Использование копирования и вставки для копирования данных

Если вместо перемещения нужно скопировать диапазон ячеек, то можно использовать уже описанную технологию перемещения, с той лишь разницей что здесь необходимо воспользоваться командой Копировать из меню Правка (или соответствующими кнопками в панели инструментов). Как и в описанном случае перемещения по команде Копировать выделенный для копирования диапазон также отмечается пунктирной линией и имеется то же ограничение - в операцию копирования можно включать только смежные блоки.

При копировании можно использовать описанную ранее ускоренную технологию "перетаскивания". Отличие состоит лишь в том, что при превращении указателя мыши в стрелку перед перетаскиванием нужно нажать и удерживать клавишу Ctrl. При выполнении этих действий в результате перетаскивания исходный диапазон не исчезнет, а будет скопирован в новое, выбранное пользователем место.

Добавление строк и столбцов к листу

В этой процедуре время от времени возникает необходимость для увеличения свободного места. Иногда ячейки приходится вставлять из-за чрезмерной скученности данных или из-за того, что предметная область отчета изменилась и требует новой структуры листа. Нередко пользователю не удается заранее представить себе расположение данных на листе, и он горько сожалеет, что не предусмотрел лишней строчки или столбца. Этой беде легко помогут команды Строка и Столбец из меню Вставка, которые, соответственно, вставят строку или столбец в место, указанное пользователем. Строка добавляется сверху от строки активной ячейки, а столбец - справа от столбца активной ячейки. Эту же процедуру можно осуществит после выделения строки (щелчком на ее номере) или столбца (щелчком на его букве). В последнем случае в меню Вставка становится доступной именно та команда, которая нужна (при выделении строки - это команда Строка, а при выделении столбца - естественно, команда Столбец). При создании новых строк или столбцов существующие данные сдвигаются вниз (для строк) или вправо (для столбцов), чтобы освободить место для новой информации.

Форматирование электронных таблиц

После того, как ввод информации в ячейки листа будет закончен, можно отформатировать данные, чтобы выделить наиболее важные из них и облегчить работу с листом. Табличный процессор позволяет изменять шрифтовое оформление, вставлять и удалять разрывы страниц, пользоваться стилями форматирования, работать с определенными шаблонами листов, а также включать в лист существующие или заново созданные графические изображения. Кроме того, Excel позволяет изменять ширину столбцов и высоту строк, присваивать различные форматы данных определенным ячейкам, осуществлять не только горизонтальное, но и вертикальное выравнивание данных в ячейках.

Форматирование ячеек

Правильная организация ячеек очень помогает представить важную деловую информацию наилучшим образом. Форматирование ячейки не меняет внутреннего представления данных, однако влияет на то, как данные выглядят на экране или в напечатанном документе. Практически все действия по форматированию ячеек выполняются с использованием команды Ячейки в меню Формат. При обращении к этой команде открывается диалоговое окно Формат ячеек, имеющее шесть вкладок с атрибутами формата.

Для вертикального выравнивания (вертикального расположения) данных в ячейках листа в Excel используется вкладка Выравнивание упомянутого диалогового окна Формат ячеек. На этой вкладке можно выбрать любое желаемое (и доступное) выравнивание данных в ячейках, как горизонтальное, так и вертикальное, включая и ориентацию данных специальной опцией Ориентация.

Изменение числовых форматов производится с помощью вкладки Число диалогового окна Формат ячеек. Здесь в окне списка имеется перечень всех имеющихся форматов ячеек (числовой, денежный, финансовый, время, дата и т.д.), в котором может быть выбран требуемый формат для выделенного диапазона листа.

С помощью остальных вкладок диалогового окна Формат ячеек могут быть выбраны такие параметры, как шрифт, рамка, цветовое оформление, а также может быть осуществлена защита от несанкционированного изменения (в том числе и введением пароля) информации как в выделенных ячейках, так и во всем листе.