Работа с кадровой документацией

РАБОТА С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

 

В общем делопроизводстве маршруты движения документов разнообразны, с преобладанием входящих и исходящих документов. В кадровом делопроизводстве есть своя специфика. Она заключается в том, что входящих и исходящих документов минимальное количество (например, переписка с  государственными органами по вопросам занятости, пенсионного обеспечения, с работниками по вопросам пересылки документов и т. д.), а внутренние документы совершают незначительные передвижения. Они создаются, согласовываются, подписываются руководителем, регистрируются и помещаются в дела для текущего и последующего хранения.

 

Регистрация документов по личному составу

Регистрация позволяет зафиксировать факт создания или получения документа в определенный день, что очень важно в кадровом делопроизводстве, так как многие кадровые процедуры предполагают определенные сроки издания документов. Например, уведомление о предстоящих изменениях условий трудового договора направляется работнику за 2 месяца до их наступления, приказ о приеме на работу издается в трехдневный срок с момента фактического допущения работника к работе и т. д.

Регистрация также необходима для того, чтобы придать документу юридическую силу. Кадровые приказы, уведомления работникам, официальные письма в государственные органы подписываются руководителем организации, регистрируются и только после этого приобретают юридическую силу. Кроме того, при регистрации создается база данных кадровых документов, с помощью которой можно быстро и эффективно вести справочную работу по всем документам кадровой службы. Зарегистрированные документы подшиваются в дела в том порядке, в каком они были зарегистрированы. Это позволяет обеспечить сохранность кадровых документов, так как всегда можно проверить наличие нужного документа в деле, сверив его данные с регистрационной формой.

Правила регистрации кадровых документов схожи с общими правилами регистрации:

– каждый кадровый документ регистрируется один раз;

– внутренние документы кадровой службы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день подписания;

– регистрируются только те документы, которые требуют учета (документы информационно-справочного характера, присылаемые для сведения, не регистрируются);

– регистрация осуществляется в течение календарного года в пределах видовых групп, учитывая разновидности документов, содержание, сроки хранения, количество документов;

– документы кадровой службы регистрируются отдельно в самой кадровой службе.

При регистрации документам присваивается регистрационный индекс — цифровое или буквенно-цифровое обозначение. В качестве условных обозначений к цифрам могут быть добавлены буквы, которые позволяют по индексу документа определить его принадлежность к кадровой службе. Как правило, кадровым документам присваиваются номера с литерами «лс» — личный состав (для документов с длительными сроками хранения), «к» — кадры (для документов кратковременного хранения) и другие.

Личное дело работника

Личное дело работника — это систематизированный комплекс документов, содержащих сведения о работнике и о его трудовой деятельности в конкретной организации. Ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным, в отличие от государственной гражданской службы, где обязательность ведения личных дел определена в ряде правовых актов РФ.

Личные дела заводятся не на всех сотрудников, а на руководителей и на работников с материальной ответственностью. Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

 

В отличие от большинства дел кадровой службы личные дела ведутся не в пределах календарного года, а являются переходящими делами. Они вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Срок хранения личных дел работников составляет 75 лет (руководителей – постоянно).

Как правило, в личные дела работников включаются следующие документы:

– копии личных документов, предоставляемых работником при поступлении на работу (паспорта, документов об образовании и квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, трудовой книжки, документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования); Однако здесь стоит отметить, что проверка может указать на то, что вы храните избыточные персональные данные, что является нарушением. Сегодня не рекомендуется хранить даже копии паспортов. Но можно отметить эти моменты при оформлении на работу, когда сотрудник подписывает свое согласие на обработку персональных данных.

– собственноручно заполненная и подписанная анкетная форма (если оформляется);

– письменное заявление работника с просьбой о поступлении на работу (если оформляется, так как документ не является обязательным);

– копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении и документы-основания к ним;

– документы-основания к кадровым приказам со сроком хранения 75 лет, включая заявления, докладные и объяснительные записки, представления, уведомления, письменные согласия и др.;

– трудовой договор и дополнительные соглашения с работником (экземпляры работодателя).

Также в личное дело могут подшиваться резюме работника, результаты тестирования при поступлении на работу, справки, предоставляемые работником при поступлении на работу (медицинская справка, справка об отсутствии судимости), материалы аттестации, документы, подтверждающие изменения персональных данных работника, согласие на обработку персональных данных. Кроме того, в личное дело могут быть подшиты договоры о материальной ответственности, соглашения о неразглашении каких-либо данных и другие документы.

Личное дело работника заводится после его приема на работу, то есть после заключения трудового договора и издания соответствующего приказа. Для этого используются папки-скоросшиватели или папки-регистраторы.

 

 

 

Первой в дело подшивается (подклеивается к внутренней стороне второй обложки) внутренняя опись дела.

 

 

Далее в деле размещаются документы, которые работник предоставил при поступлении на работу, трудовой договор и копия приказа о приеме на работу. В процессе работы личное дело работника пополняется документами, связанными с его трудовой деятельностью. Документы подшиваются в дело по мере их поступления то есть сверху - более поздние по времени документы.

Заведенные личные дела регистрируются в книге (журнале) учета личных дел работников. С увольнением работника его личное дело закрывается и передается в архив организации.

Если в процессе работы возникает необходимость временно изъять какие-либо документы из личного дела, с разрешения руководителя кадровой службы они могут быть извлечены из дела ответственным за их ведение. На место изъятого документа помещается лист — заместитель дела, в котором указываются реквизиты изъятого документа, кому выдан документ, какого числа, кто выдал и когда получил документ обратно. Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта — заместитель дела.

 

 

После возвращения личного дела работник, ответственный за его ведение, обязан проверить, все ли документы на месте, в правильной ли последовательности они располагаются, и разместить дело в соответствии с установленной схемой хранения. Изъятые карты — заместители дела хранятся до тех пор, пока в них есть необходимость (срок хранения «до минования надобности»), но не менее года.

Работник имеет право на ознакомление с материалами своего личного дела в любое время.

Кроме того, в соответствии с пунктом 3 статьи 20 ФЗ от 27.07.2006

 

Ведение кадровых баз данных

 

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учету кадров, личную карточку (формы № Т-2, Т-4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учету кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах.

Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства — все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например, модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» — бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений. Например, программа «1С: Зарплата и управление персоналом»

 

Выбор конкретной программы зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.

При работе с базами данных по личному составу необходимо не только учитывать, что юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надежно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, работающие на платформе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных базах данных, как правило, имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничения на создание, чтение и редактирование документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.

РАБОТА С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

 

В общем делопроизводстве маршруты движения документов разнообразны, с преобладанием входящих и исходящих документов. В кадровом делопроизводстве есть своя специфика. Она заключается в том, что входящих и исходящих документов минимальное количество (например, переписка с  государственными органами по вопросам занятости, пенсионного обеспечения, с работниками по вопросам пересылки документов и т. д.), а внутренние документы совершают незначительные передвижения. Они создаются, согласовываются, подписываются руководителем, регистрируются и помещаются в дела для текущего и последующего хранения.