Створення звіту за допомогою конструктора. Режими роботи зі звітами.

У режимі Конструктора надаються більш могутні засоби, що вимагають більше знань і часу для розробки звіту.

Техніка роботи з Конструктором звітів мало чим відрізняється від роботи з Конструктором форм. Зокрема, при цьому використовується така ж панель елементів. Зупинимося на найважливіших особливостях розробки звітів у порівнянні з формами.

При роботі над звітом використовуються ті ж області, що і при створенні форм: області заголовка і примітки, області верхнього і нижнього колонтитулів, а також область даних. Крім того, у звіти можна включати області угруповання записів.

Заголовок звіту і примітка виводяться один раз: на початку і кінці звіту відповідно. Верхній/нижній колонтитули містяться в початку/кінці кожної сторінки звіту. Вміст області даних виводиться один раз для кожного запису вихідної таблиці або запиту. Якщо користувач задав угруповання записів звіту, то по кожному полю, по якому проводиться угруповання даних, Access формує заголовок і примітка групи. Для створення в звіті області угруповання потрібно при відкритому в режимі Конструктора звіті вибрати пункт меню Вид / Сортировка и группировка або натиснути однойменну кнопку на панелі інструментів.

Істотне розходження між звітом і формою полягає в тім, що звіти призначені винятково для висновку даних на печатку. Тому в них можна відмовитися від використання (доступних для включення в звіт) керуючих елементів для введення даних: списків, полів зі списком, перемикачів і т.п.

Звіти можуть знаходитися в двох режимах: Конструктора або Перегляду. Переглянути готовий звіт можна після виділення потрібного звіту при натисканні кнопки П росмотр у вікні БД, виборі пункту меню Файл / Предварительный просмотр або натисканні однойменної кнопки на панелі інструментів.

Контрольні запитання

1. Для чого в базі даних використовуються форми?

2. Як можна створити форму в Access?

3. Які елементи можна додати до форми при створенні в режимі Конструктора?

4. Скільки кроків включає в себе майстер стовщення форм?

5. Перерахуйте кроки створення форми за допомогою майстра.

6. Як роздрукувати форму?

7. Для чого використовується звіт в базі даних?

8. Як можна створити звіт в Access?

9. Які типи звітів Ви знаєте?

10.  Які складові бази даних можуть бути основою для створення звіту?

 

Лекція 12. Створення простих та складних запитів в БД. Фільтрація даних

План заняття

1. Запити та їх застосування.

2. Створення запитів за допомогою Майстра

3. Створення запитів за допомогою Конструктора. Використання інструменту „Построитель выражений”.

4. Конструювання запитів різних типів

5. Фільтрація даних

Запити та їх застосування

У сучасній СУБД нарівні з найпростішими засобами пошуку і фільтрації даних з однієї або кількох зв'язаних таблиць використовуються зручні, гнучкі та могутні засоби — запити. З їх допомогою можуть бути виконані обчислення, відновлені дані в таблицях, додані або вилучені записи. При цьому результати виконання запиту подаються в зручному вигляді — у формі таблиці. Запит може будуватися з використанням тимчасової таблиці, створеної за допомогою іншого запиту.

Засобами запиту можна виконати такі дії:

· вибрати записи з кількох таблиць, що задовольняють умови відбору;

· включити в підсумкову таблицю додаткові поля і в разі необхідності виконати обчислення для них;

· згрупувати записи з однаковими значеннями в деякому полі;

· на основі зв'язаних таблиць створити нову таблицю;

· вилучити зі зв'язаних таблиць записи, що відповідають деяким умовам, і т. д.

У СУБД MS Access залежно від задачі, яка розв'язується, може бути створено кілька видів запитів, кожний з яких має свою піктограму:

— запрос на выборку, що забезпечує вибір даних зі зв'язаних таблиць і таблиць, побудованих під час реалізації інших запитів;

— запрос на создание таблицы, який ґрунтується на запиті на вибирання і забезпечує формування та заповнення нової таблиці;

 — запрос на обновление, що дає змогу вносити зміни в групу записів, які відбираються за допомогою запиту на вибирання;

 — запрос на добавление, за допомогою якого записи з таблиці результату запиту добавляються в таблиці бази даних;

 — запрос на удаление, що забезпечує виключення записів з однієї або кількох зв'язаних таблиць.

Основою будь-якого запиту є запит на вибирання. Результати виконання запиту відображаються у вигляді таблиці, яка формується на підставі умов відбору. Поля таблиці визначаються користувачем і зазначаються на бланку запиту.

Примітка. Запити на вибирання і створення нової таблиці не змінюють зміст таблиць бази даних, а запити на відновлення, додання та вилучення є запитами, після виконання яких змінюються дані в таблицях.

Створення запиту розпочинається за командою Создать івкладки «Запросы» вікна бази даних». У діалоговому вікні «Новый запрос», що відкривається, вибирається засіб створення запиту. Це може бути Конструктор або один із Майстрів („Простой запрос”, «Перекрестный запрос», „Повторяющиеся записи”, „Записи без подчинённых”).