Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Экспертиза ценности документов
Для организации и проведения работы отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в архив создается экспертная комиссия. В состав экспертной комиссии должны войти сотрудники, сведущие в вопросах делопроизводства. Причем если речь идет о документах по личному составу, то большую часть комиссии должны составлять лица, хорошо разбирающиеся именно в кадровом делопроизводстве. Среди членов комиссии избирается председатель, его заместитель и секретарь. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Состав членов комиссии утверждается приказом руководителя организации. Основными функциями экспертной комиссии являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - сотрудничество с архивными учреждениями (рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями); - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. Порядок работы экспертной комиссии можно зафиксировать в локальном нормативном акте. Поскольку работу в экспертной комиссии сотрудники будут совмещать со своей основной деятельностью, то для регламентации их занятости вырабатывается план работы на квартал, полгода, год. Вместе с тем заседания не должны проходить редко: рекомендуется их проводить в периодичностью хотя бы два раза в год. Все мероприятия, проводимые экспертной комиссией, должны протоколироваться. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению унифицированных форм; их остается только заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации, документируемые отделом кадров, например, изменение фамилии. Во всех этих случаях службе кадров следует создать типовой документ с уже заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон документа. Документ, созданный в компьютере, может визироваться путем рассылки по электронной почте или с использованием системы электронного документооборота (СЭД) организации. Возможно использовании электронной подписи. Ведение кадровых баз данных
Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учету кадров, личную карточку (формы № Т-2, Т-4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учету кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства — все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д. Многие программы комплексной автоматизации работы с документами позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например, модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» — бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений. Например, программа «1С: Зарплата и управление персоналом»
Выбор конкретной программы зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п. При работе с базами данных по личному составу необходимо не только учитывать, что юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надежно защищена от несанкционированного доступа. Программы, работающие на платформе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных базах данных, как правило, имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничения на создание, чтение и редактирование документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-04-04; просмотров: 51; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.118.120.109 (0.008 с.) |