Архивная работа. Переучет данных в цамо РФ

Автор статьи:

Суетина Наталья Михайловна,

г. Ижевск, Удмуртская Республика.

АРХИВ — совокупность собранных, хранимых в течение длительного времени документов.

АРХИВ(от латинского «archium», «archivum»)– учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, принадлежавших государству, обществу, отдельным лицам.

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Классификация архивов

По территориальной принадлежности:

1.Федеральные

2.Региональные (областные, республиканские)

3.Районные

4.Городские, муниципальных образований

 

По подчиненности:

1.Государственные

2.Ведомственные

3.Учреждений, организаций

Нормативно-законодательная база

•Федеральный Закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»;

• «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.;

•Региональные уровни: локальные нормативные акты (постановления, решения и т.д.)

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Сроки хранения.

Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документовпо-разному.                                                                                           Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями.                                                                            Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.

ФЗ устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций - источников комплектования - до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;                                                

2) для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;                                                                                                    

3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет.                                                                                                                    

4) для отдельных видов архивных документов:                                                                     а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;                                                           б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;                                                                                                                       в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;                                     г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;                                              д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;                                                                                                                                                        е) научной документации - 15 лет;                                                                                                                             ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;                                                                                                 з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Хранение документов организаций

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом:

 -Государственные, муниципальные организации - 10 лет.                                   

 -Негосударственные организации - не менее 10 лет.                                                   - дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.                                                                                 Организации, документы которых НЕ поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. НЕ ЯВЛЯЮТСЯ ИСТОЧНИКАМИ комплектования архивов:

1) могут применять постоянный срок хранения;                                                                        2) определенные документы постоянного срока хранения (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) необходимо хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций;

(например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки работников и т.п.)

Архивная работа в поисковых организациях

1.Работа по изучению истории боевых действий частей и соединений РККА

2.Работа по подготовке материала для проведения поисковых работ на местности

3.Установление имен по найденным медальонам и именным вещам

4.Работа по установлению судеб погибших военнослужащих

5.Работа по изучению истории семьи (ветераны, родственники и т.д.)

6.Подготовка материалов для региональных Книг Памяти

 

Работа по сохранению документов по деятельности поисковых организаций, отрядов, Федеральные архивы:

•Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

•Российский государственный исторический архив (РГИА)

•Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА)

•Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ)

•Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

•Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД)

•Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)

•Российский государственный военный архив (РГВА)

•Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ)

•Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД)

•Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)

Организация архивной работы в поисковых организациях

В помощь поисковикам (информационные ресурсы в Интернет):

1.http://www.obd-memorial.ru/ - ОБД-Мемориал

2.http://podvignaroda.mil.ru/ - Подвиг народа

3.http://отечестворт.рф/news/2014/index.htm - ОМО «Отечество» РТ

4.http://old.v-ipc.ru/ - Всероссийский информационно-поисковый центр (МИПЦ) ОМО «Отечество» РТ

5.http://www.soldat.ru/spravka/ - Солдат.ру

6.http://www.soldat.ru/news/956.html - Солдат.ру (ссылка для скачивания некоторых изданных материалов)

7.http://www.dokst.ru/content - Центр документации при объединении «Саксонские мемориалы» (по военнопленным)

8.http://bdsa.ru/divizia/ - Дивизии РККА (по составу дивизий РККА)

9.http://trizna.ru/forum/viewforum.php?f=51&sid=d51e0dd89af14677e7c1ad26b12e9d85 – ПО «Тризна» (форумы по летчикам)

 

 

 

 

Приложение 1.

Уведомление

 

 

На бланке организации                 Главе муниципального образования,

                                                         куда выезжает отряд

 

 

Уведомление №______ от «___»___________ 20____г.

 

Настоящим уведомляю Вас о том, что в соответствии с:

Законом РФ от 14.01.1993 № 4292-1 «Об увековечении памяти погибших при защите Отечества», ФЗ от 12.01.1996 № 7 «О некоммерческих организациях» планируется проведение поисковых работ на территории ________________________района с «____»_____________ по «_____» _______________ 20___ года поисковым отрядом/экспедицией «Название отряда».

В связи с вышеизложенным, прошу Вас уведомить о предстоящих поисково-разведывательных мероприятиях администрации муниципальных образований, органы МВД, МЧС и ФСБ и другие заинтересованные организации.

 

С уважением,

 

Командир отряда/ начальник экспедиции                            ___________________ /_____________/

Приложение 2.

Волонтерский договор с участником экспедиции

 

ДОГОВОР №_____

о выполнении работ в качестве добровольца

 «____» ______________20____ г.                                           г. Калуга

_______________________________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Благополучатель», в лице ______________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин(-ка) ______________________________________________ паспорт серия _____ № ________ выдан ____________________________________________ «___»_________ _______ г., зарегистрированный по адресу: ________________________________________________, далее «Доброволец», с другой стороны, вместе именуемые Сторонами, заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1.    Предмет договора

1.1  Доброволец безвозмездно оказывает помощь Благополучателю в осуществлении им своей уставной деятельности в пределах и объёмах согласованных сторонами.

1.2  Под «помощью» в настоящем договоре понимается деятельность Добровольца в интересах Благополучателя.

1.    Права и обязанности сторон

Доброволец принимает на себя следующие обязательства по отношению к Благополучателю:

качественно и в срок выполнить работу;

не нарушать правила внутреннего распорядка организации;

предоставлять отчет и документально подтвержденные расходы о проделанной работе и полученных результатах в сроки установленные соглашением;

не разглашать сведения, носящие конфиденциальный характер;

предоставлять необходимую информацию для выполнения работ по данному договору по просьбе Благополучателя.

бережно относиться к имуществу организации, в которой он выполняет работу.

.Благополучатель по отношению к Добровольцу принимает следующие обязательства:

создать условия для безопасного и эффективного труда Добровольца;

дать четкое описание работы и организовать рабочее место Добровольца;

Доброволец вправе:

посещать мероприятия, проводимые Благополучателем;

получать информацию о деятельности и истории Благополучателя;

получить от Благополучателя письменный отзыв о своей работе.

Благополучатель вправе:

получить от Добровольца необходимые для работы по договору документы, касающиеся его квалификации, если требуется, состояния здоровья и рекомендаций других лиц;

не оплачивать не согласованные расходы Добровольца.

2.    Прочие условия

3.1Договор составлен в 2-х экземплярах, по 1-му для каждой из Сторон и имеют равную юридическую силу.

4. Срок действия договора

4.1Настоящий Договор вступает в силу со дня его подписания.

4.2Договор действителен до полного выполнения объема заявленных работ.

4.3Расторжение договора может происходить по инициативе любой из сторон с обязательным предварительным уведомлением другой стороны не менее чем за одну неделю. Спорные вопросы разрешаются в порядке, установленном Законодательством России.

5.    Адреса и реквизиты сторон

 

Доброволец:                                                                Благополучатель:

ФИО, паспорт                                                              Реквизиты 

________________ /__________/                               __________________/___________/

                                                                                     М.П.

 

Приложение 3.

Типовая форма согласия на обработку персональных данных

СОГЛАСИЕ

на обработку персональных данных

Я (далее - Субъект), ___________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество)

документ удостоверяющий личность_______________серия__________ № _____________,

выдан _______________________________________________________________________,

(кем и когда)

зарегистрированный (ая) по адресу: ______________________________________________,

даю свое согласие _____________________________________________________________,                                                                       (указать организацию)

зарегистрированному по адресу: _________________________________________________,

на обработку своих персональных данных, на следующих условиях:

1.    Оператор осуществляет обработку персональных данных Субъекта исключительно в целях _____________________________________(например, приобретение ж/д билетов)

2.    Перечень персональных данных, передаваемых Оператору на обработку:

•     фамилия, имя, отчество;

•     дата рождения;

•     паспортные данные;

•     контактный телефон (домашний, сотовый, рабочий);

•     фактический адрес проживания;

•     адрес размещения офиса;

•     прочие.

1.    Субъект дает согласие на обработку Оператором своих персональных данных, то есть совершение, в том числе, следующих действий: обработку (включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных), при этом общее описание вышеуказанных способов обработки данных приведено в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ, а также на передачу такой информации третьим лицам, в случаях, установленных нормативными документами вышестоящих органов и законодательством.

2.    Настоящее согласие действует бессрочно.

3.    Настоящее согласие может быть отозвано Субъектом в любой момент по соглашению сторон. В случае неправомерного использования предоставленных данных соглашение отзывается письменным заявлением субъекта персональных данных.

4.    Субъект по письменному запросу имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных (в соответствии с п.4 ст.14 Федерального закона от 27.06.2006 № 152-ФЗ).

«____»______________ 20 г.     __________________            _________________

                                                      Подпись                                                  ФИО

Подтверждаю, что ознакомлен (а) с положениями Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», права и обязанности в области защиты персональных данных мне разъяснены.

«____»______________ 20 г.     __________________            _________________

                                                                       Подпись                                                ФИО

 

Приложение 4.

Зачетная работа для совершеннолетнего участника экспедиции

Зачетная работа для совершеннолетнего участника школьного поискового отряда

 

1.    Права и обязанности детей, участвующих в поисковых экспедициях

2.    Права администрации поисковой экспедиции по отношению к детям, участвующим в экспедиции

3.    Правила пребывания руководителей поисковых групп, направленных в экспедицию на территорию боевого региона

4.    Обязанности руководителя поисковой группы (по работе с детьми)

5.    Обязанности дежурного ночного воспитателя (дежурного взрослого)

6.    Правила техники безопасности пребывания детей на территории базового лагеря

7.    Правила техники безопасности пребывания детей в корпусе и в палатках базового лагеря

8.    Правила техники безопасности во время проведения массовых мероприятий

9.    Правила техники безопасности при перевозке детей автотранспортом и железнодорожным транспортом до места дислокации

10.  Порядок действия при обнаружении отсутствия ребенка на базе или на месте объявленного сбора

11.  Правила пожарной безопасности. Действия в случае пожара.

12.  Действия должностных лиц при внезапных тяжелых заболеваниях или несчастных случаях с детьми

13.  Меры по защите детей при угрозе или возникновении ЧС

- наводнение

- ураганы, бури, смерчи

- землетрясение

- угрозе и возникновении лесных пожаров

14. Правила купания детей в открытых водоемах

15. Требования к участникам туристического похода (экспедиции)

А) Кто может быть участником экспедиции

Б) Обязанности участника экспедиции

В) Права участника экспедиции

Г) Требования к руководителю и к заместителю руководителя похода (руководителю поисковой группы)

Д) Обязанности руководителя поисковой группы и руководителя раскопа до начала похода

Е) Обязанности руководителя поисковой группы и руководителя раскопа вместе с участниками похода (раскопа, экспедиции)

Ж) Обязанности руководителя поисковой группы и руководителя раскопа в походе (экспедиции)

З) Обязанности врача, медработника до похода и в походе

И) Общие правила поведения в походе

К) Правила поведения на пешеходных маршрутах

Л) Правила поведения на биваках и привалах

М) Правила поведения на воде (переправы, использование лодок и т.д.)

16. Ежедневный инструктаж руководителя поисковой группы и руководителя раскопа по правилам поведения при проведении работ в зоне бывших военных действий, касающиеся:

- зоны питания и приготовления пищи

- правил поведения на воде

- передвижения детей железнодорожным и автотранспортом

- поведения при обнаружении взрывоопасных предметов

- правил разведения костров

- условий передвижения гусеничной техники

- правил работы на глубоких воронках и т.д.

- правил хранения ГСМ

- условий питьевого режима

- правил личной гигиены

- правил отношения к зеленым насаждениям

- правил общения с местными жителями

17. Инструкция по порядку движения группы по лесу

18. Правила по разведению костра и приготовлению обеда (для дежурных)

19. Продукты, разрешенные к походному питанию

20. Правила поведения во время встречи со зверем или змеями

21. Правила обеспечения безопасности по предотвращению укуса клеща

22. Порядок организации работы на раскопе

23. Ваши действия в случае обнаружения ВОП, колючей проволоки, натянутого провода

24. Правила разведения костра на боевой территории

25. Правила проведения работ по военной археологии на местах бывших боев

26. Уголовный Кодекс РФ

27. Правила ТБ (санитарные нормы) при работе с останками без вести павших красноармейцев

28. Правила поведения ребенка в случае, если он потерялся в лесу или незнакомом городе

29. Первая доврачебная помощь

А) при ожогах

Б) при кровотечениях

В) при ударе электричеством

Г) при укусе клеща

Д) при укусе змеи

Е) при обмороке 

Ж) при тепловом ударе

 

Приложение 5.

 

Медицинские требования к совершеннолетнему участнику школьного поискового отряда

Каждый совершеннолетний участник школьного поискового отряда должен иметь действующую личную медицинскую книжку с медицинской комиссией на должность вожатого, которая включает:

1.    Консультацию психиатра

2.    Консультацию нарколога

3.    Электрокардиограмму сердца

4.    Флюорографию

5.    Биохимический скрининг (глюкоза, холестерин)

6.    Консультацию отоларинголога

7.    Осмотр у стоматолога

8.    Клинический анализ крови

9.    Клинический анализ мочи

10.  Маммографию или УЗИ молочных желез (для женщин после 40 лет)

11.  Осмотр у акушера-гинеколога (цитологическое и бактериологическое исследование для женщин)

12.  Прием дерматовенеролога

13.  Анализ крови на RW

14.  Исследование крови на РПГА к тифам и паратифам

15.  Анализ ная/глист

16.  Анализ на шегеллы, сальмонеллы

17.  Консультация профпатолога

18.  Допуск терапевта

19.  Санитарный минимум (лекция)

 

Приложение 6.

Зачетный лист несовершеннолетнего участника

поисковой экспедиции в зоне бывших боевых действий

Приложение 6.

Расписка-обязательство для несовершеннолетнего

участника поисковой экспедиции

 

РАСПИСКА – ОБЯЗАТЕЛЬСТВО(1 сторона)

 

Я,____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

__________________________(дата рождения),_________________(место рождения), проживающий по адресу _____________________________________________ _________ № паспорта (свидетельства о рождении), дата и место выдачи документа____________________________________________________________________

добровольно изъявляю желание принять участие в проведении поисковой экспедиции по местам боев Великой Отечественной войны в составе экспедиции _________________________________________ во исполнении закона РФ «Об увековечении памяти павших защитников Отечества» № 4292-1,                                                    с «____»____________20____г по «____»________________ 20____г.

Глубоко понимая свой патриотический долг, я обязуюсь:

 

1.    Действовать в соответствии с Законами РФ, добросовестно относиться к порученному мне делу в соответствии с __________________________ (например, Уставом организации)

2.    Строго соблюдать установленные меры безопасности при проведении поисковых работ, проявлять разумную инициативу, не связанную с риском для жизни, в соответствии с инструкциями по технике безопасности № ____________________________.

3.    Не производить самовольные раскопки, не трогать, не брать в руки, не переносить и не класть в костры, не разбирать взрывоопасные предметы или предметы, похожие на них.

4.    При обнаружении взрывоопасных предметов немедленно докладывать саперу и старшему командиру с принятием мер к ограждению или обозначению места их обнаружения.

5.    Не разводить самовольно костры в необследованных и необорудованных для этих целей местах.

6.    Не допускать самовольного оставления базы и места проведения раскопок, а также купания в необследованных местах. Соблюдать санитарный питьевой режим.

7.    Принимать все необходимые меры по предотвращению фактов мародерства, глумления над могилами павших, осквернению святынь.

8.    Не присваивать боевые реликвии, оружие, боеприпасы и другие предметы, найденные на местах боев. Об уголовной ответственности согласно статье 222 УК РФ я предупрежден__.

9.    Выполнять приказы и распоряжения командира или его заместителя.

10.  Бережно относиться к вверенному имуществу поискового отряда.

 

Обязательство принял:           Подпись ребенка ________________

 

«______» _______________ 20__года

 

С данными пунктами ознакомлен__ и согласен__

Фамилия, имя, отчество, подпись родителя______________________________________

 

СОГЛАСИЕ(2 сторона)

Я,___________________________________________________________________________,

(Ф.И.О. родителя)

 законный представитель _______________________________________________________,

                                                                         (ФИО ребенка)

разрешаю моему ребенку поездку в экспедицию по поиску, подъему и захоронению воинов, павших без вести в 1941-1945 гг на территории __________________(указать регион) с «____»___________20____г по «____»___________ 20____г.

 

____________________

Подпись законного представителя

 

С условиями быта, питания, проживания, медицинского обслуживания, работы ознакомлен __ и согласен__                                             

                                                               _____________________

Подпись законного представителя

 

Медицинские особенности моего ребенка_________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Связные телефоны_____________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

 

 

Я,___________________________________________________________________________,

(Ф.И.О. родителя)

 законный представитель _______________________________________________________, 

                   (ФИО ребенка)

предупрежден (а) о необходимости вакцинации против клещевого энцефалита, о факторах риска и противопоказаниях вакцинации. Ответственность беру на себя.

 

_____________________

Подпись законного представителя

 

 

Доверяю руководителю экспедиции/командиру отряда _______________________(ФИО)

быть полномочным представителем моего ребенка перед представителями государственных структур, а так же по вопросам медицинского вмешательства в случае возникновения необходимости.

 

_____________________

Подпись законного представителя

 

Приложение 7

к "Положению о порядке подготовки

и проведения поисковых работ

на территории РФ и за ее пределами".

 

_______________________________                                           "_____" _______________ 2____ г.

Справка