Як адресувати кореспонденцію?

а) конкретній посадовій особі:

Сватівськиймаслоекстракційний

завод

Головномубухгалтеру

п. Солотцю А.І.

^{(адреса)}

б) керівникові підприємства, установи:

Директорові Лисичанського

нафтопереробногозаводу

п. Тищенку С. Г.

(адреса)

в) кільком посадовим особам (керівникам) — не більше 4-х адресатів:

Президентові АТ «Тисмениця-хутро»

Директорові з комерційних питань

Начальникам виробничих відділів

г) коли адресатів більше 4 осіб — додають список розсилки;

ґ) відповідь на скарги, заяви тощо може адресуватися із зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса.

 

Розділові знаки між окремими елементами адреси не ставляться.

 

Не пишуть прийменник в у адресі типу:

 

Верховний суд України

252025, м. Київ,

вул. П. Орлика, буд. 5

 

Як датувати документ?

Дата — день написання листа або наказу;

— день затвердження плану, звіту, інструкції;

— день фіксації вчинків у протоколах, актах;

— день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює)

Способи датування:

10.05.03; 10 травня 2003 р.

У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

Місце датування:

а) на бланку:

№_____

“02” лютого2003 р.

б) не на бланку — після тексту перед або під підписом:

Завідувач відділу програмування

25.09.03                  (підпис)                               О.Н.Огиря

Або:

Головний інженер                                 Головний механік

   (підпис)                                                 (підпис)

Симонов М. С.                                      Олексієнко В. Г.

18.04.03                                                  18.04.03

Хто і як повинен підписувати документ?

 

Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:

Директор фабрики _____________ В. О. Малин

(підпис)

 

При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву підприємства при назві посади того, хто підписує, не треба, а лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однією посадою розташовуютьна одному рівні:

Директор фабрики                            Директор магазину

________І.В. Сиваш                               _______ Г. А. Іванова

(підпис)                                            (підпис)

_______ (дата)                                        ________ (дата)

 

Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Директор видавництва ____________. А. В. Коваль

(підпис)

Головний бухгалтер _______________ В. Н. Олексієнко

(підпис)

 

Де розташувати ініціали того, хто підписує документ?

а) на адресуванні — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г.; б) при підписуванні документа, його затвердженні — перед прізвищем, напр.: С. П.Балакін;

в)на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.: Симоненко; Йолкіну М. Ю.

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищунові Ю.Е. науковий ступінь...»

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

Де поставити печатку?

 

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис. У фінансових документах — тільки найменування посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Як затвердити документ?

Якщо вимагається затвердження документа (акта приймання-здавання матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його підписують виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує — директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф затвердження ставиться у верхньому правому куті перед назвою документа:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

___________________________

(посада, підпис, ініціали та прізвище)

«____»______________рік

 

Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, то:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

08.05.03 №20

Або:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

21.02.03 № 2