Конструювання запитів різних типів

Як уже зазначалося, засобами MS Access можуть бути сконструйовані запити на створення таблиці, відновлення, додання і вилучення записів з таблиць, а також перехресний запит. Всі вони ґрунтуються на запиті на вибирання.

Запит на створення таблиці. Цей запит використовується для збереження результату запиту у створеній таблиці і відрізняється від запиту на вибирання тим, що забезпечує включення нової таблиці до складу таблиць поточної бази даних або експортування таблиці в іншу базу даних.

Для конструювання запиту на створення таблиці необхідно створити запит на вибирання або викликати в режимі «Конструктор» раніше створений запит. Потім за допомогою команди Запрос—Создание таблицы або клацанням лівою клавішею миші на кнопці «Тип запроса» панелі «Конструктор запросов» треба викликати діалогове вікно «Создание таблицы». У верхню частину вікна «имя таблицы» необхідно ввести ім'я нової таблиці і клацнути лівою клавішею миші на кнопці «ОК». Створена таблиця може бути включена в список таблиць поточної бази даних або експортована в іншу базу, ім'я якої вказується в нижній частині вікна.

Запит на відновлення. Послідовність його конструювання розглянемо на прикладі запиту на відновлення деяких посадових окладів у таблиці «Штат», створивши спочатку запит на вибирання.

Після виконання команди Запрос—Обновление нижня панель змінюється: з'являється рядок «Обновление», в якому формуються правила обновлення (наприклад запит із параметром). У разі запуску на виконання такого запиту з параметрами на екрані послідовно з'являються вікна для введення відповідних параметрів. Сконструйований запит може бути багато разів запущений на виконання для обновлення окладів стосовно інших посад.

Запит на додання. Цей запит забезпечує додання одного або кількох записів, що відповідають умовам відбирання, з однієї таблиці в кінець іншої або кількох таблиць.

Щоб сконструювати такий запит, необхідно створити запит на вибирання для початкової таблиці. Після цього потрібно змінити описаним вище способом тип запиту, ввівши команду Добавление, внаслідок чого на екрані з'явиться діалогове вікно, в якому в поле імені слід ввести ім'я таблиці — приймача записів. Сконструйований запит треба зберегти у поточній або іншій базі даних, скориставшись альтернативним перемикачем.

Запит на вилучення. Цей запит дає змогу вилучати запис з однієї або кількох зв'язаних таблиць. В останньому випадку для визначення схеми даних у діалоговому вікні «Связи» обов'язково має бути встановлений режим каскадного вилучення записів.

Запит на вилучення при відношенні 1:М конструюється на підставі основної таблиці. Потім установлюється тип запиту «Удаление» і за допомогою миші проводиться "буксирування" значка «*» у полі бланка запиту. В комірку «Удаление» у відповідь на запит, що з'явиться на екрані, необхідно записати умову відбирання запису на вилучення (це може бути параметр). Попередній перегляд результату може бути виконаний клацанням лівою клавішею миші на відповідній кнопці панелі інструментів, а каскадне вилучення записів з таблиць «Штат» і «Сотрудники» — клацанням зазначеною клавішею на кнопці „!”.

 

Фільтрація даних

Після введення даних вам може знадобитися впорядкувати їх. Процес упорядкування записів у базі даних називається сортуванням. Порядок сортування записів визначається конкретним завданням. Під час сортування змінюється порядок проходження записів у базі даних чи таблиці. У такий спосіб відбувається зміна бази даних. Ви повинні мати можливість відновити вихідний порядок проходження записів. Універсальним засобом для цього є введення порядкових номерів записів. У поєднанні із засобами Excel з відновлення даних це цілком захистить вашу базу від утрат у разі випадкових збоїв у роботі.

Команда Данные → Сортировка встановлює порядок рядків у таблиці відповідно до вмісту конкретних стовпців.

Сортування за зростанням передбачає такий порядок:

• числа;

• текст, включаючи текст із числами (поштові індекси, номери автомашин);

• логічні значення;

• значення помилок;

• порожні комірки.

Сортування за убуванням відбувається в зворотному порядку. Винятком є порожні комірки, що завжди розташовуються в кінці списку.

Найшвидше і найпростіше сортування за убуванням чи зростанням проводиться за допомогою відповідних кнопок.

У разі вибору Данные → Сортировка відкривається вікно діалогу Сортировка диапазона, що дає можливість вам вказати поля для сортування і визначити критерій сортування. За допомогою списку, що розкривається, Сортировать по ви можете вибрати стовпець для сортування. Порядок сортування встановлюється перемикачами за зростанням чи за убуванням.

Під час сортування за зростанням текстові дані впорядковуються за абеткою від А до Я. Числові дані впорядковуються за зростанням значень від мінімального до максимального. Дати впорядковуються від найбільш ранньої дати до найбільш пізньої. Уразі вибору перемикача за убуванням порядок сортування змінюється на протилежний панелі. Два додаткові розділи Затем по і В последнюю очередь дають змогу визначити порядок вторинного сортування для записів, у яких є значення, що збігаються.

Перемикач Идентифицировать поля по вказує, чи є в сортованому списку рядок заголовків, який потрібно виключити із сортування. За наявності в списку міток стовпців виберіть перемикач Подписям, у противному випадку — Обозначениям стол пцов листа.

Вікно діалогу містить кнопку Параметры, в результаті натискання якої відкривається вікно діалогу Параметры сортировки. За допомогою цього вікна ви можете:

• визначити користувацький порядок сортування для стовпця, зазначеного в списку, що розкривається, Сортировать по;

• зробити сортування сприйнятливим щодо використання великих і малих літер;

• змінити напрямок сортування (замість сортування згори до- низу встановити сортування зліва направо).

Фільтрація даних у списку. Фільтрація списку дає можливість знаходити й відбирати для обробки частину записів у списку, таблиці, базі даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран лише ті рядки, що містять лише значення чи відповідають певним критеріям.При цьому інші рядки виявляються схованими.

Під час використання складних критеріїв варто застосовувати команду Расширенный фильтр.

Обидві команди викликаються командою Данные → Фильтр.

 

Контрольні запитання

1. Для чого використовуються запити в базі даних?

2. Які типи запитів можна створити в Access?

3. Як створити запит за допомогою майстра?

4. Що таке простий запит?

5. Як створити запит за допомогою конструктора?

6. Що таке „Построитель выражений”? Як ним скористатись для створення складного запиту?

7. Як створити запит на видалення записів?

8. Які фільтри можна використати в Access?

9. Як примінити фільтр?

10. Як зберегти фільтрацію?