Номенклатура дел кадровой службы

Количество кадровых документов в крупных организациях бывает достаточно велико. Для того чтобы можно было быстро найти любые документы после окончания работы с ними, они должны быть систематизированы и помещены на хранение в соответствии с определенной схемой. Систематизацию документов обеспечивает номенклатура дел кадровой службы.

Номенклатура дел кадровой службы — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается самой службой и является одновременно и самостоятельным документом, и составной частью (разделом) номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел решает следующие задачи:

– служит основой распределения кадровых документов в дела;

– закрепляет индексацию дел кадровой службы;

– намечает предварительные сроки хранения кадровых документов;

– обеспечивает учет документального фонда кадровой службы;

– используется при составлении описей на дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет;

– является одним из элементов информационно-поисковой системы кадровой службы

 

Номенклатура дел должна охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности кадровой службы. Разрабатывается она в последнем квартале текущего года и вводится в действие с января следующего года. В нее включаются все дела, которые будут заведены в следующем году в службе кадров, а также переходящие личные дела работников.

 

При подготовке номенклатуры следует соблюдать требования, зафиксированные в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Заголовок должен начинаться с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или с наименования вида документа (приказы, протоколы, справки, акты, докладные записки и т. д.). Затем содержание заголовков конкретизируется с помощью данных об авторе документов, адресате, вопросе, в них отраженном, периоде, за который откладываются документы, и т. д.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности.

Директивные материалы (организационные и распорядительные документы) вышестоящих органов идут первыми в общем перечне дел, далее идет организационная документация кадровой службы, включая саму номенклатуру дел, после перечисляются дела с распорядительными, плановыми и отчетными документами, далее — переписка и иные информационно-справочные документы.

По окончании календарного года составляется итоговая запись.

 

 После этого делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

Личное дело работника

Личное дело работника — это систематизированный комплекс документов, содержащих сведения о работнике и о его трудовой деятельности в конкретной организации. Ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным, в отличие от государственной гражданской службы, где обязательность ведения личных дел определена в ряде правовых актов РФ.

Личные дела заводятся не на всех сотрудников, а на руководителей и на работников с материальной ответственностью. Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

 

В отличие от большинства дел кадровой службы личные дела ведутся не в пределах календарного года, а являются переходящими делами. Они вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Срок хранения личных дел работников составляет 75 лет (руководителей – постоянно).

Как правило, в личные дела работников включаются следующие документы:

– копии личных документов, предоставляемых работником при поступлении на работу (паспорта, документов об образовании и квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, трудовой книжки, документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования); Однако здесь стоит отметить, что проверка может указать на то, что вы храните избыточные персональные данные, что является нарушением. Сегодня не рекомендуется хранить даже копии паспортов. Но можно отметить эти моменты при оформлении на работу, когда сотрудник подписывает свое согласие на обработку персональных данных.

– собственноручно заполненная и подписанная анкетная форма (если оформляется);

– письменное заявление работника с просьбой о поступлении на работу (если оформляется, так как документ не является обязательным);

– копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении и документы-основания к ним;

– документы-основания к кадровым приказам со сроком хранения 75 лет, включая заявления, докладные и объяснительные записки, представления, уведомления, письменные согласия и др.;

– трудовой договор и дополнительные соглашения с работником (экземпляры работодателя).

Также в личное дело могут подшиваться резюме работника, результаты тестирования при поступлении на работу, справки, предоставляемые работником при поступлении на работу (медицинская справка, справка об отсутствии судимости), материалы аттестации, документы, подтверждающие изменения персональных данных работника, согласие на обработку персональных данных. Кроме того, в личное дело могут быть подшиты договоры о материальной ответственности, соглашения о неразглашении каких-либо данных и другие документы.

Личное дело работника заводится после его приема на работу, то есть после заключения трудового договора и издания соответствующего приказа. Для этого используются папки-скоросшиватели или папки-регистраторы.

 

 

 

Первой в дело подшивается (подклеивается к внутренней стороне второй обложки) внутренняя опись дела.

 

 

Далее в деле размещаются документы, которые работник предоставил при поступлении на работу, трудовой договор и копия приказа о приеме на работу. В процессе работы личное дело работника пополняется документами, связанными с его трудовой деятельностью. Документы подшиваются в дело по мере их поступления то есть сверху - более поздние по времени документы.

Заведенные личные дела регистрируются в книге (журнале) учета личных дел работников. С увольнением работника его личное дело закрывается и передается в архив организации.

Если в процессе работы возникает необходимость временно изъять какие-либо документы из личного дела, с разрешения руководителя кадровой службы они могут быть извлечены из дела ответственным за их ведение. На место изъятого документа помещается лист — заместитель дела, в котором указываются реквизиты изъятого документа, кому выдан документ, какого числа, кто выдал и когда получил документ обратно. Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта — заместитель дела.

 

 

После возвращения личного дела работник, ответственный за его ведение, обязан проверить, все ли документы на месте, в правильной ли последовательности они располагаются, и разместить дело в соответствии с установленной схемой хранения. Изъятые карты — заместители дела хранятся до тех пор, пока в них есть необходимость (срок хранения «до минования надобности»), но не менее года.

Работник имеет право на ознакомление с материалами своего личного дела в любое время.

Кроме того, в соответствии с пунктом 3 статьи 20 ФЗ от 27.07.2006