Протокол от 03 сентября 2020 № 44

5.17 Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок отвечает на вопрос "о чем?":

приказ (о чем?) о направлении студентов на производственную практику;

приказ (о чем?) об утверждении списка групп 2 курса ФНО;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

В документах, издаваемых органами власти, заголовок оформляется над текстом посередине.

Центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк!!!

 

5.18 Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Могут употребляться государственные языки республик.

В тексте документа, подготовленном на основании ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных от третьего лица единственного числа ("собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В деловых письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа: "просим направить...", "представляем на рассмотрение...";

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть...").

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых письмах могут использоваться:

А)- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Б)- заключительная этикетная фраза:

С уважением,...

 

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу.

А)  если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Оформляется под текстом от границы левого поля.

Б)  если приложение не названо в тексте:

Приложение: 1. График прохождения практики студентами 2 курса ФНО на 2 л. в 1 экз.;

2. Список студентов 2 курса ФНО на 3л. в 1 экз.

В)  если приложение сброшюровано:

Приложение: 1. Дневник о прохождении практики студентом РГУП в 1 экз.

Г)  если приложением является электронный носитель:

Приложение: CD в 1 экз.

 

Строки ПРИЛОЖЕНИЯ выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

 

5.22 Подпись включает:

- наименование должности                      подпись                                           И. О. Фамилия

Директор РГУП                         подпись                                                          А. В. Гаврицкий

 

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Председатель комиссии                         подпись                                          И. О. Фамилия

 

Члены комиссии                                          подпись                                          И. О. Фамилия

                                                                         подпись                                          И. О. Фамилия

                                                                         подпись                                          И. О. Фамилия

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

 

Включает фу " Документ подписан электронной подписью ", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

 

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

Документы заверяют печатью организации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ или в месте, обозначенном "МП".

 

5.25 Отметка об исполнителе - оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева

Кречун Н.И.