Основные Сведения о субд Access 2000.

Access – это система управления базами данных общего назначения, предназначенная для хранения и поиска данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. Access используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.

Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц.

 Основными объектами базы данных: таблицы; формы; запросы; отчеты;   макросы; модули.

Для создания этих объектов и их редактирования имеются специальные средства конструирования. Каждый объект имеет свои свойства, определяя которые можно его настроить.

Таблицы являются главным хранилищем данных в базе данных.

Запросы создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц по заданному в нем условию. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы, можно также создать новые таблицы.

Формы предназначены для ввода, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных на экране дисплея в удобном для пользователя виде. Форму можно также вывести на печать.

Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать. Предварительно отчет можно просмотреть на экране.

Макрос - это описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. С помощью макросов можно выполнять такие действия, например, как открытие какой либо фор­мы, таблицы или отчета, выход из Aсcess и др.

Установка связей между таблицами.

Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения. Связь устанавливается на схеме данных. Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.

Access позволяет устанавливать связи следующих типов:

Связь один-к-одному, при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.

Связь один-ко-многим используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.

Связь многие-к-одному указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.

Фильтрация записей

Фильтрация – это способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Установить критерий отбора можно с помощью следующих команд: фильтр по выделенному; исключить выделение; изменить фильтр; расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному отбирает записи в таблице на основании текущего выделения (выделяется значение поля). Фильтр обладает свойством накопления условий отбора. Условия добавляются одно к другому и образуют итоговый критерий, связывающий условия отбора логической функцией «И». Функция «Исключить выделение» позволяет произвести отбор всех записей, кроме тех, которые удовлетворяют критерию отбора по выделенному.

Команда Изменить фильт р позволяет сформировать критерий отбора, используя для формирования условий отбора значения полей и связывая условия отбора логической операцией «ИЛИ». 

Команда Расширенный фильтр позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». В результате выполнения команды появится окно расширенного фильтра для формирования условия отбора (фактически запроса).

Команда Применить фильтр позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.

Запросы.

Запросы в Access предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Данные, полученные в результате выполнения запроса, называются динамическим набором данных. Динамический набор данных является временным (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE – запросы и SQL – запросы.

QBE – запросы (Query By Example – запрос по образцу) строится с помощью конструктора в окне конструктора запросов.

SQL – запросы – запросы, представляющие собой последовательность операторов и функций языка SQL (Structured Query Language –структурированный язык запросов).

 QBE – запросы в Access можно преобразовать в SQL – запрос.

Все запросы можно разделить на две группы: запросы на выборку и запросы – действия.

Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.

Для создания запросов имеются следующие мастера:

- Мастер создания простого запроса.

- Мастер создания перекрестного запроса.

- Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей.

- Мастер запросов на поиск записей без подчиненных записей.

Окно конструктора запроса состоит из двух частей: схемы данных и бланка запроса.

Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.

Запросы на выборку.

Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям. Запросы на выборку могут быть следующих видов:

- простой запрос на выборку; запрос с параметром; запрос с итогами;

- запрос перекрестный; запрос с вычисляемым полем.

Запросы - действия

Выполнение запроса - действия приводит к изменению содержимого базы данных. Существует 4 типа запросов на изменение: запрос на добавление; запрос на обновление; запрос на удаление; запрос на создание таблицы.

Типы форм

В Access можно создать формы следующих типов: форма в столбец или полноэкранная форма; ленточная форма; табличная форма; форма главная / подчиненная; сводная таблица; форма - диаграмма.

Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Форма позволяет отобразить на экране полей только одной записи.

Ленточная форма служит для отображения полей нескольких записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.

Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.

Форма главная/подчиненная представляет собой совокуп­ность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа «один-ко-многим».

Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

При создании новой формы появляется диалоговое окно Новая форма, в котором следует выбрать: способ создания формы; источник данных (из списка).

Элементом управления называют любой объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.        

Типы отчетов

Отчеты строятся на основании данных таблиц и запросов. Основные типы отчетов: отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса; много колончатый отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок (колонки газетного типа); ленточный отчет – данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);групповой/итоговый отчет – создается из ленточного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов; почтовые наклейки – специальный тип много колончатого отчета, предназначенный для печати имен и адресов в группах; отчет с подчиненным отчетом.

Основные разделы отчета:

- заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

- верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

- заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

- область данных – печатается каждая запись из источника данных;

- примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

- нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

- примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.

Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач (например, открытие формы, выполнение запроса).

Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец Имя макроса. Чтобы его вывести, нужно выполнить команду ВИД / Имена макросов. Для запуска макроса из группы макросов следует указать: Имя Группы макросов. Имя Макроса.

 

Контрольные вопросы 4 раздела

1) Перечислите состав MS Office.

2) Назначение основных приложений MS Office.

3) Что такое MS Word?

4) Какие основные структурные элементы документа подлежат форматированию? Назначение каждого элемента.

5) Перечислите основные элементы окна Word.

6) Сколько раскрывающихся меню содержится в главном меню.

7) Как настраивается главное меню?

8) Что отражают панели инструментов?

9) Как выполнить настройку панелей инструментов?

10) Какие существуют режимы просмотра документа? Назначение каждого режима.

11) Что включает в себя понятие форматирование документа?

12) Для чего используется команда «Авто формат»?

13) С какой целью используется команда Авто замена из меню Сервис?

14) Что можно сделать с помощью команды Авто текст из меню Сервис?

15) Как проверить правописание в документе Word?

16) Как создать новый документ?

17) Как открыть существующий документ?

18) Как сохранить документ?

19) Для чего заполоняются Свойства документа?

20) Что такое шаблон?

21) Как называется описание оформления элемента документа, которое хранитьсяподопределённым именем?

22) Как с помощью мыши выделить фрагмент текста?

23) Перечислите способы удаления фрагмента текста

24) Сколько фрагментов документа можно помещать в буфер обмена?

25) Какая команда предназначена для поиска или поиска и замены текста?

26) Что такое гиперссылка?

27) Как вставить сноску?

28) Что такое таблица?

29) Как вставить таблицу в документ?

30) Для чего задаются заголовки в таблице?

31) Как осуществляется нумерация в таблице?

32) Как вставить формулу в таблицу?

33) Как обновить результаты вычисления в таблице, если изменились исходные данные?

34) Как вставить в документ Word объект из другого приложения?

35) Что такое внедрённый объект?

36) Как осуществляется связывание объекта с документом Word?

37) С помощью какого объекта, возможно, вставить диаграмму в документ Word?

38) Опишите способ создания диаграммы в Word?

39) Как создать рисунок в документе Word?

40) Как вставить рисунок в документ Word?

41) Какие операции можно выполнять над рисунком?

42) Для чего предназначены формы?

43) Что называетсяслиянием документа?

44) Какие документы подлежат слиянию?

45) Что такое надпись?

46) Как создать надпись?

47) Что такое колонтитул?

48) Как создать колонтитул?

49) Как добавить оглавление к документу Word?

50) Для чего создаются закладки в документе?

51) Как создать закладку?

52) Что такое электронная таблица и каковы ее основные функции?

53) Типы данных, используемые в электронных таблицах.

54) Что называется ячейкой?

55) Что такое рабочий лист и рабочая книга?

56) Что такое формула?

57) Что называется ссылкой?

58) Какие бывают ссылки? Дать определения.

59) Что необходимо для получения возможности вводить данные и выполнять команды в Excel?

60) Как выделить блок ячеек?

61) Как выделить строку?

62) Как выделить весь лист?

63) Какие средства редактирования данных в Excel вам известны?

64) Какие операции можно выполнять над рабочими листами книги?

65) Как называется процесс расчета формул с последующим выводом результатов в виде значений в ячейках?

66) Что такое циклическая ссылка?

67) Что такое функция?

68) Чем отличается формула от функции?

69) Что позволяет функция?

70) Что такое форматирование рабочего листа?

71) Перечислите параметры форматирования рабочего листа.

72) Что такое условное форматирование и для чего оно предназначено?

73) Перечислите средства защиты данных в электронной таблице.

74) Для чего защищают данные в таблицах?

75) Как скрыть содержимое рабочего листа?

76) Что такое список?

77) Из каких структурных элементов состоит список?

78) Что позволяет использование формы данных?

79) Почему нельзя отредактировать поля содержащие формулы?

80) Что такое сортировка списков?

81) Как называется способ быстрого выделения из списка данных для последующей работы с ними?

82) Перечислите способы фильтрации данных.

83) Для чего предназначен расширенный фильтр?

84) Какие существуют критерии отбора расширенного фильтра?

85) Что такое консолидация?

86) Перечислите способы консолидирование данных. Назначение каждого способа.

87) Для чего предназначена сводная таблица?

88) Назначение команды Подбор параметра.

89) Для решения, каких задач применяется «Поиск решения»?

90) Как построить диаграмму?

91) Перечислите основные компоненты диаграммы?

92) Какие типы диаграмм вы знаете, для использования интерпретации данных электронных таблиц?

93) Что такое информационная система?

94) Дайте определение базы данных.

95) Что такое системы управления базами данных?

96) Приведите классификацию СУБД по технологии обработки и способу доступа к информации.

97) Назовите основные модели данных, их особенности.

98) Что такое нормализация отношений? Приведите формы нормализации отношений.

99) К какому типу СУБД относится Access?

100) Что такое репликация? Как создаются реплики?

101) Назовите основные объекты Access. Каково назначение этих объектов?

102) Чем определяется структура таблицы базы данных Access?

103) Назовите типы полей.

104) 12). Охарактеризуйте основные свойства полей.

105) Что такое индекс? Зачем производится индексирование таблиц?

106) Что такое ключ?

107) Охарактеризуйте способы создания таблиц.

108) Как создаются связи между таблицами?

109) Назовите типы связей между таблицами.

110) Как выполняется сортировка записей таблицы?

111) Что такое фильтрация записей? Назовите команды фильтрации.

112) Назовите типы запросов Access.

113) Назовите способы создания запросов.

114) Как создаются связи между таблицами в запросах?

115) Назовите основные типы запросов на выборку.

116) Что такое запрос с параметром и как он создается?

117) Что такое перекрестный запрос и как он создается?

118) Что такое запрос с итогом и как он создается?

119) Что такое вычисляемые поля? Для чего они предназначены?

120) Сформулируйте правила создания вычисляемых полей.

121) Назовите основные элементы выражений при создании вычисляемых полей.

122) Как задаются условия отбора записей в запросах?

123) Для чего предназначены запросы - действия? Перечислите их.

124) Как создаются запросы - действия?

125) Что является источником данных формы?

126) В каких режимах можно работать с формой?

127) Назовите основные типы форм.

128) Из каких разделов состоит форма? Какие данные размещаются в этих разделах?

129) Перечислите основные свойства формы.

130) Что такое элементы управления? Какие типов бывают элементы управления.

131) Охарактеризуйте основные элементы управления.

132) Для чего предназначена форма типа Главная/подчиненная? Как она создается?

133) Назовите основные типы отчетов.

134) Из каких разделов состоит отчет?

135) Как производится конструирование отчета?

136) Каково назначение страниц доступа к данным?

137) Какова структура страницы доступа к данным?

138) Что такое макросы и для чего они предназначены?

139) Опишите технологию создания макросов.

 

Тестовые задания

 

1. По степени географического распространения сети бывают следующих видов:

 : локальная (ЛВС или LAN)

 : корпоративная

 : региональная

 : глобальная (ГВС или WAN)

  : линейная

 : циклическая