Взаимосвязь организационной структуры с внешней средой

 

Организации существуют в среде, состоящей из множества элементов, среди которых:

– изменяющиеся технологии, оборудование, требования к качеству продукции, образовательному уровню сотрудников;

– акционеры с их интересами получения дивидендов,

– правительство с налоговыми и законодательными требованиями;

– партнеры, в отношении которых организация имеет свои обязательства;

– рынок с его спросом и предложением;

– действия конкурентов;

– последствия экономических кризисов и т. п.

Действия менеджеров при изменении внешней среды организации:

– постоянное отслеживание ситуации во внешней среде;

– уменьшение размеров организации;

– немедленная реакция на изменения внешней среды;

– реорганизация;

– введение системы производства «точно в срок».

Особенности производства «точно в срок»: части изготавливаются в точно назначенный момент времени так, что дефекты обнаруживаются, а их причины устраняются немедленно по ходу перемещения заготовки от позиции к позиции, в идеале вообще без попадания на склад.

Внешняя среда включает:

1) макрофакторы – политические, юридические, макроэкономические, научно-технические, социально-культурные и т. п.;

2) факторы микросреды – типы материалов и технологий, потребители, конкуренты, поставщики и посредники, источники капитала, трудовые ресурсы.

Политическая обстановка. В последние годы политическая обстановка характеризуется относительной стабильностью.

Юридические факторы. К основным правовым достижениям относятся законодательные акты, регулирующие отношения собственности, налогообложение, защиту прав потребителей, рекламу, товарные знаки и др.

Макроэкономические факторы. Характеризуются следующими показателями: валовой внутренний продукт, оборот розничной торговли, реальные располагаемые денежные доходы населения, экспорт и импорт товаров.

Демографические факторы. К ним относится: численность, структура, динамика и занятость населения.

Конкуренты. Важнейшим инструментом борьбы зарубежных конкурентов с российскими экспортерами является антидемпинговое законодательство.

Граница системы. Если существует отдельная организация, существует среда вокруг нее, следовательно, должна быть граница, отделяющая организацию от не организации.

Руководители должны управлять этой границей для того, чтобы создать условия воздействия на процессы внутри организации и ее взаимодействия со средой.

Разновидности границы:

– физическая составляющая (ограничивает рамки здания);

– организационная составляющая (отличия в уровнях заработной платы, социальных условий);

– граница в сознании людей (имидж организации, гордость принадлежностью к организации). Граница управляема, следовательно, она будет прозрачна для входов организации и ее выходов. Внутри границ происходит трансформация входов в выходы.

Входом организации могут быть материалы, люди, информация или любые их комбинации.

Выходы организации – это ее продукция (товары, услуги). Выходы организации экспортируются ею в среду. Ценность доходов организации от реализации ее выходов заключается в том, что они дают доступ к новым партиям ресурсов (входов), необходимых для ее дальнейшего функционирования – жизни.

Менеджмент управляет процессом трансформации, манипулирует входами и подстраивает выходы в соответствии с запросами рынка (внешней среды).

 

 

ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ И ДЕЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ

 

Степень централизации и децентрализации зависит от масштабов полномочий. При отсутствии делегирования полномочий управление организацией становится слишком централизованным.

Степень централизации снижается в случае, если больше решений принимается непосредственно на рабочих местах.

Отличительные особенности централизации: отсутствие передачи полномочий и пределов компетентности, что приводит к снижению оперативности в принятии решений.

Основная цель делегирования полномочий – сделать возможной децентрализацию управления организацией. Передаются лишь полномочия, всю ответственность продолжает нести старший руководитель.

Основные принципы передачи полномочий:

– сотрудник должен обладать достаточными полномочиями для достижения требуемого результата;

– сотрудник должен знать, перед кем он несет ответственность;

– все, что превышает компетенцию должности, передается высшим звеньям управления;

– старшее должностное лицо продолжает нести ответственность за действия подчиненного. Факторы, влияющие на уровень децентрализации:

1) размер затрат;

2) степень унификации;

3) размеры организации;

4) философия менеджмента;

5) наличие подходящего руководителя;

6) использование приемов контроля. Чем выше возможности контролирования, тем большей степени децентрализации можно достичь;

7) география деятельности организации;

8) влияние внешней среды.

Преимущества централизованного управления:

– более эффективный контроль за деятельностью организации;

– устранение повторения тех или иных усилий;

– возможность единых стандартов всех действий;

– более эффективное использование различных ресурсов.

Недостатки централизованного управления:

– промедления в принятии решений;

– рост бюрократизма;

– решения принимаются теми, кто имеет недостаточно полное представление о ситуации на производстве.

Масштабы управления. При установлении масштабов управления помимо степени сложности, характера осуществляемой работы необходимо учитывать субъективные возможности менеджера, его способности сотрудничать с коллегами.

Менеджер вправе осуществлять следующие действия для управления и контроля:

– составление ясного и краткого плана;

– делегирование полномочий;

– использование контрольно-проверочных нормативов.

Необходимость установления масштабов управления. В случае необоснованно увеличенных масштабов управления теряется личный контакт между руководителем и подчиненными, следовательно, руководитель может потерять влияние на коллектив, возможно появление подгрупп с неофициальным руководителем, возникают трудности в проверке результатов деятельности группы, снижается качество профессионального обучения работников, а также снижается контроль за выполнением порученных им заданий, что отрицательно сказывается на результатах труда.

Последствия необоснованно сокращенных масштабов управления:

– возникает слишком много уровней управления;

– возрастают административные затраты;

– больше времени отводится на принятие решений;

– возрастает степень контроля, что может привести к снижению инициативы и творческой активности, неблагоприятно сказаться на моральном состоянии.

 

 

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ

 

Важность определения полномочий: для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношения. Каждый работник организации должен понимать, что от него ожидают, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Этому способствует соответствующая справочная литература и инструкции по распределению обязанностей.

Организационные схемы и таблицы. При составлении схем следует учитывать, что схема дает только общие границы структуры организации. Схема должна отражать реальную структуру фирмы.

В случае если схему структуры организации трудно составить, то это может быть причиной того, что с течением времени структура организации стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.

Достоинства построения схемы организации: на подготовительном этапе построения схемы организация должна быть подвергнута тщательному анализу. Анализ позволит выявить «слабые места», дублирование полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса и т. п.

Построение схемы позволяет выделить линии взаимозависимости и отношений внутри организации.

Применение схемы.

1. Она может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления организацией.

2. В качестве дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций.

3. Схема используется в качестве справочного материала и позволяет служащим организации быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями.