Беседа «Возможные причины неэффективного использования времени»

Причины неэффективного использования времени можно разделить на две группы: внешние и внутренние.

Помехи извне — это плоды нашего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. Эти убийцы времени бывают следующими:

- задержки при выходе из дому (ключи, конспекты забывали дома?);

- задержки в дороге (сломался автобус, пробки);

- болтовня с друзьями (социальные сети: Одноклассники и В контакте, просто болтовня);

- неполадки с компьютером и доступом в Интернет;

- электронная почта (спам);

- поиск папок, ручек и т. д.;

- телефонные звонки.

Кроме внешних пожирателей времени существуют и внутренние, которые съедают ваше время изнутри: ваши черты характера и личные качества, вызывающие простои в работе, а  в результате стресс и осознание того, что ничего не успеваете. Избавляться от них нужно, но это будет более проблематично, чем избавление от внешних поглотителей времени. Внутренние помехи являются частью нашей жизни и от привычек очень тяжело избавляться.

Среди внутренних помех можно отметить:

- неумение отказывать и говорить НЕТ;

 

- привычка хвататься за все и сразу;

- неверная оценка сроков и объемов работ;

- желание всегда быть полезным и помогать всем;

- природная медлительность;

- отсутствие привычки вести записи;

- излишняя общительность;

- привычка приступать к работе не обеспечив себя всем необходимым;

- не умение расставлять приоритеты;

- привычка каждые 5-10 минут проверять почту (блоги, форумы, RSS) или другую  информацию на сайте;

- недостаток отдыха (постоянное сонно-выжатое состояние);

- привычка полностью полагаться на память;

- природная рассеянность;

- привычка откладывать ежедневные дела на конец дня;

- не умение следить за выполнением поставленной задачи (проекта).

 

Упражнение «Чувство времени»

Необходимый материал: колокольчик или свисток, секундомер, листы бумаги, ручки.

Инструкция участникам: надо уметь контролировать время, отведённое на работу и отдых, мысленно научиться давать себе «звонки» (ведущий звонит в колокольчик, привлекая внимание участников, и незаметно включает секундомер). Это поможет выработать у себя чувство времени. Человек, обладающий таким чувством, всегда знает, который час, всегда рассчитывает своё время и потому всё успевает, никуда не опаздывает.

А есть ли у вас чувство времени? Как оно развито?

Конечно, чувство времени есть у каждого человека, только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено – плюс-минус полчаса

 

(ведущий второй раз звонит в колокольчик и останавливает секундомер).

А теперь, не обсуждая вслух, запишите на листочках (участники получают их вначале занятия) сколько времени прошло с момента первого звонка до второго? Только не пытайтесь просчитать, прикинуть, а оцените своё ощущение времени.

И вот реальный результат (ведущий озвучивает показания секундомера). Обсуждение: какое значение имеет чувство времени для человека.

 

Упражнение на основе матрицы Эйзенхауэра

Цель:научить расставлять дела по приоритету.

Необходимый материал: бланки с «матрицей Эйзенхауэра», ручки, список дел.

Процедура проведения: ведущий рассказывает участникам о 4-х категориях дел по Д. Эйзенхауэру и принципы расстановки приоритетов.

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в

 

простой инструмент для расстановки приоритетов дел, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра

и Метод Эйзенхауэра).

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра или просто «Матрица приоритетов» – помогает вам решать задачи и определять их приоритетность по срочности и важности, выделяя менее срочные и важные дела, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вообще.

 

 

1. Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.

2. Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.

3. Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.

4. Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

 

 

 

Просмотр видео «Составление матрицы» по ссылке https://www.youtube.com/watch?v=oaXA6pfA5ww

Участникам предлагается самостоятельно распределить дела из списка по 4 категориям. Работа в группах 5 минут.