Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему.

Принцип планирования

Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей. Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок. То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь. Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.

Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом   затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе.        

Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.

· Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то просто сваливается сверху и происходит неожиданно. Иными словами, сформировать список бывает почти невозможно по определению.

Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны. Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.

· В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: принадлежите ли вы себе сейчас на самом деле? Сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?

Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.

· Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель.

Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.

Принцип структурирования

Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.

Принцип приоритетов

Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность

Здесь придёт на помощь упомянутый ранее принцип Парето (20/80). Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических.

В общем виде оно обычно формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.

Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:

· Конкретными (Specific);

· Измеримыми (Measurable);

· Достижимыми за адекватное время (Attainable);

· Актуальными (Relevant);

· Ограниченными во времени (Time-bound).

Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.

Рациональный подход к привычкам

Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?

Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям: Избавьтесь от вредных привычек. Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.

Заведите новые полезные привычки. Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент. Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность. Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.

Матрица управления временем Управлять временем сложно, так как это влечёт за собой необходимость воплощения многих других серьёзных изменений в жизни. Управлять им буквально нельзя — ни остановить, ни вернуть, ни заглянуть вперёд, — но можно работать над собой, управлять отдельными элементами собственной жизни. Уже так вы сможете поэтапно возвращать себе контроль над течением времени и своими достижениями.

Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

Квадрат I несомненно оказывает психологическое давление. Срочные важные задачи требуют много внимания и энергии. Основная ошибка, которую совершают люди, особенно деловые — это полная концентрация на данном квадрате. Но дело в том, что у них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд. Критические задачи поглощают все ресурсы, отнимают силы и даже здоровье. Находясь в этом квадрате, человек способен быстро «сгореть» оставшись совершенно неработоспособным.

Квадраты III и IV представляют срочные дела. Люди также склонны отводить им высокий приоритет, забывая о более долгосрочных задачах. Проблема в том, что зачастую эта приоритетность не объективна, а отражает ожидания других людей. Выполнение этих задач может не привести к желаемым результатам и личному прогрессу.

Находясь в этих квадратах, люди перестают владеть ситуацией и становятся жертвами обстоятельств. Они выпускают инициативу из рук и попадают в замкнутый круг. Планы и перспективы начинают казаться им туманными и бессмысленными.

Наконец, квадрат II — он является основной персональной эффективности. Люди, которые находят время для того, чтобы отложить, казалось бы срочные дела, и занимаются стратегическими вопросами оказываются впереди в любой перспективе. Они работают над основами своего пути — над полезными навыками, связями, прочной материальной и методологической опорой. Именно на этих основаниях их планы и начинания дадут всходы через некоторое время. Данный квадрат помогает находящимся в нём людям выработать позитивное мышление, ориентацию на развитие и положительные перемены. Это смена точки приложения усилий с постоянного решения проблем на закладку фундамента для перспективных свершений.