліквідації підприємства.