Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

 

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор). Однако, современные технологии позволяют достаточно оперативно общаться даже при помощи писем, используя электронную почту.

Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа.

Письма, требующие ответа:	Письма, не требующие ответа:
Письмо просьба Письмо-обращение Письмо-предложение Письмо-запрос Письмо-требование Письмо-претензия Письмо-приглашение	Письмо-предупреждение Письмо-напоминание Письмо-отказ Письмо-распоряжение Сопроводительное письмо Письмо-извещение Гарантийное письмо Информационное письмо Инструкционное письмо

 

Из названия письма ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.

Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

Гарантийное письмо содержит обязательство соблюдения сроков поставки или оплаты продукции (работ и услуг), а также гарантию качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии,

Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты.

Заголовочная часть письма содержит правую и левую части.

В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается.

В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресат» содержит:

§ наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);

§ наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

§ должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в да­тельном падеже).

Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый адрес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, естественно, не будут указаны названия предприятия, должность.

 

Структура письма:

Эмблема отправителя Наименование предприятия отправителя Полный юридический адрес отправителя (включая почтовый индекс, город, улицу, дом, № офиса, телефон, факс и т.д.)	Наименование предприятия получателя Полный юридический адрес получателя Должность, фамилия и инициалы получателя
Дата Номер письма
На № _____ от (реквизит ставится только на ответах на ранее полученное письмо)
Обращение к получателю
Текст: Причины написания письма. Основная часть Заключительная фраза вежливости
Должность Личная Расшифровка Отправителя подпись подписи (Ф.И.О.)

 

Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один получатель.

Составные части реквизита «Адресат» располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа. Отдельные смысловые части реквизита удобно отделить пустой строкой. В настоящее время широко используются для пересылки по почте конверты с прозрачным окошком, расположенным в том месте, где должен быть написан адрес получателя. Окошко позволяет написать адрес только в документе и вложить документ в конверт таким образом, чтобы адрес был виден через окошко. Чтобы использовать эти конверты, надо заранее на бумажном листе определить место расположения адреса.

Даже если письмо направляется в некоторую организацию в первый раз, будет хорошим тоном предварительно выяснить фамилию, имя, отчество адресата для того, чтобы сделать обращение именным, личным. Для установления контактов это необходимо. Можно, например, предварительно позвонить по телефонному справочнику в организацию и узнать требуемую информацию у секретаря. Безличная форма адресации употребляется, в основном, в инструкционных письмах, рассылаемых во многие адреса.

Примеры оформления реквизита «Адресат»:

Пример 1:

Директору ОАО «Авангард»

г-ну А.В. Полякову

192294. Санкт-Петербург,

ул. Партизана Германа д.14

 

Пример 2:

ЗАО «Стимул»

Начальнику отдела рекламы

г-ну Б.Г. Гончарову

192295, Санкт-Петербург,

ул. Гороховая, д. 50. офис 35.

Пример 3:

Директору школы № 200

Копия:

Главврачу детской поликлиники № 106

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях;

Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

Вступительная часть текста обычно размещается в отдельной строке и содержит обращение к получателю. Обращение может быть различной степени официальности, от строго официального до личного:

§ Господин Вешняков!

§ Уважаемый господин Вешняков!

§ Уважаемый Владислав Викторович!

§ Владислав Викторович!

§ Уважаемые господа! (употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны именаполучателей письма)

§ Уважаемые коллеги!

Если письмо является ответом, то далее можно привести слова благодарности за сотрудничество:

§ Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...

§ Большое спасибо за письмо…

Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма. Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например:

§ В связи с тем, что при проведении ремонта кровли здания (договор № 17 от 20.08.2004), было обнаружено нарушение работ (акт № 2 от 08.09.2003)…

§ В соответствии с протоколом

§ В ответ на Вашу просьбу…

§ В подтверждение нашей договоренности…

Основные обороты вводной части:

§ В связи с...

§ Согласно контракту (предварительной договоренности…) от…

§ В соответствии с…

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Отправка груза, документа (сопроводительное письмо):

· Направляем Вам...

· Отправляем Вам...

· Высылаем Вам...

Напоминание, предупреждение:

§ Напоминаем Вам, что...

§ По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу...

§ Фирма оставляет за собой право обратиться... если Вы...

§ Задержка поставок может привести к...

§ Данные Вами обещания: к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Извещение:

§ Сообщаем Вам, что...

§ Ставим Вас в известность, что...

§ Извещаем Вас, что...

§ Доводим до Вашего сведения, что…

Гарантия:

§ Оплату гарантируем;

§ Фирма гарантирует качество продукции.

Предложение:

§ Мы рады предложить Вам...

§ Предлагаем Вам...

§ Мы можем рекомендовать...

§ Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ:

§ К сожалению. Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...

§ К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем в связи …

§ К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Приглашение:

§ Просим Вас принять участие...

§ Приглашаем Вас…

§ Мы рады пригласить Вас...

 

Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями продолжения сотрудничества:

§ Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей;

§ Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества;

§ Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной;

§ С уважением;

§ С надеждой на сотрудничество;

§ С наилучшими пожеланиями.

 

Письма подписывает руководитель предприятия, его заместители, ответственным за определенные направления работ. Письма, содержащие гарантии, или юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Документы деловой переписки делятся на две части:

§ поступающие (входящие);

§ отправляемые (исходящие).

Для учета входящей и отправляемой корреспонденции ведут два соответствующих журнала учета, в которых этой корреспонденции присваивается номер.

В настоящее время все более широкое распространение получают такие оперативные средства связи, как факсимильная передача (факс) и электронная почта. Эти виды передачи информации при наличии соответствующих технических средств позволяют в считанные минуты передать сообщение (письмо) в любую точку земного шара.

Письма, отправляемые по электронной почте, имеют некоторые различий по оформлению документа, но не по содержанию.

Лабораторная работа № 2