Описание материально-технической базы, необходимой для проведения преддипломной практики

Материально-техническое обеспечение преддипломной практики осуществляется по месту ее прохождения. Помещения, в которых студент проходит практику, должны соответствовать действующим санитарным и противопожарным нормам, а также требованиям техники безопасности при осуществлении всех видов профессиональной деятельности студента.

Место практики должно быть оснащено техническими и программными средствами, необходимыми для выполнения целей и задач преддипломной практики: портативными и/или стационарными компьютерами с необходимым программным обеспечением и выходом в сеть Интернет, в том числе предоставляется возможность доступа к информации, размещенной в открытых и закрытых специализированных базах данных. Конкретное материально-техническое обеспечение практики и права доступа студента к информационным ресурсам определяются руководителем преддипломной практики конкретного студента, исходя из задания на практику.

По месту прохождения практики в профильной организации, обучающемуся предоставляется рабочее место, оборудованное необходимыми средствами для работы с документами и подготовки материалов к отчету, при наличии возможности предоставление доступа к компьютеру и иному оборудованию, необходимому для успешного выполнения задач преддипломной практики студента.

Прохождение преддипломной практики предусматривает доступ обучающихся к электронно-библиотечным системам (электронным библиотекам) и к электронной информационно-образовательной среде университета.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОТЧЕТА ПО ПРЕДДИПЛОМНОЙ ПРАКТИКЕ

2.1. Структура и содержание отчета по преддипломной практике

Форма и вид отчетности студентов о прохождении практики определяются образовательным учреждением с учетом требований соответствующего образовательного стандарта.

В ходе преддипломной практики студенту необходимо выполнить все задания, намеченные в индивидуальном плане прохождения практики, и представить отчет, в котором отражаются результаты прохождения практики.

В структурном плане отчет по преддипломной практике должен включать:

1. Титульный лист отчета.

Отражает информацию об университете, авторе, наименовании направления подготовки, научном руководителе и другие сведения ( Приложение А).

2. Содержание (Приложение Б).

В элементе «Содержание» отражают номера разделов и подразделов отчета с указанием номеров страниц, с которых начинается каждый раздел и подраздел.

3. Введение

В элементе «Введение» должны быть сформулированы цель и задачи преддипломной практики, описаны основное содержание работ, выполненных в ходе прохождения практики.

4. Основное содержание отчета.

В первом подразделе «Общая характеристика базы практики (предприятия, учреждения, организации (подразделения)»должна быть отражена следующая информация:1) полное наименование и месторасположение организации; 2) основные этапы создания и развития; 3) краткая историческая справка; 4) характер собственности организации: частная, государственная, кооперативная; 5) существующая организационно-правовая форма организации (ООО, ОАО, ЗАО, ПАО и т.д.); основные виды (направления) деятельности в соответствии с уставом организации.

В подразделе «Анализ организационно-правовой базы, регламентирующей деятельность организации» описываются организационно-правовые документы, регулирующие деятельность организации: юридический статус, организационно-правовую форму, структуру, систему управления. Также осуществить анализ организационно-правовой документации, закрепляющей должностной, численный состав, функции, права, обязанности, взаимодействия, ответственность структурного подразделения, где проходилась преддипломная практика и его должностных лиц. Объектом изучения должны стать следующие документы: устав (положение) организации; правила внутреннего трудового распорядка; коллективный договор; положение о структурном подразделении; положение о коллегиальных органах; положение по управлению персоналом; штатное расписание (является конфиденциальным документом, можно проанализировать только его часть, где указаны должности); структура и штатная численность; должностные инструкции сотрудников, занимающихся ведением делопроизводства. Анализ следует проводить по схеме: назначение документа, содержание, оформление, ошибки в тексте и других реквизитах. В процессе изучения документов студенты должны узнать дату создания организации, организационно-правовую форму, порядок управления. Также, на основании проанализированных документов, в данном разделе необходимо графически изобразить организационную структуру организации.

В подразделе «Анализ локальных нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления и архивного хранения» рассматриваются соответствующие документы, описывается их назначение, содержание, дата и порядок утверждения, делаются замечания по структуре текста и оформлению. Анализируются требования к ведению делопроизводства, установленные нормативно-методической документацией, их соответствие установленным правилам. Обязательно рассматриваются: инструкция по делопроизводству; номенклатура дел; тематические классификаторы; корпоративные стандарты по делопроизводству. Дается оценка данным документам и системе делопроизводства, существующей в организации. Студент анализируют способы создания документов, разграничение обязанностей по ведению документации между специалистами, техническими исполнителями, секретарями. Описывается использование программных средств, их функциональные возможности. Отмечается наличие баз данных, текстовых заготовок, табелей, альбомов унифицированных форм документов, дается их краткая характеристика, оценка эффективности, применение трафаретных текстов. Возможно рассмотрение состава унифицированных форм утвержденных соответствующими ведомствами (бухгалтерские, первичные учетные, кадровые, статистические документы и др.). Данные обобщаются, в конце раздела делаются выводы.

В подразделе «Изучение систем документации, его состава и оформления документов» анализируется состав систем документации, применяемых в управленческой деятельности организации: организационно-правовые документы; распорядительные документы; информационно-справочные документы (в том числе плановая, отчетная, протокольная документация, особое внимание уделяется оформлению переписки); системы документации, связанные со спецификой деятельности организации. Следующий этап – исследование порядка составления и оформления служебных документов в организации. Сопоставляется практика оформления документов с требованиями нормативно-методических документов. Анализ проводится по системам документации в следующей последовательности: состав документов по функциям управления;

наличие всех необходимых реквизитов в документах определенного вида (разновидности); правильность оформления реквизитов; порядок внутреннего визирования и внешнего согласования документов; состав и этапы удостоверения: подписание, утверждение, постановка оттиска печати. Выявляются документы, на которые ставится оттиск печати, гриф утверждения. Выясняются виды печатей, используемых для заверения документов и их копий. Ошибки в оформлении обобщаются, систематизируются, корректно описываются.

В подразделе «Анализ бланков служебных документов, которые применяются в организации» следует перечислить виды бланков, которые применяются в организации: общий бланк; бланк письма; бланки конкретного вида документа; бланки должностных лиц. Изучается и определяется назначение, состав реквизитов каждого бланка, выявляются ошибки, которые описываются по следующей схеме: в каком реквизите (его название), что неверно оформлено (описывается отклонение от требований), как правильно следует оформить в соответствии с требованиями стандарта. Необходимо обратить внимание на расположение реквизитов.

В подразделе «Изучение процессов документирования, от создания документа до его уничтожения или передачи в архив» анализируется порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами, способы их получения, отправки, регистрации. Составляются схемы маршрутов документов, подсчитывается объем документооборота организации. Студенты выясняют перечень нерегистрируемых документов, изучают регистрационные формы. Практиканты обращают внимание на справочно-информационный фонд и оперативность поиска необходимых документов. Анализируется номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, значение этих нормативных актов для систематизации и текущего хранения документов. Изучается состав заведенных дел и их оформление. Отмечается наличие или отсутствие экспертной комиссии. Анализируются описи дел, листы-заверители, оформление обложки, нумерация листов, т.е. операции, проводимые при подготовке дел к архивному хранению.

В элементе «Особенностей организации работы специалистов в сфере ДОУ с использованием компьютерных  технологий» необходимо отобразить особенности работы и структуру программного обеспечения автоматизированного рабочего места. Исследование порядка, параметров и технологии получения внешней информации и защита внутренней информации ПК (сети). Овладение навыками работы с документами на автоматизированном рабочем месте, обработка документов на ПК с помощью интегрированного пакета обработки информации Місrosoft Office (соединение шаблонов документов в текстовом редакторе Word, обработка данных в электронных таблицах Ехсеl и др.), использования конкретных программных продуктов по функциям управления с описанием технологии управления по функции (или ДОУ), программного обеспечения, примененных технических средств.

На основании результатов проведенного анализа и исследования отдельных направлений деятельности организации в подразделе «Подготовка рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в организации» студент разрабатывает предложения по оптимизации состава документов и информационных потоков, сокращения их количества, совершенствования организации хранения документов в организации.

5. Заключение.

Подводятся итоги преддипломной практики, обобщаются результаты, перечисляются виды работ, осуществляемые студентом. Также указывается степень достижения цели и решения поставленных задач преддипломной практики, формулируются выводы по результатам прохождения преддипломной практики; отмечается их теоретическая и практическая значимость, возможность внедрения результатов работы. В заключении должны быть помещены основные выводы по проведенному анализу организации и всем предполагаемым направлениям совершенствования работы по конкретному объекту исследования.

6. Список использованных источников и литературы.

В библиографический список включаются все информационные источники, использованные студентом во время прохождения преддипломной практики: нормативно-правовые акты, научная литература, учебная и справочная литература, статьи в научных журналах и сборниках, диссертации и авторефераты диссертаций, Интернет-ресурсы.

7. Приложения (при необходимости). 

В приложения включают материалы, собранные студентом в период прохождения преддипломной практики, в которые входят таблицы, иллюстрации, схемы, графики, макеты, программы наблюдений, методические разработки, карты условий труда, инструкции по охране труда, иллюстративные и рекламные материалы и т.п. 

Общий объем отчета должен составлять минимум 25–30 страниц. Материал, собранный в процессе прохождения преддипломной практики, систематизируется, логически группируется и должен быть представлен в виде оригинального авторского отчета. Запрещается подменять текст отчета прямым цитированием нормативно-правовых и законодательных документов. Не допускается плагиат и подлог данных и результатов прохождения практики.

Также к отчетной документации по преддипломной практике относятся:

1. Дневник преддипломной практики (Приложение В). Дневник включает в себя ряд разделов: титульный лист дневника, оборотная сторона титульного листа, содержание дневника, в котором ежедневно отмечается содержание работы, предложения, замечания и результаты выполняемой работы. Ежедневно дневник подписывается руководителем практики от базы практики. Дневник должен быть заверен руководителем и печатью базы практики. По окончании практики дневник предоставляется на проверку руководителю практики от кафедры документоведения и архивоведения. Он хранится на кафедре вместе с остальными документами практики.

2. Характеристика работы студента в период практики. Форма характеристики приведена в Приложении Г. В характеристике работы студента освещаются следующие положения:

– уровень теоретических знаний студента;

– отметки о личностных качествах студента, его отношении к выполнению заданий и поручений, в процессе прохождения преддипломной практики;

– рекомендации по совершенствованию профессиональной подготовки студента (по желанию руководителя практики от организации).

Характеристика подписывается руководителем практики от базы практики и заверяется оттиском печати организации, в котором студент прошел преддипломную практику. Незаверенная характеристика кафедрой документоведения и архивоведения не принимается. Характеристика содержит оценку прохождения преддипломной практики по четырех бальной системе («отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно»).

Общая комплектность отчета по преддипломной практике должна содержать следующие документы:

1. Утвержденный со стороны базы практики и руководителя практики от кафедры документоведения и архивоведения отчет о прохождении преддипломной практики (титульный лист отчета – Приложение А).

2. Заполненный и утвержденный со стороны базы практики и руководителя практики от кафедры документоведения и архивоведения дневник о прохождении преддипломной практики (Приложение В).

3. Характеристика работы студента-практиканта с рекомендуемой оценкой работы (бланк характеристики – Приложение Г).

2.2. Технические требования к оформлению отчета

По преддипломной практике

Требования к оформлению текста отчета

Текст отчета по преддипломной практике выполняется на стандартных листах белой бумаги формата А4, кегль 14, шрифт Times New Roman, межстрочный интервал 1,5; ширина полей: верхнее – 2 см, левое – 3 см, правое –1 см, нижнее –2 см; абзацный отступ – 1,25. Страницы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по тексту отчета преддипломной практики. Текст печатается без переносов. Каждый структурный элемент отчета следует начинать с новой страницы. Заголовки разделов следует располагать в середине строки, без точки в конце и печатать прописными буквами, не подчеркивая. Заголовки подразделов следует печатать с абзацного отступа строчными буквами (кроме первой прописной), без точки в конце, не подчеркивая. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Все иллюстрации должны иметь названия и последовательную нумерацию в пределах каждого раздела арабскими цифрами. Ссылки на иллюстрации в тексте обязательны. Иллюстрация располагается сразу после ссылки или на следующей странице. Таблицы должны иметь названия и номер в пределах каждого раздела. Ссылки на таблицы в тексте обязательны. При необходимости шрифт и междустрочный интервал в таблицах могут быть уменьшены.

Требования к оформлению приложений

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием сверху в правой части страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» и его обозначения (шрифт полужирный Times New Roman, кегль 14, буквы прописные). Приложения обозначаются заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением Е, З, Й, О, Ч, Я, Ь, Ы, Ъ, или латинского алфавита за исключением букв I и O. Если приложение одно, оно обозначается как «ПРИЛОЖЕНИЕ». Приложение должно иметь содержательный заголовок, который записывается симметрично относительно текста отдельной строкой с прописной буквы полужирным шрифтом Times New Roman, кегль 14. Приложения размещают в конце отчета, после списка использованных источников, в порядке появления ссылок в тексте отчета. Ссылка в тексте отчета на приложение приводится в круглых скобках, например (Приложение А). Каждое приложение должно начинаться с нового листа, с указанием в правом верхнем углу слова «ПРИЛОЖЕНИЕ А», «ПРИЛОЖЕНИЕ Б» и т.д. и иметь тематический заголовок. Если приложение занимает более одной страницы, то на его последней странице пишется, например, Окончание прил. А, а на промежуточных – Продолжение прил. А. Страницы отчета по практике, включая приложения, последовательно нумеруются и указываются снизу по центру страницы.