Тема: «Информационно-справочные документы: служебные письма и справки»

Цель: Ознакомиться с наиболее распространенными видами служебных (внутренних) писем, изучить особенности, виды и реквизиты документов.

Задание:

1. Используя приведенный ниже теоретический материал составить следующие информационно-справочные документы:

1) Докладная записка;

2) Объяснительная записка;

3)Справка.

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

· Какие реквизиты вы можете назвать (по каждому документу)?

· Для чего используются докладные записки? Какой вид докладной записки вы составили?

· Есть ли отличия между докладной и объяснительной?

· Кто пишет резолюции на докладных и объяснительных записках?

· Какие виды справок вы можете назвать?

 

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятель­ное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на ини­циативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Ес­ли она адресована руководителю данного учреждения, то счи­тается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наимено­вание учреждения, название вида документа (докладная за­писка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя-номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Пример оформления внутренней докладной записки представлен ниже.

ОАО «Атлант» УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Т. П. Данилину   12. 07. 2000 № 87 О переводе на должность   В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнением отделов происходит перераспределение функций сотрудников. Прошу перевести старшего экономиста СТ. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесе­нием изменений в штатное расписание.   Начальник управления (личная подпись) В.А. Ильин

Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояс­нения отдельных положений выполненной работы (проекта, отче­та, разработки). По своему оформлению объяснительные за­писки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых или вышестоящих руководителей по отношениям, возни­кающим в процессе производственной и трудовой деятельности, такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

 

Справка

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений, организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдель­ных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование орга­низации, наименование вида документа, дата, место составле­ния, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, на­правляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому отно­сятся включаемые в справку данные, а также ссылку на доку­менты, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организаций для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида до­кумента, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позво­ляет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные дан­ные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фами­лии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не
рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоя­щая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что......................... действительно работает....» и т.д.

Организация, в которую предоставляется справка, обяза­тельно указывается в ее тексте.

 

ПЛАНОВО- Заместителю генерального ЭКОНОМИЧЕСКОЕ директора ОАО «Виктор» УПРАВЛЕНИЕ А.Ю. Соколову   ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 23.04.2007 О разработке бизнес-плана   Бизнес-план разрабатывается отделом на период: неделя, декада, месяц в трех экземплярах. 1-й экз. предоставляется в бухгалтерию АО, 2-й — начальнику ПЭУ, 3-й остается в делах отдела реализа­ции. Срок составления плана — за день до наступления планируемого периода. Порядок разработки и представления планов установлен в Положении об отделе и приказе «О распределении обязанностей по управлению» от 14.11.2006 № 123. Начальник отдела Личная подпись М.Л. Филонов

 

Международный Налоговая инспекция Институт управления по г. Архангельску   СПРАВКА 13.10.2006 №34 г. Архангельск   Об обучении   Попова Нина Львовна с 01.09.2006 обучается в группе 11 ОЮ первого курса юридического факультета с пятилетним сроком обучения.   Президент-ректор института, Подпись А.Н. Ежов академик

Лабораторная работа № 3

Тема: «Информационно-справочные документы: акты, протоколы»

Цель: Изучить особенности этих документов, порядок их оформления, структуру и причины составления.

Задание:

1.Используя приведенный ниже теоретический материал составить:

1) Протокол;

2) Акт.

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

· В каких случаях оформляется протокол?

· В чем особенности полного протокола?

· Какая информация фиксируется в акте?

· Опишите структуру акта.

· Опишите структуру протокола.

· Кто визирует эти документы (конкретно для каждого документа)?

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Протокол

Руководитель предприятия, издавая приказ, несет полную ответственность за принятое решение. Однако существуют организации, в которых некоторые (или даже все) решения принимаются группой ответственных лиц. Это так называемые коллегиальные решения, а соответствующая группа лиц называется коллегиальным (или совещательным) органом. Коллегиальными органами можно назвать совет директоров компании, ученый совет института, совет трудового коллектива. Полномочия коллегиального органа определяются в уставе учреждения.

Коллегиальный орган принимает решения в ходе совещания. Эти решения отражаются в специальных документах, называемых протоколами.