Контрольный список для проверки качества сопровождения проекта

ДА или НЕТ

__1. Приемлемая частота выпуска отчетов установлена.

__2. Руководитель проекта определил требования к отчетности и довел их до сведения руководителей пакетов рабочих заданий.

__3. Руководители пакетов рабочих заданий знают, как составлять каждый из требуемых отчетов.

__4. Отклонения от плана, которые требуют немедленного реагирования, определены руководителем проекта и сообщены членам рабочей группы.

__5. Обязанности по подготовке отчетов о состоянии проекта распределены и доведены до сведения членов рабочей группы и других заинтересованных лиц.

__6. Процедуры отчетности представлены на рассмотрение высшего руководства и утверждены.

Окончательный тест для сопровождения проекта

1. Руководитель проекта имеет соответствующие полномочия для реализации проекта в срок, в рамках выделенных средств и в соответствии с требованиями к нему.
2. Руководитель проекта наделил руководителей пакетов рабочих заданий соответствующими полномочиями для выполнения работ в срок, в рамках бюджета и в соответствии с требованиями к ним.
3. Система отчетности и контроля совместима с принятой в организации системой.
4. Система отчетности, используемая в данном проекте, позволяет как можно раньше известить членов рабочей группы о внештатных ситуациях для своевременного принятия корректирующих мер.

ГЛАВА 10

ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

После планирования и реализации проекта, необходимо его завершить. Кто решает, когда и как должен быть окончен проект? Ниже дается логическое обоснование и описывается процесс завершения проекта. Конечный пункт основного плана должен указывать на окончание работ с точки зрения достижения поставленных целей проекта и получения ожидаемых конечных результатов. Приходит время официального и неофициального окончания процесса.

Процесс завершения проекта включает в себя следующие основные стадии:

• приемка конечного продукта заказчиком,
• документирование проекта,
• проведение проверки после реализации проекта
• выпуск окончательного отчета

В настоящей главе рассматриваются шаги по выполнению этих стадий в процессе фактического завершения работ по проекту.

ПОДГОТОВКА УСЛОВИЙ ДЛЯ ОКОНЧАНИЯ ПРОЕКТА

Основанием для окончания проекта являются:

1. официальное завершение работ по контрактам с поставщиками, производителями, заказчиками и другими бюджетниками.
2. официальное завершение заданий, выполняемых членами рабочей группы проекта;
3. приемка работы по проекту и конечных продуктов заказчиком;
4. обеспечение получения всех конечных результатов в установленные сроки, в рамках бюджета и в соответствии с требованиями к проекту;
5. надлежащее документирование проекта и предоставление базовой информации для облегчения процесса взаимодействия сотрудников или внесения изменений, которые могут потребоваться в будущем;
6. выпуск и визирование окончательного отчета или отчета о состоянии проекта, которое показывает, что ожидаемые конечные результаты получены;
7. прекращение всех работ по проекту как внутри организации, так и за ее пределами.

Результаты проведения проверки после реализации проекта могут быть представлены в окончательном отчете.

КТО ПРИНИМАЕТ РЕШЕНИЕ ОБ ОКОНЧАНИИ ПРОЕКТА И В КАКИЕ СРОКИ

Формальная дата окончания проекта должна быть назначена и подписана руководителем проекта и надзирающей администрацией головной организации. Эта дата завершения работ должна быть согласована с основным планом. Инициатором завершения проекта является его руководитель; он осуществляет этот процесс с одобрения и при участии администрации организации заказчика.

Три типа окончания проекта

Существуют следующие три типа окончания проекта:

1. посредством прекращения,
2. посредством включения,
3. посредством интеграции

Эти три типа дают представление о том, как проект выглядит со стороны, и показывают, что есть несколько способов его завершения.

Окончание проекта посредством прекращения означает, что запланированные работы по проекту либо успешно выполнены, либо не увенчались успехом, и было принято решение об его окончании. Однако подготовка окончательного отчета и завершение всех работ являются необходимыми. Этот тип окончания проекта может вызвать стресс, поскольку завершение работ запланировано, а поставленные цели проекта возможно не были достигнуты.

Окончание проекта посредством включения означает, что проект увенчался успехом, а его конечные продукты внедрены в организацию заказчика. Руководитель проекта должен позаботиться о том, чтобы процесс внедрения прошел гладко и безболезненно.

Окончание проекта посредством интеграции - это самый распространенный и самый сложный способ завершения успешных проектов. Оборудование, материалы и персонал должны быть возвращены в головную организацию. В отличие от окончания проекта посредством включения, проект не может рассматриваться как конкурент при интеграции ресурсов. Работа руководителя проекта важна для всех трех типов его окончания. Зная с самого начала, какой тип окончания проекта можно ожидать, можно лучше запланировать работы по его завершению посредством включения или интеграции.