Глава 5 оплата гостиничных услуг

                     а                      

Виды расчетов за проживание

В день отъезда, прежде чем покинуть гостиницу, гость получает копию счета с просьбой оплатить задолженность за проживание и вернуть ключи. Пунктом 13 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ установлено, что плата за проживание в гостинице взи­мается в соответствии с единым расчетным часом — с 12 ч текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа (с О ч до 12 ч) плата за проживание не взимается. Это означает, что если клиент вселился в номер, предположим, в 3 ч ночи, то плата за про­живание будет взиматься только с 12 ч дня текущих суток.

При выезде клиент обязан освободить номер гостиницы в 12 ч в день отъезда. Если клиент задерживается с выездом, то плата за проживание взимается в зависимости от просрочки выезда:

• не более 6 ч после расчетного часа — почасовая оплата;

• от 6 до 12 ч после расчетного часа — плата за половину суток;

• от 12 до 14 ч после расчетного часа — плата за полные сутки
(если нет почасовой оплаты).

Пример расчета стоимости проживания гостя

3 января в 8.00 клиент заселился в номер люкс, цена которого по прей­скуранту составляет 1180 руб. в сутки (с учетом НДС). Постоялец выехал из номера 5 января в 17.00. Почасовой тариф за номер люкс установлен в размере 47,2 руб. (в том числе НДС). Гость прожил в гостинице двое пол­ных суток (с 12.00 3 января до 12.00 5 января). Плата за проживание с 8.00 до 12.00 3 января не взимается. За проживание с 12.00 до 17.00 5 января (не более 6 ч) плата взимается по часовому тарифу.

Таким образом, стоимость проживания клиента в гостинице составит: 1180 руб. х 2 сут + 47,2 руб. х 5 ч = 2 596 руб.

Существуют два основных вида расчета: наличный и безналич­ный.

Безналичный расчет. Этот вид расчетов осуществляется с помо­щью чеков и пластиковых карт. По данным исследований в мировой практике первое место занимает расчет по кредитным картам, далее чеками и затем наличными. Оплата наличными за рубежом, в отли-

112

чие от России, представляет собой очень малый процент от всей сум­мы оплаты номеров. В России на первом месте — наличный расчет и перевод на расчетный счет гостиницы.

Чеки бывают дорожные (кассовые или чеки путешественников) и именные (персональные). Дорожные чеки выписываются на оп­ределенную сумму, которая ограничивает количество гостиничных услуг ровно на эту сумму. Дорожный чек гарантирует оплату, по­скольку сумма, проставленная в нем, уже выплачена владельцем чека чековой компании, и получатель чека, т.е. гостиница, должен опре­делить только подлинность чека. Например, если при сравнении подписи гостя на регистрационной карте с подписью в чеке возни­кают сомнения, чек должен быть проверен через банк.

Именные чеки гость выписывает на требуемую к оплате сумму каждый раз, когда это необходимо. Для зачисления платежа по та­кому чеку на счет гостиницы требуется определенное время, так как платежеспособность владельца чека необходимо проверять. Гостини­цы неохотно принимают в качестве оплаты услуг именные чеки, так как их платежеспособность необходимо проверять каждый раз. В не­которых гостиницах оплата разрешается по именному чеку только за номер, а другие услуги оплачиваются либо наличными, либо кредит­ными картами. Другие гостиницы обналичивают персональные чеки, если они сопровождаются кредитными картами, гарантирующие об­наличивание чеков в пределах установленных границ кредита. В этом случае кассир должен внести данные кредитной карты в чек. Иног­да гостиницы принимают персональные чеки только в течение бан­ковских часов, что позволяет кассиру получить подтверждение бан­ка. В некоторых странах существуют гарантийные службы обслужи­вания чеков. Обычно дежурный администратор звонит в гарантий­ную службу и называет дату выдачи чека и сумму сделки. Служба определяет размер кредита по чеку и гарантирует оплату или отри­цает обеспечение оплаты. Некоторые гостиницы вообще не практи­куют оплату с помощью именных чеков.

До недавнего времени в России в безналичной форме осуществ­лялись расчеты только между юридическими лицами. Однако в пос­ледние годы в России распространилась практика выдачи заработ­ной платы, пенсий, стипендий по пластиковым картам, произошло чрезмерное увеличение наличного оборота. Это потребовало внедре­ния безналичных инструментов расчета. При приобретении товаров и услуг безналичными формами расчетов стали пользоваться не толь­ко состоятельные люди, но и обычные граждане.

Пластиковые карты играют ключевую роль в переводе массо­вых платежей на безналичную основу. Сами они не являются день­гами, а только подтверждением, что их владельцы имеют на своих счетах определенную сумму денег, которую можно привести в дей­ствие с помощью карт и погасить свои обязательства. Карты пред­ставляют собой пластинку из материала, труднодоступного для под-

113

делки, с нанесением на нее данных об имени владельца, номера кар­ты и шифра, образца подписи и срока действия. Карты выпускают­ся банками и предоставляются клиентам бесплатно или за неболь­шую ежегодную плату. Карты вводятся в компьютерное устройство, осуществляющее расчеты за приобретенные товары и услуги. Окон­чательный расчет производит центральный компьютер, функциони­рующий в банке.

В мировой практике существует уже много видов пластиковых карт. Они различаются по характеру эмитента, типу владельца, функ­циональному назначению, технологии использования, степени льгот для пользователей.

Наибольший интерес представляет классификация карт по функ­циональному назначению и технологии использования.

Одним из функциональных назначений банковских пластиковых карт является осуществление с их помощью платежей, благодаря чему все они могут быть названы платежными. Но некоторые из них имеют еще и другое назначение — обеспечивают кредитование владельца карты. Эту группу карт принято называть кредитными, а все остальные — дебетовыми.

Кредитными называются карты, выдача которых сопровождает­ся открытием собственных кредитных линий, за счет и в пределах ко­торых осуществляются платежи или выдача наличных денег с помо­щью этих карт. Поэтому их владельцам открывают отдельные заем­ные счета, которые функционируют независимо от других их счетов (текущих или сберегательных). При выдаче кредитных карт банки-эмитенты изучают кредитоспособность своих клиентов и только пос­ле этого определяют, возможно ли реализовать кредитную карту кон­кретному клиенту и какого размера лимит кредитной линии ему ус­тановить. Поэтому такие карты реализуются обычно наиболее надеж­ным клиентам, которые имеют высокую кредитоспособность.

По кредитным картам их собственники могут осуществлять пла­тежи за товары и услуги, получать наличные деньги в банковских уч­реждениях или в банкоматах, определенные льготы от банков-эми­тентов (страхование жизни, скидки при бронировании авиабилетов, оплате мест в гостиницах, оплате за телефонные разговоры и др.).

Условия предоставления кредита и порядок осуществления пла­тежей по кредитным картам определяют банки-эмитенты. Эти усло­вия могут различаться. Так, в одном случае по кредитной карте пла­тежный кредит должен быть погашен на протяжении одного месяца, в другом платежи в течение 25 дней вообще не считаются кредитом и по ним не взимаются проценты. По одним картам разовые плате­жи могут ограничиваться определенными суммами, по другим — только общим лимитом кредитной линии, по третьим может допус­каться даже превышение лимитов. Конкурентная борьба между бан­ками за клиента вынуждает их постоянно совершенствовать кредит­ные карты, делать этот вид услуг более привлекательным.

114

Дебетными (дебетовыми) называются пластиковые карты, с помощью которых платежи осуществляются списанием средств не­посредственно с текущего счета собственника карты, а не за счет предоставленного кредита. Поэтому по своему назначению они вы­ступают только в роли платежных. Но и по ним можно пользовать­ся кредитом, если имеется текущий счет с овердрафтом (овердрафт — форма краткосрочного кредитования, позволяющая расплачиваться чеками сверх остатка на текущем счету клиента) — тогда владелец в пределах лимита пользуется для платежей дебетовой картой; он мо­жет также воспользоваться ей в незначительный промежуток време­ни между оформлением покупки товара или услуги по карте в тор­говой структуре и списанием средств со своего текущего счета, что по сути является техническим кредитом. Платежная дебетная карта довольно удобна и проста в использовании, ее можно быстро офор­мить, по ней почти нет ограничений при получении наличных с те­кущего счета, можно вносить наличные на счет, при этом сумма платежей не ограничивается лимитом кредитной линии (но ограни­чивается суммой остатка денежных средств на текущем счете вклад­чика, включая право на овердрафт).

Дебетовые карты в зависимости от направленности операций, которые осуществляются по такой карте, бывают нескольких видов:

• карты для операций с наличными, с помощью которых владель­-
цы могут получить со своих счетов деньги непосредственно в банке
или через банкоматы, которые могут охватывать всю страну и дру­-
гие страны. Такие карты открывают владельцу доступ к своему те­-
кущему счету на условиях самообслуживания в любое время, так как
банкоматы работают круглосуточно;

• карты для оплаты товаров (услуг) через терминалы, установлен­-
ные в гостиницах, торговых залах. Наличие терминала и сети элект­-
ронной связи дает возможность продавцу товара (услуг) быстро иден­-
тифицировать плательщика, а последнему — немедленно перечис­-
лить деньги со своего счета на счет торговой организации. Эти кар­
ты технологически способны вытеснить наличные деньги из сферы
массовых платежей;

• чековые гарантийные карты, которые используются для иденти­-
фикации чекопредъявителя и гарантии платежа по чеку. Гарантия
платежа обеспечивается наличием на текущем счету владельца кар­
ты средств и правом на кредит, предоставленным банком в случае их
недостаточности. Эти карты широко используются в странах с раз­
витым чековым обращением. В России чековое обращение не раз­
вито, и этот вид дебетной карты найдет применение лишь в будущем.

По технологии использования выделяют: карты с магнитной ли­нией и с микросхемой (смарт-карты).

Эти карты различаются по способу записи информации, необхо­димой для осуществления платежа. С магнитной полоской и с мик­росхемой могут быть как кредитные, так и дебетные карты.

115

На карты с магнитной полоской информация, необходимая для использования ее в банкоматах и в электронных платежных систе­мах, записана на магнитной полоске, размещенной на обороте. Важ­ным элементом является персональный идентификационный номер (PIN — пин-код). Пин-код должен быть известен владельцу карты, который вводит его в банкомат или терминал с помощью специаль­ной клавиатуры. Когда карта вводится в считывающее устройство банкомата или терминала, набранный код сравнивается с пин-кодом на магнитной полосе и, если они совпадают, открывается доступ к коммуникативной сети для передачи команд относительно испол­нения платежа: владелец набирает сумму платежа, которая переда­ется в банк, ведущий его счет, с которого она списывается и пере­дается на счет продавца товаров и услуг или выдается наличными (в банкомате).

Карты с магнитной полоской имеют тот недостаток, что не несут в себе информации об изменении остатка средств на счете платель­щика после каждой трансакции. Поэтому после каждой операции нужно обращаться в банк за этой информацией, что задерживает трансакцию и делает дороже весь процесс платежа.

В смарт-карте вместо магнитной полоски вмонтирована микросхема, которая является микропроцессором, способным само­стоятельно отрабатывать и запоминать изменение информации, в том числе определять свободный остаток средств на текущем счете или остаток лимита кредитной линии на кредитном счету платель­щика. Смарт-карту можно назвать «электронным кошельком», с по­мощью которого плательщик автономно осуществляет все платежи в безналичной форме, не обращаясь каждый раз к банку-эмитенту за подтверждением своей платежеспособности. Функциональные возможности смарт-карты значительно шире, поскольку микросхе­ма способна удерживать намного больший объем информации (до 8 000 знаков), оперативно ее обрабатывать и обновлять. Подобные «разумные» карты могут содержать сведения о состоянии здоровья своего владельца, группе его крови и др. Смарт-карта значительно надежнее, чем карта с магнитной полосой.

По типу владельца карты могут быть частными (личными), се­мейными, корпоративными (служебными) и юридических лиц, имеющих договор с банком. Использование таких карт позволяет избежать проблем, связанных с получением средств на командиров­ки, планированием и контролем затрат на деловые поездки, пред­ставительские затраты и путешествия. Существуют смарт-карты зарплатные, пенсионные, студенческие. Последние особенно удоб­ны для иногородних студентов, так как родители, находясь в дру­гом городе, могут перечислить денежные средства на счет карты своего сына или дочери. Кроме того, существует дополнительная карта. Счетом карты владельца могут пользоваться уполномочен­ные им третьи лица. Владелец основной карты несет всю ответ-

116

ственность за операции по дополнительной карте и задолженнос­ти по счету.

Рассмотрим виды платежных карт по степени льгот для их владельцев. «Стандартные» карты (Mass Card и др.) предлагаются лю­бому платежеспособному потребителю, «Деловые карты» (Business Card) рассчитаны на бизнесменов, «серебряные», «золотые» и «пла­тиновые» карты (Silver, Gold, Platin Card) рассчитаны на людей, ко­торые осуществляют платежи в крупных размерах (чем крупнее пла­тежи, тем выше ранг карты).

Все названные виды карт выпускаются банками. Существуют так­же пластиковые карты небанковских структур — собственные карты библиотек (читательский билет), клубов (карта члена клуба), гостиниц (карта гостя) и др.

Карта гостя содержит следующую информацию о клиенте: фа­милия, имя, язык, код, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения и др.

Если гость до этого уже останавливался в гостинице, то после ввода в компьютер фамилии и имени он выдает полную информа­цию о количестве прожитых ранее ночей в гостинице, характерис­тике номеров, в которых останавливался гость, его паспортные дан­ные, способы платежа и др. В процессе неоднократных визитов карта гостя может дополняться или изменяться. Ведение карты гостя по­зволяет, зная о приезде клиента, необходимым образом подготовить­ся и удовлетворить его желания.

При использовании для этого микропроцессорных смарт-карт карты гостей становятся инструментом расчета за товары и услуги на территории гостиницы, чем достигаются определенные преимуще­ства:

• средства клиентов не будут потрачены у конкурентов;

• нет проблем с мелочью и сдачей;

• привлеченная предоплата пополнит оборотные средства отеля;

• исключены злоупотребления и ошибки при расчетах;

• «цифровые наличные» нельзя потерять и они не могут быть по­-
хищены.

Гостиничные смарт-карты облегчают реализацию маркетинговых программ.

Они позволяют вести автоматизированный учет постоянных кли­ентов; анализировать их демографические и другие данные; предо­ставлять и фиксировать льготы (бонусы, баллы и др.). Гостиничная смарт-карта может использоваться как ключ, идентификатор, про­пуск, элемент системы разграничения доступа.

Утрата любого типа платежной карты не означает утраты денег. Если карта украдена или утеряна, нужно сообщить по телефону в банк или один из сервисных центров той платежной системы, к ко­торой принадлежит карта (VISA, American Express, Eurocard/ Mastercard и др.). Центры работают круглосуточно, а их телефоны

117

можно узнать в ближайшем отделении любого банка. Чем быстрее вы дозвонитесь, тем быстрее заблокируют вашу карту. Если вы находи­тесь за границей, следует написать также заявление о потере или хищении в полицию или консульский отдел посольства России. Там заявление регистрируют, оригинал посылается в банк, а копия оста­ется вам. Банк обязан организовать получение клиентом временной карты в течение 72 ч с момента обращения. Если нет расходных де­нег, можно попросить банк о выдаче наличных. Деньги выдадут в ближайшем сервисном центре платежной системы. После возвраще­ния на родину временная карта сдается, а вместо нее банк выдает новую.

Платежные системы действуют и в Интернете. Все расчеты по «электронным кошелькам» проводит банк или другая клиринговая компания. В системах электронных денег запись на карте или жест­ком диске компьютера приравнена к соответствующей сумме в той или иной валюте. Эта сумма может конвертироваться или переда­ваться напрямую по каналам связи между продавцом и покупате­лем.

В России сегодня имеются представители платежных систем для оплаты через Интернет. Компаниями Master Card, VISA, Microsoft, IBM, Netscape, Veri Sign и другими разработан протокол безопасных трансакций SET (Secure Electronic Transactions), принятый всеми международными платежными системами в качестве стандарта. В соответствии с этим протоколом трансакция проводится таким об­разом, что номер кредитной карты известен только владельцу бан­ка, но не продавцу. При передаче по сети номер карты шифруется с использованием электронной подписи клиента. Дешифровку смогут осуществить только уполномоченные банки и процессинговые ком­пании. Для того чтобы совершить трансакцию в соответствии со стандартом SET, обе стороны — покупатель и продавец — должны иметь счета в банке, использующем стандарт SET, а также распола­гать совместимым с SET программным обеспечением.

Тщательная проверка и подтверждение кредитных карт важны для финансовой безопасности. Собственники гостиниц обычно устанав­ливают четкий порядок процедуры для оплаты по кредитной карте, описанный в утвержденной инструкции проверки кредитных карт. Местные банки должны иметь инструкцию-руководство по работе с кредитными картами.

Когда гость вручает кредитную карту, кассир несет ответствен­ность за немедленную проверку срока действия карты. Если карта просрочена, гостю должен быть предложен другой метод оплаты. Если по оплошности просроченная карта была принята, гостиница не сможет получить оплату по сумме, записанной на счет гостя.

После проверки срока действия кредитной карты дежурный ад­министратор должен убедиться, что она не брла украдена или недей­ствительна по другой причине. Многие гостиницы используют ком-

118

пьютерную сеть вместо телефонной связи для проверки действитель­ности кредитных карт.

Для этого прежде всего у клиента необходимо получить разреше­ние снять копию кредитной карты (ее номер и сроки действия, имя и фамилия владельца), что и делают с помощью принтера. Все дей­ствия с кредитной картой должны производиться в присутствии кли­ента. После этого кредитная карта возвращается гостю.

Далее делается запрос в службу авторизации кредитных карт на необходимую к оплате сумму. После проверки кредитной карты ав­торизационный центр выдает авторизационный код на определенную запрошенную отелем сумму.

По кредитной карте удобно брать оплату в момент выезда гостя, когда известна окончательная стоимость всех услуг, оказываемых гостю за период его проживания в гостинице. Оплата по кредитной карте в момент заезда или во время проживания может создать до­полнительные трудности, связанные с необходимостью оформления возврата денег, поскольку итоговая сумма может оказаться меньше той, которую сняли по карте ранее. Чтобы не осуществлять возмож­ную процедуру возврата денег по кредитной карте и не создавать неудобства клиентам, предусмотрено заполнение так называемого авторизационного письма.

оплаты гостиничных услуг с помощью POS-терминалов производит­ся гораздо быстрее и цивилизованнее, чем с помощью принтера. Применение POS-терминала сокращает каждую операцию получе­ния оплаты гостиничных услуг по кредитным картам. При получе­нии авторизационного кода путем телефонного общения с операто­ром центра проверки кредитных карт произносится порядка 40 цифр, включая номер карты, срок ее действия, название и код предприя­тия, запрашиваемая денежная сумма, код авторизации, что занима­ет много времени и может привести к некоторым искажениям и неточностям. Использование же POS-терминала это исключает.

POS-терминал представляет собой прибор, являющийся разно­видностью модема, снабженный магнитосчитывающим устройством и позволяющим распечатывать чеки. POS-терминал соединен теле­фонной связью с процессинговым центром определенного крупно­го банка, который занимается обработкой кредитных карт и имеет с гостиницей определенный договор на обслуживание. За услуги банк берет определенный процент.

Функции POS-терминала: продажа гостиничных услуг в он-лай-новом режиме, возврат денег на счет клиента, отмена произведен­ной трансакции, повторная печать чека, предварительная автори­зация.

Последняя функция представляет собой операцию проверки дей­ствительности кредитной карты с получением авторизационного кода и блокировкой запрашиваемой суммы у клиента без проведе­ния финансовой операции (отсроченный платеж), т.е. денежная сум­ма замораживается, ее в течение определенного срока (один месяц) никто не может снять со счета, кроме гостиницы. Как правило, отель авторизует кредитную карту клиента на сумму стоимости прожива­ния за одни сутки и сумму за всевозможные дополнительные плат­ные услуги.

Для выполнения операции «предварительная авторизация» необ­ходимо провести определенной стороной карты через магнитосчиты-вающее устройство POS-терминала. При этом вводят необходимую денежную сумму и подтверждают действие. Положительный ответ на совершение сделки завершается распечатыванием чека с выдачей ав­торизационного кода.

Безусловно, использование POS-терминала повышает качество обслуживания. Невозможно представить высококлассную гостини­цу, где большинство клиентов расплачивается кредитными картами без такой современной техники.

В гостиницах, где нет компьютерной проверки, кассир или дежур­ный администратор проверяют действительность кредитной карты, сверяясь со стоп-листом (сводкой аннуляции). Истекшие сводки аннуляции сохраняют и подшивают на случай, если возникнет спор между гостиницей и организацией, обслуживающей кредитные кар­ты. Эти сводки могут быть использованы для доказательства того,

120

что номер данной карты отсутствовал в сводке в то время, когда го­стиница проводила расчет.

Если кредитная карта признана недействительной после двойной проверки, работники должны следовать установленным гостиницей и кредитным банком инструкциям. Обычно предлагается другая форма оплаты. Если это невозможно, дежурный администратор вы­зывает менеджера по кредитным картам или главного менеджера гостиницы, который разбирается в ситуации. Если обнаруживается украденная карта, приглашается также представитель правоохрани­тельных органов.

Компании, обслуживающие кредитные карты, могут предостав­лять гостиницам предельный лимит (порог ограничений), т. е. мак­симальную сумму расходов по кредитной карте, которую гостини­це разрешается принимать от владельца кредитной карты без спе­циального разрешения. Если сумма, которая должна быть записа­на на счет, приближается или превышает гостиничный предел, ра­ботник СПиР должен связаться с организацией, обслуживающей кредитные карты, чтобы получить одобрение на дальнейшие дей­ствия.

Гостиницы могут рассчитывать на оговоренную заранее сумму кредита по гостевой кредитной карте, чтобы быть уверенными, что все услуги оплачены, но они должны сознавать, что эти инструкции соответствуют законам. Таким образом, если гость приехал в отель и планирует пробыть несколько дней, и гостиница знает, что пред­полагаемая сумма превысит лимит, она может оговорить заранее сум­му предполагаемого расчета на счете гостя по кредитной карте. Но если гость решит уехать раньше, чем планировал, то его кредит бу­дет приостановлен.

Некоторые гостиницы увеличивают кредит гостям. Такое кредит­ное соглашение называется прямое обязательство, его обычно ус­танавливают путем переписки между гостем и гостиницей. Гостя мо­гут попросить заполнить гостиничные заявки на кредит. Список раз­решенных расчетов по прямым обязательствам (векселям) обычно находится у администратора. Во время выезда гость подписывает свой счет после одобрения его содержания и заявление об обязатель­стве хранения в архиве.

Оформление расчетных документов

В России оплата услуг гостиниц, как правило, осуществляется наличным расчетом с соблюдением требований Федерального зако­на от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Федеральный закон № 54-ФЗ).

121

В соответствии с п. 1 ст. 2 и ст. 5 этого закона все организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) и выдавать покупателям (клиентам) в мо­мент оплаты отпечатанные кассовые чеки.

Однако в п. 2 ст. 2 закона установлено, что: «Организации и ин­дивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, опреде­ляемым Правительством Российской Федерации, могут осуществ­лять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использовани­ем платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответ­ствующих бланков строгой отчетности».

Как видим, Федеральный закон № 54-ФЗ допускает применение бланков строгой отчетности при оказании организациями и индиви­дуальными предпринимателями услуг именно населению. Однако при оказании услуг юридическим лицам расчеты с применением бланков строгой отчетности этим законам не разрешены. Поэтому, если организация заключает договор на оказание услуг с юридиче­ским лицом и расчет производится наличными денежными средства­ми, наличие кассовых чеков обязательно.

Так как гостиничная деятельность представляет собой процесс оказания услуги, то при работе с физическими лицами (гражданами) должны использоваться бланки строгой отчетности (БСО), прирав­ненные к кассовым чекам. Порядок утверждения форм БСО, их уче­та, хранения и уничтожения устанавливается Правительством РФ. В настоящее время гостиницы используют бланки строгой отчетно­сти, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».

Бланки должны быть изготовлены только типографским способом с обязательным указанием выходных типографических данных. Общие требования к БСО и порядку их оформления приведены в письме Минфина РФ от 23.08.2001 № 16-00-24/70 «О документах строгой от­четности при осуществлении денежных расчетов с населением».

Бланк строгой отчетности наряду с показателями, характеризу­ющими специфику оформляемых операций, содержит следующие обязательные реквизиты:

• гриф утверждения, наименование формы документа;

• шестизначный номер, проставленный типографским нумерато­-
ром;

• серия (ее присваивает гостиница самостоятельно при сдаче за­-
каза на изготовление бланков в типографию; номер конкретного
бланка в пределах соответствующей серии ставит типография);

• код формы по Общероссийскому классификатору управленче­-
ской документации (ОКУД);

• дата осуществления расчета;

• наименование и код организации по Общероссийскому класси­-
фикатору предприятий и организаций (ОКПО);

122

. код ИНН;

• вид оказываемых работ (услуг);

• единицы измерения оказанных услуг (в натуральном и денежном
выражении);

• наименование должности лица, ответственного за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления, с личной
подписью.

Бланк с заполненными строками по всем предусмотренным рек­визитам, подписанный должностным лицом, приобретает юридиче­скую силу и является первичным бухгалтерским документом. Блан­ки строгой отчетности приравниваются к чеку ККТ.

Компьютерное (с помощью имеющейся множительной техники) изготовление бланков строгой отчетности недопустимо.

Так как каждый бланк нумеруется типографским способом, то испорченные бланки должны быть сохранены, но при этом перечер­киваются.

Если используемый гостиницей бланк счета изготовлен не типо­графским способом (например, с помощью компьютера), считать данный документ бланком строгой отчетности нельзя, поэтому рас­четы с гостем должны быть проведены с обязательным использова­нием ККТ.

Регистрировать бланки строгой отчетности в местных налоговых органах не нужно, так как действующим российским законодатель­ством такая обязанность не предусмотрена. Поэтому встречающие­ся подобные требования местных налоговых инспекций необосно­ванны и незаконны.

Все, кто работает с бланками строгой отчетности, озабочены тем, как правильно хранить, учитывать и уничтожать эти документы. К сожалению, такие правила отсутствуют, поэтому можно лишь по­рекомендовать налогоплательщикам использовать «Положение о до­кументах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР) в части, не противоречащей действующему российскому законода­тельству.

В письме Минфина РФ от 23.08.2001 № 16-00-24/70 «О докумен­тах строгой отчетности при осуществлении денежных расчетов с на­селением» говорится:

• в случае необходимости утвержденные формы документов
строгой отчетности могут быть дополнены реквизитами, соответ­-
ствующими роду деятельности организации. При этом все рекви­-
зиты, предусмотренные в утвержденных формах, остаются без из­
менения; удаление отдельных реквизитов не допускается. В слу­-
чае незаполнения той или иной строки, предусмотренной в утверж­-
денной форме документа строгой отчетности, ввиду отсутствия у
организации соответствующих показателей эта строка прочерки­
вается;

123

• форматы утвержденных документов строгой отчетности являют­-
ся рекомендательными и могут изменяться. Художественное оформ­-
ление и техническое редактирование документов строгой отчетнос­-
ти определяются организацией самостоятельно, если иное не преду­-
смотрено законодательством Российской Федерации;

• при изготовлении документов строгой отчетности допускается
вносить изменения в части расширения и сужения граф с учетом
значимости показателей, включения дополнительных реквизитов для
записи необходимой информации.

Далее охарактеризованы документы, утвержденные упомянутым приказом Министерства финансов РФ от 13.12.1993 № 121. Они мо­гут использоваться всеми гостиничными хозяйствами независимо от форм собственности при расчетах с населением для учета наличных средств без применения ККТ.

Счет (форма № 3-Г, № З-Гм) заполняется при оформлении оп­латы за бронирование, проживание и дополнительные платные ус­луги. Он выписывается в трех экземплярах: первый выдается гостю, второй вместе с кассовым отчетом (форма № 5-Г) ежедневно сдает­ся в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной час­ти гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты в контрольной картотеке.

Формой 3-Г предусмотрено заполнение реквизита «город», в ко­тором находится гостиница, а формой З-Гм — адрес гостиницы. Та­ким образом, при заполнении формы 3-Г гостиница должна указать только город, а при заполнении формы З-Гм необходимо, указывать полный адрес в соответствии с учредительными документами.

Кассовый отчет (форма № 5-Г) составляется в двух экземпля­рах работником, осуществляющим расчеты с гостями. Первый эк­земпляр вместе со счетами (форма № 3-Г) или контрольной кассо­вой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй экземпляр сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму № 5-Г с формой № 3-Г.

Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналично­му расчету производится по форме № 7-Г. Его исполняет дежурный администратор или портье в двух экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда гостя и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.

Для оформления расчетов с гостями за дополнительные услуги используется форма № 12-Г — квитанция на предоставление до­полнительных платных услуг. В нее могут включаться следующие услуги:

• оказываемые дежурными горничными на этажах (например,
предоставление утюга, дополнительного комплекта белья и др.);

• оказываемые службой приема и размещения (вызов такси, при­
обретение билетов на зрелищные мероприятия, в аэропорт, услуги
переводчика и др.).

124

Квитанция составляется в двух экземплярах: первый представля­ется в бухгалтерию, второй — плательщику.

Квитанция за использование автостоянки (форма № 11-Г) со­ставляется на автостоянках гостиничного комплекса на основании техпаспорта автотранспортного средства и документа, удостоверя­ющего личность гостя при приеме и выдаче автотранспорта. Она вы­писывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, вто­рой выдается на руки плательщику.

При наличии автостоянки на территории гостиничного комп­лекса необходимо иметь в виду одно важное обстоятельство. Дело в том, что основная масса регионов в РФ ввела на своих террито­риях единый налог на вмененный доход (ЕНВД), который представ­ляет собой одну из форм упрощенного налогообложения. Иначе говоря, налогоплательщик уплачивает с такого вида деятельности фиксированный налог, который рассчитывается исходя из базовой доходности, зависящей от вида осуществляемой деятельности, фи­зических показателей (например, числа работников, площади, на которой осуществляется данная деятельность) и специальных коэф­фициентов. Услуги по техническому обслуживанию и ремонту транспортных средств, машин и оборудования попадают под дей­ствие этого налога (код 017100). Поэтому по такому виду деятель­ности следует в обязательном порядке руководствоваться местным законом.

Если гостиница предоставляет только услуги хранения автомо­биля, то она не подпадает под действие местного ЕНВД. Если же хранение входит в комплекс услуг по ремонту, техническому обслу­живанию и мойке автотранспортных средств, т.е. является частью технологического процесса, то стоянка при гостинице будет пла­тельщиком ЕНВД. Основанием является письмо Министерства по налогам и сборам РФ от 11.06.2003 № СА-6-22/657 «О разъяснении отдельных вопросов применения глав 26.2 и 26.3 Налогового кодек­са РФ». В такой ситуации гостинице необходимо предусмотреть раздельный учет выручки, чтобы не допустить двойного налогооб­ложения.

Услуги камеры хранения вписываются в квитанцию на прием вещей в камеру хранения (форма. № 13-Г). Она выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй выдается на руки плательщику вместе с корешком квитанции на прием вещей в камеру хранения, который предъявляется кладовщику, когда необхо­димо забрать вещи.

Иногда по неосторожности или случайности постояльца имуще­ство гостиницы приходит в негодность. В этом случае работники гос­тиницы обязаны составить акт о порче имущества (форма № 9-Г). Он составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу, третий выдается на руки плательщику.

125

Оформление возврата денег