Общая характеристика профессии. Содержание деятельности

Содержание деятельности

Работа в системах "человек-знак" (обработка знаковой информации) и "человек-человек" (обслуживание руководителя, сотрудников, посетителей).

Выполняет поручения руководителя.

Записывает и передает поручения руководителя исполнителям, контролирует их выполнение.

Собирает и обобщает необходимую информацию, самостоятельно принимает решение о степени ее важности. Подготавливает материалы для доклада руководителю.

Ведет телефонные переговоры. Организует прием посетителей и обеспечивает их необходимой информацией.

Во время заседаний, переговоров ведет протоколы и оформляет их в соответствии с существующими стандартами.

В круг обязанностей секретаря-машинистки также может входить делопроизводство:

разбор, регистрация и отправка корреспонденции;

формирование дел;

размножение документов;

направление документов в соответствующие подразделения своего учреждения;

ведение картотеки прохождения документов и осуществление контроля за сроками их прохождения.

Орудия и средства труда

Использует ручные (ручки, карандаши и пр.), механические (печатная машинка), электронные средства (компьютер) и средства связи (телефон, факс).

Круг общения

Характерны многочисленные деловые и неформальные контакты с сотрудниками и посетителями.

Ответственность

Несет административную ответственность за сохранность документации и своевременное выполнение поручений.

Условия труда

Возможна сверхурочная работа и ненормированный рабочий день.

Работа в помещении.

Вредным фактором является электромагнитное излучение компьютера.

Стрессогенным фактором является вынужденный темп работы (ее ность) в условиях частых помех (телефонные звонки, приход посетителей).

Квалификация

Высококвалифицированный секретарь-машинистка с опытом работы не менее пяти лет, хорошими навыками делового общения и организации работы, по достижению возраста 30-35 лет может претендовать на должность офис-менеджера (руководителя штата секретарей, референтов и делопроизводителей) в крупной фирме или представительстве иностранной фирме.

Пути получения профессии

Профессию можно получить в среднем специальном училище,частной школе или на курсах.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Необходимы хорошая зрительно-моторная координация (на уровне движений кистей рук),умение концентрировать и распределять внимание, хорошая долговр

еменная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также толерантность к многочисленным контактам, навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес.

Медицинские противопоказания

Деятельность не рекомендуется людям, страдающим следующи ми заболеваниями:

органов дыхания (бронхиальная астма, туберкулез и др.);

сердечно-сосудистой системы (порок сердца, гипертония и др.);

нервной системы (неврозы, менингит, опухоли и др.).

4. Требования к профессиональной подготовке

Секретарь машинистка должна знать правила пунктуации и орфографии, машинопись, правила эксплуатации электронной и оргтехники, стандарты оформления деловых писем и документации, структуру предприятия. Желательно знание стенографии и иностранного языка.

Она должна уметь выполнять машинописные работы, оформлять документацию согласно стандартам, пользоваться оргтехникой и компьютером, владеть навыками делового общения, обслуживать деловые встречи.

Родственные профессии

Делопроизводитель, диспетчер на телефоне, референт, сотрудник справочной службы.

 

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ