Такие отклонения должны быть точно обозначены и документально зафиксированы.

Таким образом создается модель, отражающая фактическое состояние. Эта фактическая модель проекта сравнивается с целями, исходя из чего определяется эффективность проекта, как степень достижения ранее поставленных целей. Завершение проекта состоит в создании фактической модели, определении фактических результатов и оценке эффективности проекта.

Менеджмент проекта выглядит как целенаправленное воздействие, обеспечивающее последовательное раскрытие цели в виде модели, а затем перенос модели в фактическую предметную область.

Используя однокоренное со словом " проект" слово " проекция ", можно сказать, что менеджмент проекта - это последовательное проецирование цели на поверхности моделирования, а затем проецирование модели на поверхности реальной практической деятельности.

Менеджмент проекта - создание предварительного замысла, соответствующего целевым установкам, в виде конструкции в мире идей, а затем реализация, воплощение этого замысла в мире вещей (рис. 1). Процессы контроля представляются как отражение достигнутых результатов на поверхности моделирования и завершающее сравнение с поставленными целями.

 

 

Рис. 1. «Проекционная» схема менеджмента проекта

   Как правило, любой проект соединяет большое количество участников, которые включаются в него для достижения своих целей в каждом проекте могут участвовать самые разные организации и люди, но каждый из них играет определенную роль в проекте, выполняет определенную функцию. Среди участников проекта принято выделять инициатора, инвестора, заказчика, руководителя и команду проекта, а также исполнителя работ.

Инициатором можно назвать человека или организацию, которые придумали или нашли новую идею и желают воплотить ее в жизнь. Инициатор не обязательно должен быть изобретателем идеи. Он может ее просто найти и купить, т.е. приобрести права на ее использование, если существуют ограничения на использование этой идеи. Многие коммерчески успешные проекты базировались на использовании "бесплатных" и общедоступных идей. Инициатором чаще всего выступает предприниматель, желающий получить прибыль за счет использования новой идеи или создания новой продукции.

Очень часто современному предпринимателю бывает недостаточно собственных денежных средств для осуществления проекта. Ввиду этого, а также с целью уменьшения риска инициатор-предприниматель обращается к инвестору с просьбой предоставления ему денег.

Инвестор - это человек или организация, вкладывающие свои деньги в проект. Он может давать деньги на проект в виде кредита, предполагая получить через определенный период времени сумму кредита и фиксированный процент. В этом случае его называют кредитором. Он может давать средства в надежде вернуть вложенные деньги и получить дополнительный доход за счет определенной доли прибыли от проекта. В качестве инвестора могут выступать банки и инвестиционные фонды. Инвестором проекта может быть и простой человек, купивший акции или другие ценные бумаги. В настоящее время получило развитие проектное финансирование, при котором средства выделяются инвестором под детально проработанный проект на согласованных сторонами условиях.

Предприниматель-инициатор не всегда имеет возможность и желание самостоятельно заниматься всеми вопросами, связанными с текущим менеджментом проекта. Чаще всего решение этих вопросов он поручает специалисту, назначенному руководителем проекта.

Руководитель проекта - это человек, которому поручается управлять проектом. В большинстве проектов эффективно управлять им в одиночку невозможно, поэтому руководитель проекта или проект-менеджер собирают для этого команду.

Команда проекта - это группа людей, подчиняющихся руководителю проекта и выполняющих отдельные функции менеджмента проекта. Командный подход к управлению является отличительной чертой проектного менеджмента. Команда - это не просто обычный коллектив специалистов. Ее отличительной чертой является то, что она выступает как единое целое. Отношения между членами команды строятся не только и не столько на положениях инструкций и распоряжениях сверху, сколько на взаимной поддержке, взаимопонимании и нацеленности на достижение общих результатов. Командный подход в менеджменте во многом заимствован из командных видов спорта. Именно там наглядно проявляет себя основное положение менеджмента команды проекта - в команде заурядные игроки добиваются больших успехов, а без команды даже выдающиеся игроки обречены на поражение.

В больших и сложных проектах функции менеджмента проекта может на себя брать специализированная организация, которую называют профессиональная управляющая компания. Основная деятельность такой компании состоит в менеджменте нескольких различных проектов. В принципе такие компании могут управлять любыми проектами, но на практике, естественно, у них складывается определенная отраслевая специализация - нефтегазовые проекты, фармацевтические проекты, военно-технические проекты. Такая специализация обусловлена тем, что менеджмент проекта - это не только теоретические методы, но и практический опыт.

Как руководитель, так и команда занимаются только вопросами менеджмента проекта. Для выполнения работ по проекту привлекаются исполнители, основная задача которых состоит в достижении запланированных результатов. Исполнителями могут быть отдельные люди и организации. Исполнитель может взяться за выполнение всех работ по проекту. В этом случае он называется генеральный подрядчик или генеральный контрактор. Если исполнитель берется только за часть работ, то его называют подрядчиком или контрактором. Если генеральный подрядчик для выполнения отдельных работ приглашает других исполнителей, то последних называют субподрядчиками.

Все перечисленные участники проекта вкладывают свою лепту в создание проектного продукта, т.е. того, что получается в результате реализации проекта. Естественно, результат проекта должен быть востребован, он должен создаваться для определенного заказчика. Заказчиком можно назвать человека или организацию, которая приобретает результат проект для самостоятельного использования. Заказчик - это центральная фигура проекта. Все, что делается по проекту, в конечно итоге делается для максимального удовлетворения заказчика. Заказчиком может выступать конкретный человек или организация, отношения с которым установлены до начала реализации проекта. Также в качестве заказчика могут выступать потребители, покупатели и клиенты, общие характеристики которых определены в ходе маркетинговых исследований, но отношения с которыми не установлены. Иными словами, заказчиком проекта может выступать определенная группа потребителей на рынке (иногда их называют целевая группа или целевой сегмент рынка). В любом случае от заказчика зависит успех проекта. Если он принимает, покупает и оплачивает продукцию проекта, то проект состоялся. Если же продукция, товары и услуги, полученные в ходе проекта, по тем или иным причинам не устраивают заказчика, то проект не состоялся. Успех проекта зависит не только от того, что делать в рамках проекта, но и как делать. Менеджмент проекта направлен на то, чтобы создавать нужную, востребованную на рынке или конкретным заказчиком продукцию с необходимым качеством, в установленные сроки и в рамках утвержденного бюджета. Только такой подход приводит к достижению всеми участниками проекта поставленных целей. Эти и другие типовые роли участников проекта представлены в табл. 1.

Таблица 1. Участники проекта и их типовые роли
Участник проекта	Описание типовой роли
Инициатор	Организация или лицо, являющиеся носителем основной идеи проекта и инициативы по его реализации. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта, но в конечном счете деловая инициатива по реализации проекта должна исходить от сложившегося заказчика
Заказчик	Организация или лицо, заинтересованные в достижении основной цели проекта, достижении результатов проекта. Заказчик определяет основные требования и рамки проекта, обеспечивает финансирование проекта, заключает контракты с другими непосредственными участниками проекта, несет ответственность за результаты проекта перед другими участниками и обществом в целом
Инвестор	Участник, осуществляющий финансирование проекта и заинтересованный в достижении финансовых результатов проекта. Инвестор вступает в контрактные отношения с заказчиком, осуществляет расчеты с другими участниками по мере выполнения проекта
Руководитель проекта (проект-менеджер)	Участник проекта, которому делегированы полномочия по менеджменту деятельности, направленной на достижение целей проекта. Руководитель проекта несет ответственность перед заказчиком за достижение всех целей проекта. В отдельных крупных и сложных проектах за выполнение обязанностей руководителя проекта отвечает специально приглашенная Управляющая фирма, но в любом случае в качестве полноценного руководителя проекта выступает один человек
Команда проекта	Совокупность участников проекта, действующих как единое целое, обеспечивающая под руководством проект-менеджера достижение целей проекта. Состав и обязанности команды проекта зависят от масштабов, сложности и других его характеристик, однако во всех случаях состав команды должен обеспечить высокий профессиональный уровень выполнения всех возложенных на нее обязанностей. Команда формируется в зависимости от потребностей проекта, опыта и квалификации персонала, а также от условий и организации проекта
Контрактор	Участник проекта, берущий на себя обязательства по выполнению отдельных работ, предоставлению продукции или услуг Контрактор может выступать как подрядчик (исполнитель работ), как поставщик (источник продукции, основных средств или ресурсов) или как консультант. Контрактор может отвечать за выполнение всех работ по проекту, при этом он будет называться генеральным контрактором (или генеральным подрядчиком)
Субконтрактор	Участник проекта, берущий на себя обязательства перед контрактором за выполнение отдельных работ, предоставление продукции или услуг Субконтрактор (субподрядчик) выступает как косвенный участник проекта и с проектом взаимодействует не напрямую, а через контрактора, с которым у него заключены договорные обязательства
Потребитель продукции проекта	Организация или лицо, являющееся покупателем или пользователем результатов проекта. Потребитель может быть конечным, использующим результаты проекта самостоятельно, а также промежуточным, который, являясь покупателем результатов проекта, осуществляет их дальнейшую передачу другим потребителям, выступая при этом посредником

Этими участниками состав проекта не ограничивается. В типичном проекте так или иначе задействованы органы государственной и местной власти, общественные группы и население, чьи интересы затрагиваются в ходе реализации проекта, спонсоры проекта, разнообразные консалтинговые, инжиниринговые и юридические организации, вовлеченные в процесс реализации проекта.

Конкретный состав участников проекта, их роли, распределение обязанностей, прав и ответственности зависят от типа, вида, масштаба и сложности, а также от жизненного цикла проекта. Структура участников проекта не является стабильной во времени. Динамизм проектного менеджмента обусловлен тем, что проект постоянно и активно взаимодействует со своей окружающей средой.

Под внешней средой проекта следует понимать совокупность факторов и объектов, непосредственно не принимающих участия в проекте, но влияющих на проект и осуществляющих взаимодействие с проектом и отдельными его элементами. При этом обычно выделяют непосредственное окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие напрямую с проектом; а также дальнее окружение проекта - факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других факторов и объектов, как правило, входящих в его непосредственное окружение. Обычно дальнее окружение проекта не допускает менеджмента составляющих его факторов и объектов. Непосредственная окружающая среда проекта допускает менеджмент, но весьма ограниченный.

Окружающая среда проекта рассматривается как источник рисков проекта, при этом риск может рассматриваться как опасность, как возможность, но в любом случае как отклонение от проекта.

Жизненный цикл проекта

Менеджмент проекта охватывает всю бизнес- деятельность, начиная с поиска и формулирования оригинальной идеи и заканчивая полноценным ее воплощением в виде продаваемых на рынке продукта или услуги. Проект во времени ограничен двумя моментами: когда проекта еще нет и когда проекта уже нет. Этот период называют жизненным циклом проекта. Жизненный цикл проекта (проектный цикл) можно определить как логико-временную структуру деятельности, протекающую в рамках предметной области, подвергаемой проектному менеджменту.

У каждого проекта - свой жизненный цикл (примеры жизненных циклов разных проектов показаны на рис. 2-4), но при этом выделяют два этапа, которые присутствуют в любом проекте. Эти этапы называют стадиями жизненного цикла проекта: стадия разработки проекта и стадия его реализации.

Рис. 2. Жизненный цикл инвестиционного проекта

Рис. 3. Жизненный цикл проекта создания новой военной техники

Рис. 4. Жизненный цикл проекта создания программного обеспечения

Стадия разработки проекта начинается с формирования или поиска новой бизнес-идеи и предварительной оценки ее экономических перспектив. Если идея получает положительную оценку, это служит начальным моментом, происходит так называемая инициация проекта. В дальнейшем бизнес-идея подвергается более тщательной проработке и анализу всех возможных ее аспектов. Создается полноценная модель проекта, одной из главнейших составляющих которой являются сетевые графики. Сетевые графики изображают весь проект в виде схемы. Сетевые графики позволяют с использованием математических формул рассчитать сроки выполнения работ, сделать более равномерной нагрузку на исполнителей и уменьшить стоимость проекта. Можно сказать, что центральной частью менеджмента проекта является умение использовать методы сетевого планирования. Главным документом, в котором фиксируются все решения по проекту, является план проекта. Календарные планы проекта определяют кто, что и в какие сроки должен делать.

После того как проект разработан, его согласовывают со всеми будущими участниками проекта и утверждают.

И после утверждения переходят к реализации проекта, к воплощению ранее разработанной модели в действительности. На этой стадии создается команда проекта. На команду ложится главная задача проекта - создать тот бизнес, производство той продукции, которая была определена при разработке проекта. Именно на стадии реализации проекта происходит вложение денежных средств в производственные технологии, продукцию и торговые сети. Реализация предполагает не только создание продукции, но и продажу или сдачу ее потребителю. Поэтому важной составляющей работ на стадии реализации проекта является деятельность по маркетингу и рекламе продукции.

Каждая из двух стадий обладает своими характерными особенностями (рис. 5 (а,б,в).

а) Зависимость уровня усилий по проекту от фазы жизненного цикла

б) Жизненный цикл проекта и риски

в) Жизненный цикл проекта и стоимость изменений

Рис. 5. Особенности двух стадий жизненного цикла проекта

Затраты проекта на фазе разработки существенно ниже, нежели на фазе реализации, уровень затрат и совокупных усилий по проекту при этом имеет зависимость от времени, напоминающую асимметричную, смещенную вправо кривую плотности распределения случайной величины. Количество участников проекта на фазе разработки, как правило, значительно меньше, чем на фазе реализации. Вероятность неудачи проекта на фазе разработки высока, и по мере приближения к окончанию проекта риски проекта снижаются.

Возможность участников проекта воздействовать на проект на фазе разработки большая, на фазе реализации возможность изменений существенно понижается, и по мере приближения к завершению проекта возможность что бы то ни было изменять падает до нуля, а вероятная стоимость таких изменений несоизмеримо вырастает.

На основе принципиальной двухфазной структуры проектного цикла разрабатываются частные модели, соответствующие тем или иным видам и типам проектов. В качестве иллюстрации можно привести модели жизненного цикла инвестиционного проекта, создания лекарственных препаратов, создания новой военной техники, разработки и внедрения программного обеспечения в российских условиях

Модель жизненного цикла проекта не является абстрактной умозрительной моделью. Она - реальный инструмент менеджмента проекта, с помощью которого можно осуществлять интеграцию проекта и учитывать стратегические аспекты проекта. Модель проектного цикла должна отражать как общие, характерные для любого вида проекта свойства, так и специфические, свойственные конкретному проекту черты. Такое соединение абстрактности общих закономерностей и типовых характеристик с конкретностью специфических черт отдельного проекта является базовым принципом этой методологии.