Создание и редактирование электронных таблиц

Основным понятием электронной таблицы является адрес ячейки. Обычное обозначение ячейки, составленное из имени столбца и номера строки (А5, В7, С4 и т.д.), называется относительным адресом (или просто адресом). При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах, вводимых в ячейки. Это обеспечивает неоценимые удобства для автоматизации ввода информации в Excel. В то же время, иногда это служит источником ошибок - когда такая переадресация нежелательна. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, ей назначают абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед именем столбца и (или) перед номером строки знак доллара "$". Например, в адресе $В7 не будет меняться имя столбца, в адресе C$3 - номер строки, а в адресе $F$12 не изменится ни имя столбца, ни номер строки.

Excel дает возможность ссылаться не только на отдельную ячейку (ее адрес), но и на группу смежных ячеек в строках или столбцах. Такая группа называется диапазоном. Диапазон могут образовывать смежные ячейки строки, смежные ячейки столбца или группа смежных ячеек, образующих прямоугольную область (блок). Ссылка на диапазон состоит из адресов ячеек начала и конца диапазона, разделенных двоеточием, Так, например, ссылка А1:А17 означает включение в диапазон всех ячеек столбца А с 1 по 17 строку включительно, а ссылка D1:F1 - всех ячеек первой строки, начиная со столбца D и заканчивая столбцом F. Ссылка B3:G7 означает, что в диапазон включен прямоугольный блок. у которого левый верхний угол имеет адрес ВЗ, правый нижний (противоположный по диагонали прямоугольного блока) - G7.

Допускается ссылка и на объединение (группу) диапазонов - в этом случае ссылки на диапазоны, включаемые в группу, должны быть разделены запятыми. Например, запись (A6:D7,H4:K8) соответствует объединению в группу двух диапазонов - A6:D7 и Н4:К8. Если необходимо использовать ссылку на пересечение диапазонов (то есть сослаться на общие ячейки диапазонов), то в этой ссылке диапазоны, содержащие общие ячейки, должны быть разделены пробелом. Так, запись (A1:D3 C2:F5) означает, что ссылаются на диапазон ячеек C2:D3, являющийся пересечением диапазонов A1:D3 и C2:F5. Ссылки могут применяться вместе с числами, математическими операциями и функциями.

В Excel допускается способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Для присвоения имени необходимо в меню Вставка активизировать команду Имя, а затем подкоманду Присвоить... и в появившемся диалоговом окне Присвоить имя набрать необходимое имя в текстовом поле диалогового окна. Выделенной ячейке в этом случае будет присвоено выбранное имя, которое в дальнейшем может использоваться во всех вычислениях (формулах, функциях) вместо адреса этой поименованной ячейки. Созданное имя может быть с помощью той же команды удалено. Подкомандой Создать... команды Имя можно создать имя ячейки из заголовков соседних строк и столбцов. Для этого нужно выделить диапазон, содержащий ячейки, которым следует присвоить имена, и ячейки, имеющие текстовые значения. В появившемся диалоговом окне следует отметить флажками расположение заголовков, из которых следует создать имена.

Следует иметь в виду, что при вводе в рабочую область Excel ссылок следует использовать латинский алфавит (как строчные, так и прописные буквы и их комбинации). Если же будут использованы русские буквы, то Excel воспринимает это как ошибку.

 Ввод информации в ячейки электронной таблицы

При работе с электронными таблицами информация в них вносится в единицу времени только в активную ячейку (в которой находится курсор процессора). Для превращения ячейки в активную достаточно поместить в нее указатель мыши (в виде белого крестика) и щелкнуть левой кнопкой. Перемещение по таблице осуществляется дискретно (от одной ячейки к другой) с помощью известных клавиш клавиатуры, служащих для управления курсором.

Вводимая информация отражается как в самой ячейке, так и в строке формул, которая размещается над строкой заголовков столбцов А,В,С,.... В строке формул отображаются формулы, содержащиеся в активной ячейке (в самой ячейке на рабочем поле отражается числовой результат расчета по этой формуле). Имя активной ячейки отражается в специальном текстовом поле в левой части строки формул. Если после выделения ячейки щелкнуть на строке формул (справа от вертикальной черты), то в этой строке появляется мерцающий текстовый курсор, и здесь можно осуществлять ввод, пользуясь обычными приемами ввода и редактирования. Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в активной (текущей) ячейке.

При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и знаком равенства

1. Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекращается, и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, удаляются.
2. Если щелкнуть на кнопке с зеленой галочкой, то данные из строки формул будут перенесены в ячейку таблицы.
3. Если щелкнуть на кнопке со знаком равенства, то Excel автоматически откроет окошко для редактирования формулы.

Есть еще одна полезная кнопка - это кнопка со значком fx. Если щелкнуть на кнопке со значком fx, то на экране появится диалоговое окно Мастера функций, предлагающее возможность выбора и ввода функций.

После завершения ввода данных необходимо зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:

• нажать клавишу Enter;
• щелкнуть на кнопке с галочкой в левой части строки формул;
• щелкнуть мышкой на другой ячейке.

Для ввода новых данных или для исправления старых данных можно не очищать предварительно ячейку - можно, сделав ее активной, просто начать набор новых данных в текущей ячейке. При этом ячейка очищается от старой информации, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.

При вводе информации в ячейки следует различать четыре типа данных:

• числовые значения (например, числа 11; 15,456; $43.45; 33%);
• текстовые значения (например, слова Итого, Сводная ведомость, 1-й квартал), Даты и время суток (например, Янв-99, 1/12/98 или 1:00 РМ);
• примечания (для себя или других пользователей - например, Это перспективный объект, Можно также сделать записанную с микрофона звуковую вставку-примечание);
• формулы (например, = В7*2,456 или =СУММ(ВЗ:В7)).

Каждый тип данных имеет свои особые характеристики формата - это означает, что Excel хранит и выводит на экран элементы каждого типа по-разному.

Ввод числовых значений

Ввод числовых значений осуществляется следующим образом: необходимо, сделав нужную ячейку активной, набрать на клавиатуре число и нажать Enter (или зафиксировать информацию в ячейке каким-либо другим способом, описанным выше).

Числовое значение может быть целым (45), десятичной дробью (743,56), обыкновенной дробью (15 3/4) или представлено в экспоненциальной (научной) форме (4,35Е+7). Последний пример означает экспоненциальное представление числа 4,35 · 10⁷. В представлении десятичной дроби в качестве знака, отделяющего мантиссу от целой части, используется запятая, а не точка. Кроме того, при вводе смешанной дроби нужно не забывать ввести пробел между целой и дробной частью. При вводе дробного значения, меньшего 1, нужно вводить перед дробью ноль (например, 04/5 - пробел при этом необязателен). Если не ввести ноль, Excel интерпретирует дробь как дату (дробь 4/5 интерпретируется как 5 апреля).

При последовательном вводе чисел можно использовать на клавиатуре клавиши со стрелками для одновременной фиксации введенного числа и перемещения к новой ячейке.

Ввод текстовых значений

Ввод текстовых значений осуществляется не более сложно, чем ввод чисел. Для занесения текста следует его набрать в нужной ячейке и зафиксировать эту информацию (например, нажатием клавиши Enter). Текстовое значение представляет собой любую комбинацию алфавитно-цифровых знаков верхнего и нижнего регистра, включая цифры и специальные символы. Excel автоматически распознает текстовые значения и выравнивает их по левому краю ячейки (заметим, что числа выравниваются по правому краю).

Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет вводить более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки (если в них присутствует информация, текстовое значение обрезается). При этом, адресом введенной тестовой информации, размещенной в соседних клетках, по-прежнему остается ячейка ввода.

В ряде случаев необходимо ввести информацию в виде определенных числовых значений, которые следует понимать как текстовые значения (число, дату или номер) - например, в ячейке записано число 1999. обозначающее текущий год. При вводе просто числа Excel распознает его как числовое значение (выравнивает по правому краю ячейки). Для сохранения его в виде текстового значения нужно перед числом ввести знак апострофа ('). Например, если ввести в ячейку '1999, то в ячейке появится число 1999, выровненное по левому краю без апострофа, а апостроф будет присутствовать в строке формул, указывая на то, что на самом деле это число является текстовым значением.

Если потребовалось ввести в ячейку листа дату или время, можно воспользоваться одним из заранее определенных форматов дат и времени, а затем его можно отформатировать командой Ячейки из меню Формат. Excel хранит дату и время в виде серийных чисел, значение которых основано на подсчете количества прошедших дней и начинается с величины 1, соответствующей 1/1/1900. Такие числа могут быть преобразованы в другие форматы даты и времени, а также использованы в хронологических вычислениях (например, количество дней между двумя праздниками можно определить простым вычитанием первой даты из второй). Для ввода текущей даты в активную ячейку достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl+; (клавиша "точка с запятой").

Ввод примечаний

Часто при работе с табличной информацией бывает полезно снабдить некоторые ячейки текстовыми или звуковыми примечаниями, чтобы привлечь внимание к наиболее важной информации. Чтобы вставить в ячейку всплывающее примечание, необходимо выполнить команду Примечание... в меню Вставка. При этом появится небольшое окошко, в которое можно добавить новое примечание.

Для ввода нового примечания нужно просто набрать текст в поле Текстовое примечание и нажать кнопку Добавить. Для удаления существующего примечания его нужно выделить в списке Примечания и нажать кнопку Удалить. По окончании работы с диалоговым окном нужно нажать кнопку ОК.

Ячейки, снабженные примечаниями, можно узнать по маленькой красной точке в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, нужно навести указатель мыши на ячейку с красной точкой, и задержать его там до появления всплывающего окна с текстом или до возникновения звучания (для звуковых примечаний). Заметим, что примечания - это только комментарии, они существуют параллельно со значениями в ячейках и не заменяют его содержимого, вместе с тем и не мешают работе с данными в ячейке.

Ввод формул

Ввод формул имеет небольшую особенность. Формула необходима для выполнения различных вычислений в Excel и представляет собой выражение, которое вычисляет новое значение по уже существующим. Например, простейшая формула может посчитать стоимость товара сложением его цены, налога на продажу и транспортных издержек.

В состав формул могут входить числа, математические операторы (сложения, вычитания и т.д.), ссылки на ячейки и встроенные выражения, называемые функциями. Одной из самых сильных сторон Excel является обширная библиотека мощных и легких в использовании функций. В связи с этим ввод формул становится ключом к использованию этих возможностей программы.

Ввод любой формулы начинается с записи знака равенства (=). Знак равенства является признаком начала математической операции, он указывает Excel на необходимость фиксации следующего за ним выражения в виде формулы. Например, формула для вычисления суммы трех чисел выглядит так:               =17+21+14

Формулы могут также содержать ссылки на ячейки (адреса ячеек или диапазоны ячеек). Ссылки на ячейки в формулах могут применяться вместе с числами, математическими операциями и встроенными функциями. Можно в формулах использовать и ссылки в виде имени ячейки. Простым способом ввода в формулу ссылки на ячейку является ввод ее адреса с клавиатуры или выделение (щелчком мыши) этой ячейки курсором - в последнем случае в формуле автоматически появляется адрес выделенной ячейки.

При использовании ссылок на ячейки в формулах (в ячейках, где эти формулы содержатся) производятся необходимые вычислительные операции над данными, содержащимися в ячейках, на которые ссылается формульная запись. Так, например, в соответствии с записанной в ячейке С5 формулой = АЗ + В5 - Е1 в клетке С5 будет помещен результат вычисления сумма данных, содержащихся в A3 и В5, за вычетом значения, содержащегося в Е1.